Konieczność przechowywania kopii paragonów fiskalnych
Każde urządzenie rejestrujące, oprócz paragonu fiskalnego, który należy wydać klientowi, realizuje również jego kopię. Występujące na polskim rynku kasy oferują dwa sposoby gromadzenia tego typu dokumentów: papierowy lub elektroniczny. - Niezależnie od technologii, podatnicy korzystający z urządzeń rejestrujących powinni przechowywać kopię paragonu fiskalnego przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wystawiony - wyjaśnia ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych, Marcin Ciechowicz. Niemniej jednak, sposób przechowywania dokumentów ma duży wpływ na komfort pracy. Kasa z kopią papierową wymaga stosowania dwóch rolek oraz przeznaczenia specjalnego miejsca do archiwizacji dokumentów. Natomiast urządzenie z technologią elektroniczną automatycznie zapisuje informacje dotyczące sprzedaży na karcie pamięci. Nietrudno zgadnąć, że drugie z wymienionych rozwiązań zdecydowanie ułatwia prowadzenie ewidencji.

Czytaj: W 2015 r. usługi prawnicze obowiązkowo z kasami fiskalnymi>>>

Obowiązek drukowania raportów dobowych i miesięcznych
Obowiązkiem, o którym należy pamiętać każdego dnia sprzedażowego, jest wydruk raportu dobowego. Dokument ten zawiera zestawienie dotyczące obrotu i kwot podatku za dobę. - W raporcie znajdują się informacje dotyczące łącznej kwoty sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki opodatkowania VAT oraz kwoty należnego od niej VAT. Wydruku należy dokonać po zakończeniu handlu w danym dniu, najpóźniej jednak przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji z nową datą - tłumaczy Ciechowicz.
Poza raportami dobowymi, prawnicy zobowiązani do stosowania kas rejestrujących muszą także wykonywać zestawienia za dany miesiąc. Raport tego typu należy wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym prowadzona była sprzedaż, najpóźniej do 25 dnia kolejnego miesiąca.

Książka serwisowa kasy fiskalnej
Książka serwisowa jest dołączana do każdego urządzenia rejestrującego. Powinna zawierać informacje dotyczące kasy (nazwę, model, numer fabryczny, numer unikatowy), producenta, serwisu (nazwę, adres, serwisanta), użytkownika (pełne dane rejestrowe) oraz numer ewidencyjny nadany przez Urząd Skarbowy. Podatnik jest zobowiązany do przechowywania tej dokumentacji przez cały okres stosowania urządzenia fiskalnego. Głównie ze względu na fakt, że osoba odpowiedzialna ze serwis kasy będzie dokonywała w książce serwisowej wpisów dotyczących każdej interwencji lub przeglądu technicznego. - Brak tej dokumentacji, w razie kontroli Urzędu Skarbowego, może skutkować podważeniem prawidłowości prowadzonej ewidencji obrotu. Osoba serwisująca może także odmówić naprawy lub konserwacji kasy - podkreśla ekspert PCKF.

Przegląd techniczny urządzenia rejestrującego
Każda użytkowana kasa fiskalna powinna przejść obowiązkowy przegląd techniczny nie rzadziej niż co dwa lata. Konserwacji lub ewentualnego wyeliminowania usterek może dokonać jedynie serwisant, który posiada ważne uprawnienia (nadawane przez producenta urządzenia). Maksymalnie w czasie do 5 dni od daty zgłoszenia sprawdzane są m.in. poprawność naliczania podatku, czytelność drukowanych dokumentów, stan techniczny akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania, czy też poprawność działania wyświetlacza klienta.
 - Przepisy nie definiują konkretnie, kiedy podatnik powinien dokonać przeglądu technicznego. Ważne, aby od poprzedniej konserwacji i sprawdzenia urządzenia nie minęły więcej niż dwa lata. Przegląd techniczny można też zlecić przed upływem tego terminu. Dzięki temu każdorazowo zyskamy potwierdzenie, czy kasa działa poprawnie - podsumowuje Ciechowicz.