Sam proces, niejednokrotnie długi, kosztowny i dla stron skomplikowany powoduje wzrost stresu i frustracji jego uczestników, w tym menedżerów odpowiedzialnych za relacje biznesowe.

Po takim doświadczeniu ciężko mówić o wzajemnym zaufaniu, które jest podstawą budowania relacji w  biznesie a tym samym realizowania wspólnych przedsięwzięć. Ponadto, w takich sytuacjach kryzysowych ogromną rolę odgrywa kwestia prestiżu, dobrego imienia na rynku i poufności.
Powstaje więc pytanie, czy można się kłócić w biznesie zachowując relację biznesową i nie rujnując zbudowanego wzajemnie zaufania, dobrego imienia czy prestiżu? Otóż można, jak w każdej sferze życia, konflikty są i będą obecne. Kluczowe jednak jest, jak podejdziemy do kwestii rozwiązywania tego typu sporów.
Niewątpliwie ogromną szansę przedsiębiorcom daje mediacja gospodarcza jako alternatywny dla ścieżki sądowej sposób rozwiązywania sporów.

Mediacja gospodarcza – nowa jakość w biznesie
Mediację definiuje się jako metodę rozwiązywania sporów w trybie szczególnego rodzaju negocjacji prowadzonych przez strony sporu przy pomocy neutralnej osoby mediatora. Do mediacji może skierować sąd w ramach wytoczonego już postępowania lub też do mediacji można zgłosić się prywatnie, jeszcze zanim zapadnie decyzja o pójściu do sądu. 
Obydwa rodzaje mediacji łączy bardzo ważna kwestia proceduralna, a mianowicie, że wypracowana w ramach mediacji ugodę można potwierdzić przed sądem, co powoduje, iż ugoda nabiera mocy wyroku i po nadaniu klauzuli wykonalności, co jest jedynie formalnością, może być egzekwowana przez komornika. W skutkach prawnych jest więc wówczas równoznaczna wyrokowi sądowemu, od procesu, w wyniku którego strony otrzymują końcowy wyrok, różni ją jednak cała masa elementów.


Mediacja w postępowaniu cywilnym. Komentarz >>

Do podstawowych cech mediacji należą jej dobrowolność, poufność, elastyczność procedury oraz szybkość. Niezwykle istotnym ogniwem każdej mediacji jest oczywiście profesjonalny, bezstronny  mediator, który jest wybierany przez strony. Wszystkie te elementy, w przypadku mediacji prywatnej reguluje precyzyjnie podpisana umowa z mediatorem, dająca stronom jasny obraz postępowania i reguł mediacji. Należy zaznaczyć, że mediator nie ma żadnych uprawnień władczych, tj. formalnie nie rozstrzyga sporu a ma za zadanie doprowadzić do zawarcia ugody stron.

Profesjonalny mediator to połowa sukcesu
Mediator często porównywany jest do arbitra czy nawet sędziego. Nic bardziej mylnego. Mediator nie jest arbitrem i nie jest sędzią. Istotna różnica pomiędzy mediatorem a sędzią czy arbitrem jest taka, że mediator nie rozstrzyga za strony sprawy, nie decyduje o losach sporu. W mediacji strony same podejmują decyzje, mają pełną kontrolę nad sporem. Mediator jest niezależnym uczestnikiem negocjacji prowadzonych pomiędzy stronami i w bardzo umiejętny sposób niejako nimi zarządza, przybliżając tym samym strony do pomyślnego rezultatu w postaci ugody. Ważne, żeby mediacje gospodarcze prowadzili odpowiednio przeszkoleni mediatorzy, osoby zaznajomione ze specyfiką obrotu gospodarczego i niuansami danej branży. Tylko tacy ludzie, mogą zrozumieć przedsiębiorców i pomóc im rozwiązać problem.

Mediatora obowiązuje zasada poufności i co ważne, mediator nie może być przesłuchiwany jako świadek w postępowaniu cywilnym. W przypadku więc fiaska mediacji, mediator nie może zeznawać, chyba że zgodę na to wyrażą bezpośrednio obie zaangażowane w spór i mediacje strony. W przypadku fiaska mediacji, strony w ewentualnym dalszym postępowaniu cywilnym nie będą też mogły powoływać się na okoliczności ujawnione w toku mediacji, a w szczególności na propozycje wzajemnych ustępstw.

Czy mediacja się opłaca?
Wszystkie badania pokazują, że mediacja jest najbardziej ekonomiczną formą rozstrzygania sporów w biznesie. Barierą do rozwoju mediacji wydaje się być świadomość tej metody u samych przedsiębiorców i ich gotowość podjęcia tej ścieżki rozwiązywania sporów.
Rozwiązując spór w drodze mediacji zamiast tradycyjnej ścieżki sądowej przedsiębiorca oszczędza około dwóch lat, które musiałby spędzić ze swoim kontrahentem w sądzie. Czas postępowania sądowego to także czas ogromnych kosztów z tym związanych oraz utraconego biznesu w wyniku zerwania relacji biznesowej.

Inaczej jest w przypadku mediacji, która niejednokrotnie ratuje tę relację i umożliwia dalszą współpracę z kontrahentem. Jak pokazuje praktyka przedsiębiorcy, którzy już zgodzą się na mediacje, oprócz rozwiązania sporu istniejącego wielokrotnie „naprawiają” relacje, na nowo ustalając warunki dalszej współpracy.
 
Jak wygląda postępowanie mediacyjne?
W pierwszej kolejności sprawę należy zgłosić do centrum mediacji, najlepiej zanim trafi ona do sądu. Jeśli jednak sprawa jest już procedowana przez sąd, to przedsiębiorcy mogą z pomocą mediatora przenieść sprawę z sali sądowej do mediacji.

Jeśli tylko jedna strona zgłasza chęć mediowania, zadaniem ośrodka mediacji jest poinformowanie o tym drugiej strony i prowadzenie dalszej procedury np. pomoc w wyborze mediatora, kontakt mediatora z przedsiębiorcą wnoszącym o rozstrzygnięcie sporu ugodowo, spotkanie w celu omówienia problemu i strategii działania.

Kiedy obydwie strony wyrażają zgodę na mediacje, zaakceptowały osobę mediatora – rozpoczyna się postępowanie mediacyjne. Mediator dba, aby takie postępowanie przebiegało w dobrej atmosferze, z uwzględnieniem interesów wszystkich stron. Zaproponuje on tryb procedowania i przeprowadzi odpowiednie sesje mediacyjne: wspólne i/lub indywidualne. Następnie zaś poprowadzi postępowanie w sposób najbardziej efektywny czasowo i kosztowo, dbając o komfort obydwu stron sporu.

Ostatnim krokiem jest zawarcie ugody. Wypracowaną ugodę mediator pomoże przedsiębiorcy zatwierdzić w sądzie tak, aby nabrała mocy wyroku sądowego i stanowiła tytuł egzekucyjny. Warto podkreślić, że zgadzający się na mediację przedsiębiorcy dobrowolnie akceptują wypracowaną ugodę.
Do mediacji można zgłosić się zawsze, tym nie mniej jest rekomendowane zawieranie we wszelkiego rodzaju umowach ze swoimi kontrahentami odpowiednio sformułowanej klauzuli mediacyjnej, tak aby w przypadku zaistnienia sporu od razu rozpocząć mediacje.
 
Klauzula mediacyjna
Przykładowa treść klauzuli mediacyjnej proponowana przez centrum mediacji działające przy izbach przemysłowo-handlowych w  Polsce (www.mcm.org.pl)
„Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub pozostające w związku z nią, będą rozwiązywane polubownie w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji działającego przy międzynarodowych Izbach Przemysłowo-Handlowych w Polsce.

W przypadku braku porozumienia i niemożliwości rozwiązania sporu w postepowaniu mediacyjnym w terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego sądu”.

Autorka: dr Ewelina Stobiecka jest partnerem zarządzającym kancelarii Taylor Wessing w Warszawie, inicjatorem i koordynatorem Międzynarodowego Centrum Mediacji  działającego przy międzynarodowych Izbach Gospodarczych w Polsce oraz Członkiem Zespołu ds. Prawa Gospodarczego powołanego przy Ministrze Rozwoju.