Jacek Saramaga: Papierowe akta to największa bolączka sądu w czasie pandemii

Akta mamy wciąż w formie papierowej. I to jest w tym momencie największa bolączka. Wszystkie orzeczenia, czy nawet zarządzenia muszą być wydawane w tradycyjnej formie i wszywane do akt sprawy. Bez pełnej digitalizacji akt nie widzę możliwości poprawy sytuacji w tym zakresie – mówi Jacek Saramaga, prezes Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu.

Robert Horbaczewski: Czy przez pandemię sądy wrocławskie zakopały się w zaległych sprawach?

Jacek Saramaga: Wbrew pozorom właśnie nie. Nie tylko nie wzrosła znacznie liczba zaległych spraw, ale w wielu sądach wręcza zmalała. Wiosenny lockdown w naturalny sposób ograniczył wpływ pism procesowych do sądów. W sytuacji, gdy nie działała poczta, do sądu nie wpływało aż tyle spraw.  Czas ten sądy wykorzystały na opanowywanie zaległości, zwłaszcza w miesiącach kiedy nie wyznaczono rozpraw i posiedzeń z udziałem stron. Ponadto, duże możliwości dało nam wydawanie wyroków na posiedzeniu niejawnym bez wyznaczania rozprawy. To rozwiązanie, zwłaszcza w sądach drugiej instancji, wszyscy sędziowie wskazują jako takie, które pomaga likwidować zaległości. Z drugiej strony, mam świadomość, że rozpoznanie sprawy na posiedzeniu bez udziału stron może budzić niezadowolenie i zaskoczenie stron, że bez rozprawy został wydany wyrok. Odbywa się to jednak wyłącznie wtedy, gdy żadna ze stron nie złoży wniosku o rozpoznanie sprawy na rozprawie, każdy uczestnik postępowania jest wcześniej informowany, że sprawa została skierowana do rozpoznania na posiedzenie niejawne.

Zobacz procedurę w LEX: Przeprowadzenie posiedzenia niejawnego zamiast rozprawy >

Czy często odbiera pan telefony z informacją „Panie prezesie mamy w sądzie koronowirusa”?

Sytuacje takie zdarzają się, co wynika z procedury postępowania w przypadku stwierdzenia zakażenia pracownika koronawirusem lub kontaktu z osobą zakażoną. Codziennie otrzymuję raport dotyczący sytuacji we wszystkich sądach apelacji wrocławskiej. W Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu, pomimo tego, że jest dużym sądem, gdyż mamy około 250 pracowników, sytuacje takie nie są częste. Znaczna część pracowników pracuje zdalnie, jak np. oddział informatyczny skupiony w Centrum Kompetencji Informatyzacji Sądownictwa, które utrzymuje szereg naszych ogólnopolskich systemów informatycznych. Tam ludzie muszą być do dyspozycji praktycznie przez całą dobą. Oni większą część pracy wykonują zdalnie. Nie muszą siedzieć w biurze, nie narażają się na kontakty z innymi. Na szczęście w tym oddziale nie zdarzają się żadne problemy.

Czytaj w LEX: Doręczenia w postępowaniach sądowych w dobie COVID-19 (koronawirusa) >

A jeśli chodzi o część orzeczniczą sądu?

Radzimy sobie. W sądzie apelacyjnym mamy trzy wydziały i 40 sędziów. Rozprawy odbywają się bez większych problemów, chociaż oczywiście zdarzają się przypadki odwołania poszczególnych posiedzeń w sytuacjach nagłych, gdy nie ma możliwości zapewnienia zastępstwa, czy też z powodów leżących po stronie stron lub pełnomocników.

Jak wygląda sytuacja w pozostałych sądach apelacji?

Największe problemy zdarzają się w sądach rejonowych, o małej obsadzie. Tam zakażenie czy kwarantanna jednego z sędziów lub pracowników powoduje niebezpieczeństwo, że cały wydział nie będzie funkcjonował. Póki co jednak, udaje się temu zapobiegać. Myślę, że i z tego powodu, że przestrzegamy wszystkich zasad i obostrzeń sanitarnych i mamy świadomość reżimu, w którym żyjemy. Na dziś nie mamy dużej liczby osób zakażonych. W sumie na prawie 6 tys. osób, które pracują w całej apelacji wrocławskiej, wśród orzeczników, czyli sędziów, referendarzy i asesorów sądowych nie przekraczamy ostatnio 20 osób chorych na Covid-19, podobne wielkości dotyczą osób przebywających na kwarantannie.  

Czytaj: Sądowy lockdown w liczbach - tysiące odwołanych spraw i wielomiesięczne opóźnienia>>
 

Liczna zakażeń i osób w kwarantannie wśród urzędników i pozostałych pracowników nie przekraczała 150 i ma tendencję malejącą. Nie wygląda to więc tragicznie. Uważam, że najgorszym czasem dla sądów był przełom października i listopada, i że mamy go już za sobą.  W tamtym czasie pojawiały się pomysły z odwoływaniem rozpraw w całym sądzie włącznie, podobnie jak w innych częściach kraju. Uznaliśmy jednak, że priorytetem jest zapewnienie ciągłości działania sądów nawet w tym trudnym czasie, mając świadomość, że muszą one funkcjonować gdyż oczekują tego miliony osób, w tym przedsiębiorców, których sytuacja jest obecnie szczególnie trudna.

Czytaj w LEX: Funkcjonowanie sądów i wymiaru sprawiedliwości w obliczu koronawirusa >

Wprowadził pan jakieś eksperymenty organizacyjne w związku z pandemią na przykład dwuzmianowość?

Na poziomie apelacji nie zdecydowaliśmy na to, aby wprowadzić jednakowe zasady funkcjonowania wszystkich sądów z uwagi na specyfikę i odrębności lokalne. Musimy mieć świadomość, że praca zmianowa wiązałaby się z przeorganizowaniem pracy nie tylko sędziów i urzędników sądowych, ale także stron, pełnomocników, prokuratorów, policji, kuratorów sądowych, czy komorników. Prezesi poszczególnych sądów na chwilę obecną nie dostrzegali takiej konieczności.

Czyli nie było żadnych zmian?

Są oczywiście sądy, które zdecydowały się na pewne modyfikacje. Na przykład Sąd Okręgowy we Wrocławiu, który jest największym sądem apelacji wrocławskiej, wprowadził już wcześniej elastyczny czas pracy. Tam pracownicy mogą przychodzić do pracy między godziną szóstą a osiemnastą, zachowując 8-godzinny dzień pracy. Pozwala to na elastyczne zarządzanie kadrą, zabezpieczenie rozpraw odbywających się w godzinach popołudniowych i przede wszystkim na ograniczenie kontaktów pomiędzy pracownikami. Podobnie już od lipca funkcjonuje sąd okręgowy w Legnicy.

A rozważa pan taką organizację pracy w sądzie apelacyjnym?

Rozważamy możliwość, aby pracownicy przychodzili wcześniej do pracy, między godziną na przykład szóstą a dwunastą i kończyli pracę między czternastą a osiemnastą, ale na chwilę obecną nie wprowadziliśmy tych planów w życie. Mamy świadomość, że zmiany takie powinny zostać uzgodnione ze związkami zawodowymi. Chodzi również o to, aby rozwiązania takie zaakceptowali pracownicy. Jak już wspomniałem wykorzystujemy w możliwie szerokim zakresie formę pracy zdalnej, co podnosi poziom bezpieczeństwa i ogranicza kontakty w miejscu pracy.

W jakim zakresie wrocławskie sądy pracują z aktami zdalnie?

Niestety, akta mamy wciąż w formie papierowej. I to jest w tym momencie największa bolączka. Wszystkie orzeczenia, czy nawet zarządzenia muszą być wydawane w tradycyjnej formie i wszywane do akt sprawy. Bez pełnej digitalizacji akt nie widzę możliwości poprawy sytuacji w tym zakresie.

Staramy się jednak w jak najszerszym zakresie przeprowadzać rozprawy w formie telekonferencji, tak aby zminimalizować konieczność osobistego stawiennictwa w sądzie stron i pełnomocników. Rozprawy takie odbywają się w dwóch formach – albo uczestnicy łączą się z salą sądową przez system do prowadzenia telekonferencji ze swoich miejsc zamieszkania lub kancelarii, albo gdy nie mają takich technicznych możliwości uczestniczą w rozprawie przebywając w sądzie w innej sali rozpraw niż skład orzekający, które to sale mają połączenie audio-wideo. Uważamy, że taki system podnosi poziom bezpieczeństwa, a przede wszystkim przyczynia się do ograniczenia przypadków, kiedy z powodu nieobecności sędziego lub urzędnika spowodowanej zakażeniem wirusem, musiałoby dojść do odwoływania rozpraw. Niestety taka forma prowadzenia rozpraw nie jest jeszcze zbyt powszechna, choć obowiązek przeprowadzania rozpraw w formie zdalnej wynika wprost z art. 15zzs¹ ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wszyscy powinniśmy mieć świadomość, że w czasie epidemii przeprowadzenie rozprawy w tradycyjnej formie możliwe jest wyłącznie, jeżeli nie wywoła nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w niej uczestniczących, co jest niezwykle trudne zwłaszcza na małych salach bez sprawnego systemu wentylacji.

Czytaj: Epidemia może przyspieszyć informatyzację sądów>>
 

Mała liczba rozpraw prowadzonych zdalnie wynika z braku infrastruktury czy oporów ludzkich?

Infrastrukturę techniczną mamy zabezpieczoną, wszystkie potrzeby są na bieżąco realizowane przez poszczególne służby sądu. Ministerstwo Sprawiedliwości zgodziło się, aby takie zakupy każdy sąd mógł przeprowadzić we własnym zakresie, co znacznie przyśpieszyło proces doposażenia w urządzenia techniczne. Faktem jest jednak, że możliwość, a wręcz nakaz przeprowadzania rozpraw odmiejscowionych zbiegły się w czasie z poprawą sytuacji epidemicznej w kraju i chyba wszyscy poczuliśmy się bezpieczni, co okazało się złudne. Oczywiście kwestie techniczne, początkowe problemy z połączeniami też stanowią barierę, ale jest ona do przezwyciężenia. Przypomnę, że nagrywanie rozpraw też długo nie mogło stać się normą w polskich sądach. Nie ma jednak obecnie według mnie alternatywy dla takiej formy rozpoznawania spraw sądowych. Normą są obecnie zdalne obrady organów państwa, nie mówiąc już o wielu gałęziach gospodarki, co jeszcze niedawno wydawało się niemożliwe.

Czy mimo tych szumnie się pojawiających zapewnień o informatyzacji sądownictwa nie jest tak, że sądy wciąż stoją w boksach startowych.

Proces informatyzacji sądów stale postępuje, przykładem może być egzekucja sądowa, czy funkcjonowanie portali informacyjnych sądów umożliwiających zapoznawanie się przez uczestników postępowania z dokumentami wytworzonymi w sądzie w danej sprawie. Panuje jednak powszechne przekonanie, że podstawą pracy zdalnej jest dostęp do cyfrowych akt, do których każdy uprawniony miałby dostęp. Mam świadomość, że to wielkie wyzwanie, nie tylko dla potencjalnych twórców takiego systemu ale i szerokich rzesz pracowników sądów. Niemniej jednak w dobie, kiedy praktycznie każdy korzysta w pracy w komputera nie jest to bariera, której nie dałoby się pokonać. Dobrym krokiem w kierunku informatyzacji będzie być może tzw. ustawa o e-doręczeniach wprowadzająca jako zasadę komunikację elektroniczną obywatela z organami państwa.

Panie prezesie, czy sąd boryka się z jeszcze innymi problemami w czasie pandemii, o które pana nie zapytałem?

Jednym z większych jest egzekwowanie przestrzegania zasad bezpieczeństwa – zasłaniania ust i nosa, zachowywanie bezpiecznego dystansu zwłaszcza przez osoby biorące udział w rozprawach przeprowadzanych w formie tradycyjnej. Nie wszyscy, jak się wydaje, mają świadomość w jakich realiach przyszło im żyć, a sądom pracować i że wprowadzone rygory nie mają na celu ograniczania wolności, a wyłącznie bezpieczeństwo nie tylko pracowników sądów, ale przede wszystkim osób, które dochodzą swych praw przed sądami.

Co pana zdaniem należałoby poprawić lub dodać jakiś przepis aby usprawnić pracę sądów w tym czasie?

Myślę, że znacznie usprawniłoby pracę sądów poszerzenie funkcjonalności portalu informacyjnego, tak aby stał się platformą komunikacji strony z sądem, czyli dawał możliwość doręczania pism przez sąd i wnoszenia pism do sądu, przy tym nie ograniczał się do możliwości zapoznawania się do treścią pism sądowych czy orzeczeń.