W przyszłym roku informatyzacja w aktach stanu cywilnego

Elektroniczną rejestrację aktów stanu cywilnego od 2015 r, udostępnianie odpisów aktów urodzeń, małżeństw i zgonów w dowolnym USC oraz możliwość zawierania małżeństw poza urzędem - przewiduje projekt ustawy, który we wtorek przyjął rząd.

Rada Ministrów przyjęła 15 maja br. przedłożony przez ministra spraw wewnętrznych projekt ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.
Jak podkreślają jego autorzy, elektroniczna rejestracja aktów stanu cywilnego (odejście od papierowych aktów), udostępnienie obywatelom odpisów aktów stanu cywilnego w postaci elektronicznej, szybsze i prostsze załatwianie spraw w urzędach stanu cywilnego – to najważniejsze regulacje wprowadzone do projektu ustawy. Obecnie obowiązująca ustawa z 1986 r. nie spełnia standardów przejrzystej legislacji, większość przepisów wymaga modyfikacji ze względu na zmiany społeczno-prawne i postęp technologiczny.

Już od nowego roku
Przepisy projektowanej ustawy przewidują, że 1 stycznia 2015 r. rozpocznie się informatyzacja rejestracji aktów stanu cywilnego.

Najważniejsze zmiany:
Akty urodzeń, małżeństw i zgonów będą rejestrowane w systemie teleinformatycznym.
Do aktów stanu cywilnego w postaci elektronicznej dostęp będą mieli wszyscy kierownicy urzędów stanu cywilnego. Dzięki informatyzacji obywatele będą mogli otrzymać odpis aktu stanu cywilnego w postaci papierowej w dowolnym urzędzie stanu cywilnego, niezależnie od tego, gdzie akt ten jest przechowywany. Jeśli obywatel zgłosi zapotrzebowanie na odpis aktu w postaci elektronicznej, to kierownik urzędu tą drogą prześle mu potrzebny dokument, czyli obywatel otrzyma akt bez wizyty w urzędzie.
Docelowo rozwiązanie to znacząco ograniczy obieg dokumentów papierowych, które stopniowo będą przenoszone do systemu teleinformatycznego.

Bez zaświadczeń i odpisów
Kierownicy urzędów będą mieć dostęp do elektronicznych aktów stanu cywilnego, co zwolni obywateli od obowiązku przedkładania w urzędach stanu cywilnego (usc) odpisów aktów stanu cywilnego niezbędnych do rejestracji stanu cywilnego. Tym samym kierownicy usc nie będą przekazywać pocztą informacji o zmianach związanych ze stanem cywilnym.

Aktualizacja przez kierownika usc rejestru PESEL
Kierownik urzędu stanu cywilnego będzie dokonywał aktualizacji numeru PESEL za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest rejestr stanu cywilnego. Przyjęto, że po sporządzeniu aktu urodzenia, kierownik usc (wykorzystując komunikację między rejestrem stanu cywilnego a rejestrem PESEL) wystąpi do ministra spraw wewnętrznych o nadanie numeru PESEL, który zostanie umieszczony w rejestrze przy odpowiednim akcie stanu cywilnego. Takie rozwiązanie zapewni prawidłową identyfikację obywatela.

Uproszczenie niektórych procedur dotyczących rejestracji stanu cywilnego przez zastąpienie wydawania decyzji administracyjnych czynnościami materialno-technicznymi wykonywanymi przez kierownika urzędu stanu cywilnego.
Odstąpienie od wydawania decyzji administracyjnych będzie dotyczyć np. odtworzenia treści aktu, jego uzupełnienia i sprostowania. Rozwiązanie to uprości i skróci procedury.

Możliwość zawarcia związku małżeńskiego poza urzędem stanu cywilnego, jednak w miejscu gwarantującym zachowanie powagi i doniosłości ceremonii oraz bezpieczeństwa wszystkich uczestników. Za zorganizowanie takiej uroczystości trzeba będzie zapłacić. Oznacza to, że wszystkie pozastandardowe koszty związane z przeprowadzeniem ceremonii (np. dojazd kierownika urzędu stanu cywilnego, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych) – będą pokrywali przyszli małżonkowie. Uiszczą oni też opłatę skarbową za sporządzenie aktu małżeństwa. Obecnie również można zawrzeć małżeństwo poza urzędem stanu cywilnego, ale tylko w szczególnych sytuacjach, np. ze względu na pobyt jednej osoby w szpitalu, zakładzie karnym. W takim przypadku strony nie ponoszą dodatkowych kosztów – poza opłatą skarbową za sporządzenie aktu małżeństwa.

Pozostałe propozycje zmian dotyczą m.in.:
- wyodrębnienia w ramach rejestru stanu cywilnego – rejestru uznań. Rejestr ten będzie służyć przyjęciom oświadczeń koniecznych do uznania ojcostwa.
- w aktach zbiorowych gromadzone będą oryginały dokumentów niepodlegające zwrotowi. Zapisano, że dokumenty z akt zbiorowych mogą być wydawane (w wersji elektronicznej lub wydruku dokumentu elektronicznego) na żądanie m.in. sądu czy prokuratora. Skróceniu do 80 lat ulegnie okres przechowywania aktów małżeństwa i aktów zgonu.
- akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawiane w języku obcym składane kierownikowi usc w związku z rejestracją stanu cywilnego muszą być przedkładane wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez ministra sprawiedliwości.
- możliwość nadawania dzieciom imion obcych, jest to szczególnie ważne dla małżeństw mieszanych i imigrantów, uzyskujących obywatelstwo polskie. Nadal nie będzie można nadawać dzieciom więcej niż dwóch imion, imion zdrobniałych, a także ośmieszających lub nieprzyzwoitych.