Sądy potykają się o e-KRS - działa, ale z problemami

Wprowadzenie e-KRS minister sprawiedliwości ogłosił jako sukces i przejście z ery papierowej do cyfrowej. Trochę inaczej sytuację komentują pełnomocnicy, referendarze i pracownicy sądów. Ci ostatni boją się dużych zaległości, bo przykładowo nie mogą w tej chwili wykreślać z rejestru spółek. Samych wniosków elektronicznych nie jest jeszcze dużo, ale i tak ręcznie wpisywane są do projektów postanowień.

Równocześnie rozmówcy Prawo.pl podkreślają, że kierunek jest dobry i zmiana powinna być wprowadzona. Tyle że - w ich ocenie - pośpiech, okres epidemii i sezon urlopowy temu nie służą. Przypominają też, że zaledwie kilka dni temu Zbigniew Ziobro, minister sprawiedliwości mówił o wielkim sukcesie. - Zastaliśmy KRS papierowy, a wprowadziliśmy system cyfrowy, zintegrowany ze zmianami w sądownictwie. Przedsiębiorcy mogą załatwić teraz wiele spraw sprzed komputera, znacznie szybciej, a nowy system ułatwia im też automatyczne korygowanie błędów – wskazywał. 

Czytaj w LEX: Informatyzacja postępowania rejestrowego przed KRS oraz procedury dotyczącej rejestracji spółki przez system elektroniczny >

- Z rozmów z pracownikami wynika, że są zaskoczeni tymi medialnymi wypowiedziami z ministerstwa. Z obrazu, który mamy wynika, że nie jest dobrze. Więcej, jest źle. System jest niewydolny, części rzeczy nie da się rejestrować. Nie udało się w pełni zmigrować do nowego systemu spraw, które były w poprzednim. Pracownicy na biurkach mają coraz więcej akt spraw, które z różnych powodów nie mogą być załatwione. Wnioskodawcy dzwonią i pytają o wszystko, a pracownicy nie potrafią udzielić informacji – bo im też ich nikt nie przekazał. Szukają informacji na własną rękę – jak przyznają – czasem dowiadując się od interesantów jakie problemy występują „z drugiej strony barykady - mówi w rozmowie z Prawo.pl Dariusz Kadulski wiceprzewodniczący NSZZ "Solidarność" Pracowników Sądownictwa i Prokuratury. I apeluje o... zrozumienie dla pracowników KRS. - Widzę, że naprawdę robią wszystko, by jakoś ogarnąć powstający i narastający z każdym dniem chaos - wskazuje. 

Czytaj: Wpisy do KRS online - sądy i przedsiębiorcy oszczędzą papier i czas>>
 

Trudny orzech do zgryzienia 

Pracownicy sądów przyznają przy tym, że zmiana jest na tyle duża, iż można było się spodziewać, że łatwo nie będzie. Podkreślają równocześnie, że system jest obecnie niefunkcjonalny. 

- Wrzucono nas na głęboką wodę i radzimy sobie jak możemy. Według zasady jest problem, to próbuje się go rozwiązać na bieżąco. I trzeba przyznać, że twórcy systemu starają się nam pomagać. Tyle że nie wszystko można zrobić od razu. A jak coś nie działa to musimy czekać. Część zarządzeń nie jest więc obecnie wykonywanych  - przykładowo nie możemy wykreślić spółek z rejestru, uprawomocnić pewnych rzeczy. System - na obecnym etapie jest nieczytelny i dla osób orzekających i dla sekretarzy sądowych - mówi Sławomir Dudek, z Krajowego Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Ad Rem.

Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >

Przypomnijmy, nowelizacja przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przekładana była kilka razy. Ostatecznym terminem miał być 1 marca 2021 roku, ale urzędnicy wytłumaczyli się problemami związanymi z epidemią COVID-19 i zdecydowano, że zmiany wejdą w życie dopiero od 1 lipca 2021 roku. Najważniejsza dotyczy przedsiębiorców - obowiązuje ich obligatoryjne elektroniczne postępowanie rejestrowe.

Zobacz procedurę w LEX: Rejestracja spółki przez system elektroniczny >

Natomiast dobrowolnie z tego rozwiązania mogą skorzystać stowarzyszenia, organizacje społeczne, fundacje czy publiczne zakłady opieki zdrowotnej. W praktyce oznacza to, że część akt ma być prowadzona elektronicznie, a część papierowo. Pracownicy sądów zaznaczają równocześnie, że wielu przedsiębiorców nadal składa dokumenty w wersji papierowej - czyli muszą one zostać im zwrócone. 

 - Problemem na razie nie są wnioski elektroniczne, bo tego jeszcze nie ma zbyt dużo. Pracownicy nie są w stanie poradzić sobie z przeprocedowaniem tych rzeczy, które im zostały sprzed zmiany systemu i utknęły z powodów technicznych. Przykładowo jest problem z weryfikacją z systemem Krajowego Rejestru Karnego, a przecież trzeba sprawdzać karalność osób, które wchodzą do zarządów spółek. Na to bardzo długo się czeka - mówi Kadulski.

Podaje zresztą kolejne przykłady. - Dane z wniosków elektronicznych miały automatycznie być przenoszone do projektów postanowień o wpisie, ale pracownicy informują, że tak się nie dzieje. I tak muszą wniosek wydrukować i przepisać ręcznie. Moim zdaniem w najbliższym czasie, może dojść do tego, że sądy będą się musiały zmierzyć z dużą niewydolnością KRS. I z jednej strony można powiedzieć, że to nie dziwi, bo wprowadzenia nowych rozwiązań technologicznych zawsze wiąże się na początku ze spadkiem wydajności, ale skala tego wydaje się być bardzo znacząca - dodaje. Podkreśla, że problemów jest bardzo dużo. - Mam nadzieję, że ministerstwo z uwagą wsłucha się w nasze uwagi, a także uwagi kierowane z wydziałów KRS - wskazuje.

Szkolenia były, ale...

Pracownicy skarżą się też, że niewiele pomagają im szkolenia, które były przeprowadzane i, w których uczestniczyli m.in. kierownicy sekretariatów, referendarze. - Wszystkie pytania merytoryczne - jak mówią- były zbywane. Najważniejsze jest to, że stosunkowo mały procent został przeszkolony, a pracownicy liniowi nawet nie dysponują podręcznikami użytkownika. Mają narzędzie helpdesku, gdzie mogą kierować wszystkie zapytania, ale tego jest tak dużo, że pozostaje wysyłać i czekać. I nie chodzi o samą ideę, sam system, tylko o to, że wiele rzeczy nie działa, albo się blokuje. Np. nie mogą wysłać korespondencji. Zresztą samo wysyłanie korespondencji, które w poprzednim systemie było proste i sprawne, teraz wymaga niezliczonej liczby „kliknięć” - dodaje Kadulski. 

Rozmówcy Prawo.pl skarżą się też, że wydłużyło się procedowanie, bo wykonanie każdego zarządzenie wymaga użycia podpisu kwalifikowanego. - Trzeba mieć na uwadze, że praca w sekretariacie KRS to ogromna ilość czynności. Jeżeli pracownik dostaje do wykonania 100 zarządzeń – to kiedyś po ich wykonaniu szybko potwierdzał to podpisem. Teraz złożenie każdego podpisu trwa nawet minutę. Mamy więc już niemal ¼ dniówki na coś, co kiedyś było niewielkim ułamkiem czasu pracy. Pracownicy oczywiście dostosują się, ale wszystko odczują przedsiębiorcy - podsumowuje wiceprzewodniczący "Solidarności". 

Sławomir Dudek zwraca uwagę na jeszcze jedną kwestię. - Orzekający mają też duże wątpliwości, jakie czynności mogą wykonywać w systemie sami a jakie sekretarze - mówi. I dodaje: Co warto zaznaczyć - sama idea jest dobra. Ograniczenie biurokracji i papierologii jest sądom potrzebne. Tylko, że ten system pod względem praktycznym, pod względem funkcjonalności nie jest dobrze przygotowany. A jeśli orzekający ma przykładowo 1000 spraw w referacie i nie ma do nich dokumentów w formie papierowej, to mimo różnych funkcji, które mają mu wskazywać co zostało zrobione, co nie, nie jest w stanie nad tym zapanować. 

Czytaj: Miało działać, nie działa - problem z połączeniem systemu notarialnego z KRS>>
 

Dla pełnomocników - czasem słońce, czasem deszcz

Pełnomocnicy z jednej strony podkreślają, że są pozytywnie zaskoczeni nowymi możliwościami, z drugiej również mówią o chorobach wieku dziecięcego dotykających system.

- Największym problemem jest brak oficjalnych informacji. Bardzo skomplikowana jest procedura składania załączników, które zostały wytworzone w wersji papierowej i trzeba je dołączyć do akt rejestrowych. Przykład - umowa objęcia akcji składana podczas rejestracji podwyższenia kapitału zakładowego. Teoretycznie załącza się jej skan, ale w ciągu trzech dni trzeba przesłać wersję papierową do sądu, jeśli umowa nie została poświadczona przez występującego w sprawie pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego). I to jest mylące, trzeba na takie niuanse uważać, bo zapowiedzi były takie, że wszystko ma być składane wyłącznie drogą elektroniczną - mówi adwokat Szymon Kaczmarek, partner w kancelarii Loewen Legal Hub.

Wymienia też problemy praktyczne. - Na przykład zdarza się, że systemowi nie podoba się nazwa załącznika, kolejna kwestia – system za szybko wylogowuje uczestnika, a to oznacza, że łatwo stracić dane. Co chwila trzeba wszystko zapisywać. Bywa też, że nie pojawiają się informacje w danych polach, albo nie zapisują się. Ja miałem problem z wskazaniem konkretnego sądu rejestrowego - dodaje.

Pełnomocnicy wskazują także na problem z wpisywaniem obcych znaków. - Musiałem wpisać nazwisko obcokrajowca, nie pojawiały mi się obce litery. Co więcej nie można wklejać takich znaków. Ministerstwo wskazuje, że to nie jest ich problem. Tymczasem żeby z tego wybrnąć trzeba zainstalować na komputerze klawiaturę w określonym języku. Można sprawę rozwiązać, ale trzeba wiedzieć jak, nie jest to oczywiste ani intuicyjne - mówi mecenas Kaczmarek.

Problemy na linii KRS i inne systemy

O tym Prawo.pl pisało już w piątek. Nie działa połączenie Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) z Krajowym Rejestrem Sądowym. Podobne problem pełnomocnicy zgłaszają w przypadku innych systemów - w tym portalu informacyjnego sądu, a to z kolei jest ważne, bo od 3 lipca obowiązują przepisy o e-doręczeniach. 

- Próbowałem wystosować na portalu informacyjnym sądów wniosek o dostęp do sprawy prowadzonej zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego - konkretnie sprawy rejestrowej. W sprawie tej będzie musiało zapaść postanowienie rozstrzygające skargę na orzeczenie referendarza. Zgodnie z instrukcją wszedłem na stronę portalu informacyjnego sądu. Niestety w portalu nie było właściwego wydziału, ani możliwości wpisania sygnatury sprawy rejestrowej. Okazuje się, że nie ma fizycznej możliwości doręczania pełnomocnikom pism sądowych w tego typu sprawach - mówi portalowi adwokat Rafał Dębowski.

Jak dodaje, postanowił sprawę sprawdzić u źródła. - Okazuje się, że to nie wina portali informacyjnych, lecz tego, że nie doszło jeszcze do integracji kilku systemów z portalami informacyjnymi sądów. Brak integracji systemu e-KRS, a także systemu wieczystoksięgowego z systemem informacyjnym sądów powszechnych stanowi faktyczną przeszkodę w doręczeniach profesjonalnym pełnomocnikom zgodnie z nowymi przepisami - mówi mecenas. I dodaje: W nowych przepisach jest przewidziana możliwość odstąpienia od doręczeń przez portal informacyjny, ale przewodniczący może zarządzić odstąpienie od tej formy doręczenia, ze względu na charakter pisma. Tymczasem w sprawach rejestrowych czy też wieczystoksięgowych charakter pism sądowych niczym nie różni się od charakteru pism w innych postępowaniach nieprocesowych. Przeszkodą nie jest charakter pisma, a zbyt pospieszne wprowadzenie rozwiązań legislacyjnych, które nie przystają do sytuacji istniejącej w chwili ich wejścia w życie. 

Ma też wątpliwości, jak powinien zachować się pełnomocnik w sprawie wieczystoksięgowej czy rejestrowej, jeśli przepisy mówią, że formą doręczenia pism jest e-doręczenie, a nie jest to możliwe. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.