Samorządy adwokacki i radcowski szykują się do e-doręczeń

Mają być szkolenia, opracowywane są materiały instrukcyjne i przygotowywane zalecenia w zakresie choćby ochrony tajemnicy zawodowej. Samorządy radcowski i adwokacki zapewniają, że już wkrótce ruszą z akcjami, które ułatwią radcom i adwokatom korzystanie nie tylko z e-doręczeń, ale i dwóch pozostałych systemów. Przy okazji pojawiają się głosy, by punkt logowania był jeden.

Do 10 grudnia br. adwokaci i radcy prawni muszą mieć zarejestrowany adres elektroniczny do e-doręczeń. Mowa  o ustawie o doręczeniach elektronicznych, które są odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Z takiej komunikacji będą korzystać podmioty publiczne, firmy i zawody zaufania publicznego, ale też obywatele - przy czym ci ostatni mogą, ale nie muszą, zakładać skrzynki. Regulacja wchodzi w życie etapami - przykładowo sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować jej przepisy w zakresie doręczania korespondencji od 1 października 2029 r.  To dlatego pisma sądowe nadal będą doręczane przez portal informacyjny sądu. I tu kolejna ważna data - od 14 marca 2024 r.  adwokaci, radcy będą zobowiązani do posiadania konta na portalu informacyjnym sądów. Jak już pisaliśmy - poprzez e-doręczenia będą się kontaktować z administracją publiczną i podatkową, pisma sądowe będą otrzymywać przez portal informacyjny sądów, a w przypadku sądów administracyjnych - na elektroniczną skrzynkę podawczą (trzeci system).

Czytaj: Trzy systemy, co najmniej dwa konta - e-doręczenia to dla prawników ból głowy >>

----------------------------------------------
Zastanawiasz się, jak e-doręczenia wpłyną na Twoją pracę jako radcy prawnego czy adwokata? Przeczytaj artykuł i poznaj opinie ekspertów: Zmiany w e-doręczeniach z perspektywy sądów, radców prawnych i adwokatów >
----------------------------------------------

Może być ciężko, zasadny były jeden punkt logowania

Prof. Rafał Stankiewicz, szef Ośrodka Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych, zaznacza, że technologicznie to są dwa odrębne systemy, które obsługują diametralnie różne obszary.

- Ponadto, to nie są jedyne systemy, w których są realizowane doręczenia elektroniczne adresowane do radców prawnych, bo równolegle przecież funkcjonują sądowe systemy teleinformatyczne obsługujące KRS, KRZ, czy też EPU, a administracja publiczna w komunikacji elektronicznej wykorzystuje ePUAP. Zatem tych systemów było i jest więcej niż jeden. Na pewno nie jest to sytuacja wygodna dla adresata, który musi obsługiwać więcej niż jedną skrzynkę odbiorczą, ale nie jest to też żadne novum dla radców prawnych. Tym niemniej, tak istotna jest rola szkoleń, aby uczulić członków naszego samorządu, by tak jak "weszło im w krew" sprawdzanie skrzynki pocztowej, tak teraz regularnie sprawdzali skrzynki doręczeniowe w różnych systemach - mówi.

Dodaje, że na pewno docelowo radcowie powinni mieć jeden punkt logowania, który umożliwiłby kumulację wszystkich usług podmiotów publicznych w jednym miejscu. - Obecnie możliwe jest to w niepełnym zakresie lub przy wykorzystaniu dostawców komercyjnych systemów wspierających pracę kancelarii - wskazuje.

Profesor zaznacza też, że na tę chwilę w samorządzie było testowane zakładanie konta do e-doręczeń, ale z perspektywy osób fizycznych. - Na tym etapie proces ten wydaje się intuicyjny. Kolejnym krokiem będzie testowanie systemu e-doręczeń z perspektywy samorządu. Największym wyzwaniem jest dotarcie z materiałami szkoleniowymi do radców prawnych, którzy dotychczas albo nie korzystali w ogóle, albo korzystali w niewielkim zakresie z takich rozwiązań. W takich sytuacjach równie dużym wyzwaniem jest pokonanie przez każdego radcę pewnej bariery technologicznej. Dlatego tak ważny jest ten aspekt szkoleniowy - podkreśla.

Cyberbezpieczeństwo? Będą zalecenia

Prof. Stankiewicz dodaje, że kampania informacyjna dla radców ruszy niebawem. - Nie jest to pierwszy duży system, który dotyczy wykonywania zawodu i w KIRP mamy już w tym zakresie wypracowane mechanizmy. Ważnym sprawdzianem było dla nas EPU, z czasem coraz więcej obszarów komunikacji z podmiotami publicznymi uległo digitalizacji, więc wiemy, jak przygotować środowisko radców prawnych na zmiany - dodaje.

Wskazuje, że będą zalecenia np. dotyczące ochrony tajemnicy zawodowej przy korzystaniu z tych systemów. - Już wkrótce opublikujemy pierwsze rozbudowane opracowania w tym zakresie - zapewnia.

Także Paulina Rzeszut, adwokat (Kancelaria Adwokacka Adwokat Paulina Rzeszut w Chorzowie), wicedyrektor Instytutu LegalTech NRA, zapewnia, że NRA jest w stałym kontakcie z Pocztą Polską, która jest dostawcą usługi. - Odbyły się już pierwsze spotkania dotyczące wprowadzenia e doręczeń w ramach pracy adwokatów. Przygotowywane są szkolenia oraz materiały edukacyjne, które mają na celu nauczenie adwokatów zakładania adresów do doręczeń elektronicznych oraz przygotowywane są szkolenia i materiały dotyczące obsługiwania, poruszania się, wysyłania i odbierania korespondencji ze skrzynek do doręczeń elektronicznych. Należy wyraźnie zaznaczyć, że e-doręczenia to nie jest e-mail. Nadanie adresu do doręczeń elektronicznych związane jest z weryfikacją użytkowania. Uwierzytelnienie usługi jest przy pomocy środka identyfikacji elektronicznej np. profilem zaufanym - mówi.

Pytana o cyberbezpieczeństwo dodaje, że na dostawcy usługi ciąży wiele obowiązków z tym związanych. - Usługę zaufania obowiązują restrykcyjne normy europejskie ETSI- Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych – niezależny instytut standaryzacyjny, które m.in. odpowiadają za bezpieczeństwo świadczonej usługi. Nadto usługi muszą być zgodne m.in. z europejskim rozporządzaniem eIDAS - podkreśla.

Adres już można zakładać

Mec. Rzeszut dodaje, że już teraz można założyć adres do e-Doręczeń.

- Jednak samo założenie adresu nie włącza podmiotu do systemu e-doręczeń. Adres trzeba jeszcze aktywować. Na dzień 10 grudnia wszystkie podmioty, które są zobowiązane do korzystania z e-doręczeń według harmonogramu, muszą mieć aktywną skrzynkę do e-doręczeń - wskazuje.

Z kolei Biuro Komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji zapewnia, że Centralny Ośrodek Informatyki udostępnia środowisko testowe, do którego każdy podmiot może uzyskać dostęp po złożeniu wniosku.

- Środowisko pozwala na testową integrację systemu do obsługi kancelaryjnej stosowanego w jednostce oraz do testowania aplikacji e-doręczenia dostępnej z przeglądarki (jeśli podmiot nie posiada systemu kancelaryjnego). Testy nie wymagają założenia produkcyjnego adresu do doręczeń. Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt. 1-8 zawody zaufania wskazane w niniejszych przepisach, są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych. Zgodnie z art. 166 pkt. 5, obowiązek ten wchodzi w życie w dniu wskazanym w komunikacie ministra wydanym na podstawie art. 155 ust 10, tj. 10 grudnia 2023 r. Jest to obowiązek ustawowy. Oznacza to, że od 10 grudnia podmioty te będą odbierać korespondencję od podmiotów publicznych, które mają już obowiązek doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pośrednictwem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego - wskazuje.

------------------------------------
E-doręczenia to temat, który nie ominie Twojej kancelarii. Przeczytaj artykuł i przygotuj się na zmiany: Zmiany w e-doręczeniach z perspektywy sądów, radców prawnych i adwokatów >
------------------------------------  

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.