Dla większej firmy, wysyłającej miesięcznie 20 tys. faktur roczna oszczędność z korzystania z e-faktury może dochodzić do kilku milionów EURO. Uproszczenie legislacji dotyczącej e-faktury i podpisu elektronicznego może przynieść istotne oszczędności na poziomie całej gospodarki. Z ostrożnych szacunków wynika, że w Europie przedsiębiorstwa stosujące faktury elektroniczne w rozliczeniach z kontrahentami biznesowymi mogą oszczędzić nawet do 243 mld EURO - oceniają eksperci firmy doradczej Deloitte.

Istniejąca od 2005 r. możliwość rozliczania się za pomocą faktur elektronicznych nie jest stosowana na skalę masową, lecz wyłącznie w obiegu B2B. Główną przeszkodę do upowszechnienia się tego rozwiązania stanowią skomplikowane kwestie prawne wynikające z ustawodawstwa o podpisie i fakturze elektronicznej oraz nieprecyzyjnej implementacji dyrektyw Unii Europejskiej. Dodatkowe niedogodności wiążą się z trybem wystawiania faktur korygujących i duplikatów, jak również ze sposobami przechowywania i udostępniania-faktur organowm skarbowym.

„Polskie przedsiębiorstwa korzystające z e-faktur to przede wszystkim duże firmy, które stać na wdrożenie systemu elektronicznej wymiany danych EDI. Dla mniejszych firm, oraz instytucji obsługujących masowego, indywidualnego klienta e-faktury powinny być natomiast oparte na podpisie elektronicznym, gdyż rozwiązanie takie jest bardziej elastyczne” - mówi Jakub Bojanowski, Partner w Deloitte.

Stosowanie faktur elektronicznych przynosi firmom oszczędności na poziomie administracyjnym i organizacyjnym, prowadzi też do automatyzacji procesów. Szacuje się, że pełny koszt faktury papierowej wynosi 15 EURO. E-faktury mogą zmniejszyć tę kwotę o 80%. Z ostrożnych szacunków Europejskiego Stowarzyszenia Skarbników Korporacyjnych (EACT) wynika, że dzięki stosowaniu tego rozwiązania w obiegu B2B europejskie firmy mogą oszczędzić co roku ok. 243 mld EURO. Wprowadzenie e-faktur w samej tylko Danii przyniosło sektorowi publicznemu oszczędności rzędu 100-134 mln EURO rocznie.

„Obliczyliśmy, że średnia firma obsługująca około 1000 faktur miesięcznie może zaoszczędzić, przechodząc na e-faktury prawie 150,000 EURO złotych rocznie. Dla dużej firmy świadczącej usługi masowe, która wysyła ponad 20 tys. faktur miesięcznie oszczędności mogą sięgać nawet 3 mln EURO. To bardzo poważne oszczędności, których nie należy bagatelizować, szczególnie w czasie spowolnienia gospodarczego” - dodaje Tomasz Siek, menedżer w zespole VAT Deloitte.

Przewidywana nowelizacja ustawy o podpisach elektronicznych niesie za sobą rozwiązania zarówno dobre, jak i złe. Wśród zalet eksperci Deloitte wymieniają obniżenie kosztów wdrożenia e-podpisu i ograniczenie barier biurokratycznych związanych ze stosowaniem podpisu elektronicznego. Nowela przewiduje również zmiany w kodeksie cywilnym prowadzące do zrównania zaawansowanego podpisu elektronicznego z formą pisemną, co z pewności zwiększy grono firm, które mogą skutecznie posługiwać się podpisem elektronicznym. Jednak obecny projekt nowelizacji jest nadal miejscami nieprecyzyjnie napisany. W dodatku ustanowienie kilku rodzajów e-podpisów może wprowadzić wątpliwości, w jakich sytuacjach dany rodzaj podpisu powinien być stosowany. Nowelizacji ustawy o e-podpisie muszą też towarzyszyć odpowiednie zmiany w pozostałych aktach prawnych regulujących kwestie podatkowe, cywilistyczne, administracyjne oraz rynek usług elektronicznych.

„Pomimo potencjalnych wad nowelizacja ta powinna przyczynić się do popularyzacji faktur elektronicznych wśród małych i średnich przedsiębiorstw oraz w obiegu B2C, o ile oczywiście zostanie także odpowiednio zmienione rozporządzenie o e-fakturach. Zmodyfikowane ustawodawstwo może również poskutkować upowszechnieniem systemu elektronicznych deklaracji podatkowych" - dodaje Ernest Frankowski, menedżer w zespole Tax Technology w Deloitte.