Pytanie pochodzi z publikacji  Vademecum Głównego Księgowego Administracja .


Na jakich kontach jednostka JST powinna zaksięgować partycypacje z PFRON (budowę windy)?

Fakturę wystawiono na jednostkę JST w całości (urząd przyjął w koszt zobowiązanie i wydatek, tylko tę część faktury, którą zapłacił), a co z częścią, którą zapłacił PFRON ze swojego konta bankowego?

Urząd zapłacił swoją część kwoty z konta bieżącego paragrafu 4270 (Na przykład: fakturę wystawiono na kwotę 50.000 tys zł - na jednostkę JST, urząd zapłacił 25.000 tys zł, PFRON zapłacił 25.000 tys zł. Posiadamy ksero przelewu z PFRON, zawarta była także umowa o partycypacji kosztów budowy).

Odpowiedź
Wszelkie ulepszenia i operacje wpływające na wartość środków trwałych (a taką operacją jest budowa windy), będących w ewidencji jednostki powinny być ewidencjonowane na koncie 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje) i opłacane z paragrafów inwestycyjnych.

Uzasadnienie
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 289) operacje dotyczące ulepszenia istniejących środków trwałych, a taką czynnością jest budowa windy, powinny być ewidencjonowane w następujący sposób:
1. FV – roboty związane z budową windy:
Wn konta 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje),
Ma konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
2. WB – zapłata za roboty budowlane związane z wykonaniem windy:
Wn konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (wydatki)
oraz dodatkowy zapis:
Wn konta 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje,
Ma konta 800 Fundusz jednostki;
3. PK – przyjęcie wybudowanej windy do ewidencji środków trwałych na podstawie OT:
Wn konta 011 Środki trwałe,
Ma konta 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje).

W związku z tym, że w Państwa przypadku poniesione wydatki były ewidencjonowane w paragrafach bieżących, nie było zapisów na koncie 080, a co za tym idzie, wszelkie koszty zostały ujęte na kontach zespołu 4.
Niestety było to błędne postępowanie, ponieważ zgodnie z przywoływanym rozporządzeniem właśnie konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne.

Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności:
1) poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji, zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym imieniu;
2) poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej;
3) poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.

Jeżeli to możliwe, proponuję dokonać stosownych przeksięgowań, aby wartość posiadanego majątku mogła być zwiększona. W przeciwnym przypadku, nie będzie możliwości ujęcia tych operacji w ewidencji środków trwałych.

Jeżeli chodzi o część opłaconą ze środków PFRON to zapewne po opłaceniu faktury nakłady inwestycyjne ujmie w swoim systemie księgowym również na koncie 080, ale co ważne po zakończeniu inwestycji na podstawie dokumentu PT przekaże użytkownikowi windy "swoją" część. Z opisu zdarzenia wynika, że jest to jeden środek trwały przypisany ściśle do jednostki samorządu terytorialnego i nie mogą go używać dwie jednostki, w związku z tym podkreślam jeszcze raz, że powinien on figurować w księgach użytkującej jednostki.

Pytanie pochodzi z publikacji  Vademecum Głównego Księgowego Administracja .