Przygotowany w resorcie projekt nowelizacji prawa o notariacie, który skierowany został właśnie do konsultacji, zakłada obciążenie obowiązkiem przechowywania dokumentacji notarialnej izby notarialne. W efekcie zadanie to i związane z nim koszty odejdą z sądów.
- Od dwóch dni znamy umieszczony na stronie Rządowego Centrum Legislacji projekt. Nie mamy jeszcze wyrobionego stanowiska i nie potrafimy ocenić wszystkich skutków proponowanej zmiany. Poświęcimy temu najbliższe posiedzenie Krajowej Rady Notarialnej, będziemy też konsultować się z okręgowymi radami. Ale już dziś mogę powiedzieć, że będzie z tym sporo problemów - mówi szef KRN Mariusz Białecki.
Projekt przewiduje, że do izb notarialnych trafi dokumentacja, która ma więcej niż dziesięć lat (licząc od daty sporządzenia). Izby będą miały obowiązek ją przechowywać przez dziesięć lat, a następnie przekazać do właściwego archiwum państwowego.
Z projektu wynika też, że wypisy, wyciągi i odpisy dokumentów przekazanych izbie będą sporządzać i wydawać notariusze wyznaczeni przez izbę. Krajowa Rada Notarialna ma sprawować kontrolę nad prawidłowością wykonania tego obowiązku.
Prawo o notariacie. Kodeks Etyki Zawodowej Notariusza. Księgi wieczyste. Postępowanie wieczystoksięgowe>>
W aktualnym stanie prawnym, tj. zgodnie z przepisami ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym, po upływie okresu archiwizowania dokumentacji notarialnej w kancelariach notariuszy dokumentacja ta przekazywana jest do archiwów sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste. - W ten sposób do archiwów sądowych przekazywany jest cały szereg dokumentów, które w żaden sposób nie są związane z księgami wieczystymi. Przykładowo można wymienić dokumenty obejmujące czynności notarialne (np. protokoły) sporządzone przez notariuszy na podstawie ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych. W opinii projektodawcy brak jest uzasadnionych podstaw do dalszego utrzymywanie tego stanu rzeczy, polegającego na obciążaniu sądów powszechnych, zmagających się z niedoborami powierzchni w archiwach, obowiązkiem przechowywania dokumentów obejmujących czynności notarialne - czytamy w uzasadnieniu do projektu.
Resort sprawiedliwości stwierdza w nim także, że zaproponowane w projekcie rozwiązanie wpłynie na zmniejszenie obciążenia sądów powszechnych, w szczególności zwolni sądy rejonowe z obowiązku wydawania wypisów, wyciągów i odpisów dokumentów obejmujących czynności notarialne przekazane do archiwum ksiąg wieczystych oraz udzielania informacji w tym zakresie.
Prezes Notariatu przyznaje, że rzeczywiście przyjęcie takiego rozwiązania odciąży sądy od prac związnych z archiwizowaniem dokumentów notarialnych. Zwraca jednak uwagę, że samorząd nie jest obecnie przygotowany do wykonywania tego zadania. - Jeśli to wejdzie w życie, to izby notarialne będą musiały zorganizować odpowiednie pomieszczenia, których obecnie z reguły nie mają, zatrudnić odpowiednich fachowców, stworzyć procedury przyjmowania dokumentów, a także ich udostępniania i wydawania wypisów. Wreszczie konieczne będzie zbudowanie odpowiedniego oprzyrządowania prawnego i technicznego, które zapewnią tym dokumentom bezpieczeństwo - mówi prezes Białecki.
Szef Notariatu wskazuje też na problem finansowania tego zadania, bo jak zauważa, w projekcie nie ma mowy o tym, z jakich funduszy to ma być sfinansowane. Nie chce jednak na razie wypowiadać się o tym, czy ewentulanie opłaty na ten cel będą pobierane od uczestników umów zawieranych u notariuszy. - Dopiero zapoznajemy się z tym projektem i analizujemy jego możliwe skutki. Nasze uwagi będziemy zgłaszać jego autorom, ale liczymy też na rozmowy na ten temat z kierownictwem Ministerstwa Sprawiedliwości - mówi prezes Krajowej Rady Notarialnej Mariusz Białecki.
W najbliższych dniach opublikujemy wywiad z prezesem KRN na temat.