Proponuje się w nim, aby wzory protokołów nie były niezmiennymi oraz obowiązującymi wyłącznie w całości formularzami podlegającymi kompletnemu wypełnieniu przez osoby je sporządzające. Zamawiający ma mieć prawo do modyfikacji wzoru po to, aby odzwierciedlić rzeczywisty przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wzór protokołu ma zatem stanowić jedynie propozycję formy protokołu.

Projektodawca podkreśla jednocześnie, że swoboda w zakresie formy protokołu nie oznacza dowolności zamawiającego w zakresie kształtowania jego zawartości. Na zamawiającym ciąży obowiązek zamieszczenia w protokole wszystkich informacji, o których mowa w art. 96 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.– Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.; dalej p.z.p.), czyli opisu przedmiotu zamówienia, informacji o trybie udzielenia zamówienia, informacji o wykonawcach, ceny i innych istotnych elementów oferty, wskazanie wybranej oferty lub ofert.

Projekt rozporządzenia przewiduje rezygnację z 15 druków protokołów dla różnych trybów udzielania zamówienia, z podziałem na dotyczące postępowań powyżej oraz poniżej tzw. „progów unijnych” oraz część ogólną i szczegółową protokołu. Proponuje się wzory, z których każdy dotyczy całości jednego z przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych trybów. Informacje dotychczas właściwe dla części ogólnej i szczegółowej mają się znaleźć w jednym wzorze. Nie będzie już podziału wzorów protokołów na dwa rodzaje z uwagi na wartość zamówienia, przy jednoczesnym zachowaniu informacji właściwych dla postępowań w sprawie udzielenia zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p. oraz postępowań w sprawie udzielenia zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.

Jeszcze większa zmiana dotyczy likwidacji skomplikowanego systemu odesłań z protokołu do dużej liczby druków dodatkowych w ten sposób, aby informacje zawarte dotąd w drukach dodatkowych były zamieszczane bezpośrednio w treści protokołu oraz wyłącznie w zakresie, jakim jest to konieczne. Jedyny druk dodatkowy, który proponuje się zachować, stanowi oświadczenie w przedmiocie braku albo istnienia podstaw do wyłączenia osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 p.z.p.

We wzorze protokołu przewiduje się pola wyboru, pozwalające na wskazanie, jakie zdarzenia miały miejsce w toku postępowania a także pola opisowe zawierające informacje tekstowe, odzwierciedlające czynności zamawiającego i wykonawców. W przypadku, gdy dane pole wyboru lub pole opisowe nie będzie odpowiadać przebiegowi postępowania zamawiający będzie mógł nie uwzględniać tego elementu wzoru protokołu w sporządzanym przez siebie protokole postępowania.

Obok swobody co do formy protokołu, przewiduje się swobodę co do sposobu jego sporządzenia. Dopuszczalne będzie odręczne wypełnienie wydrukowanego wzoru albo edycja wzoru protokołu w edytorze tekstowym i następnie wydrukowanie tak przygotowanego projektu protokołu oraz nadanie mu formy pisemnej poprzez jego podpisanie przez zobowiązane do tego osoby.

Ponadto proponuje się dokonanie szeregu mniejszych, aczkolwiek również istotnych zmian, mających na celu racjonalizację, jak również uproszczenie procesu związanego z opracowywaniem protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Artykuł pochodzi z programu System Informacji Prawnej LEX on-line