Mowa oczywiście o ustawie o doręczeniach elektronicznych, które są odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Z takiej komunikacji będą korzystać podmioty publiczne, firmy i zawody zaufania publicznego, ale też obywatele - przy czym ci ostatni mogą, ale nie muszą, zakładać skrzynki. Regulacja wchodzi w życie etapami - przykładowo sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować jej przepisy w zakresie doręczania korespondencji od 1 października 2029 r. To dlatego pisma sądowe nadal będą doręczane przez portal informacyjny sądu.  

Tu warto przypomnieć, że od 10 grudnia adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego muszą mieć:

  • adwokat wykonujący zawód,
  • radca prawny wykonujący zawód;
  • doradca podatkowy wykonujący zawód;
  • doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
  • rzecznik patentowy wykonujący zawód;
  • notariusz wykonujący zawód;
  • radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.

------------------------------------
E-doręczenia już wkrótce będą obowiązkowe dla zawodów zaufania publicznego. Dowiedz się, jakie zmiany niosą ze sobą dla Twojej kancelarii. Przeczytaj artykuł: Zmiany w e-doręczeniach z perspektywy sądów, radców prawnych i adwokatów
------------------------------------

 

Trzy systemy do e-komunikacji i co najmniej dwa konta

To jak będzie działać system, w praktyce budzi duże wątpliwości. Są i tacy prawnicy, którzy nie wierzą, że przepisy zaczną obowiązywać od 10 grudnia br. tym bardziej, że terminy był już przesuwane  - najpierw adres do doręczeń elektronicznych miał obowiązywać od października 2021 r., potem od 5 lipca 2022 r. Sama ustawa została uchwalona w listopadzie 2020 r.

Czytaj: Pozew jak przelew przez internet? PiS obiecuje pełną cyfryzację sądów w 7 lat >>

Jak to będzie wyglądać w praktyce? Jak mówi dr hab. Grzegorz Sibiga, profesor w Instytucie Nauk Prawnych Polskiej Akademii Nauk, adwokat, partner w kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy, jeśli nie będzie kolejnego przesunięcia, po 10 grudnia m.in. adwokaci i radcowie prawni, chcąc załatwić sprawę elektronicznie, będę musieli działać w trzech różnych systemach i posiadać trzy różne mechanizmy doręczenia.

- Do 10 grudnia muszą mieć zarejestrowany adres elektroniczny do e-doręczeń, żeby na niego przyjmować i z niego wnosić pisma. Chodzi o kontakt z administracją i z organami podatkowymi. Adwokat, radca prawny - podkreślam - będzie musiał mieć ten adres do przyjmowania doręczeń ze strony organów administracji publicznej i podatkowych, będzie też mógł składać w ten sposób podania do organów administracji publicznej, ale tu nie ma obligu. Od 14 marca 2024 r. wchodzą w życie przepisy, zgodnie z którymi adwokaci i racy muszą mieć zarejestrowane konto na portalu informacyjnym sądów. Przy czym - co warto podkreślić, to będzie nadal komunikacja jednostronna, portal informacyjny i obowiązek posiadania tego konta w portalu informacyjnym, związany jest tylko z doręczeniami adwokatowi czy radcy prawnemu korespondencji sądowej w postępowaniu cywilnym i karnym, nie ma możliwości komunikacji w drugą stronę, ani pomiędzy pełnomocnikami - zaznacza profesor. Dodaje, że adres do e-doręczeń, podobnie jak konto w portalu informacyjnym sądów, adwokaci i radcy będą musieli mieć, nawet jeśli uznają, że go nie potrzebują, bo nie mają kontaktu z organami administracji publicznej, albo nie są pełnomocnikami w sprawach cywilnych ani karnych.

Brzmi skomplikowanie? To nie wszystko. - Do tego dochodzi postępowanie przed sądami administracyjnymi. W tym przypadku pozostaje zupełnie inny mechanizm - doręczanie na elektroniczną skrzynkę podawczą, czyli to co dotąd obowiązywało. Można więc sądowi administracyjnemu doręczać tylko na jego skrzynkę podawczą i w drugą stronę - sąd administracyjny też tak doręcza - na elektroniczną skrzynkę podawczą innych organów administracji, a w przypadku pełnomocników na wskazany adres elektroniczny do doręczeń, najczęściej konto na e-PUAP. Jest to inny mechanizm i różni się od tego dotyczącego organów administracji publicznej i podatkowej, bo nie jest obligatoryjny. Przed sądem administracyjnym pełnomocnik może sobie wybrać drogę tradycyjną – papierową, albo wybiera elektroniczną skrzynkę podawczą - mówi mec. Sibiga.

I dodaje, że ten system e-komunikacji z sądami administracyjnymi jest jeszcze bardziej zagmatwany. - Pierwsze pismo procesowe, skarga na organ administracji publicznej i organ podatkowy musi być wniesiona za pośrednictwem tego organu - administracji lub podatkowego, na który się skarżymy. I - uwaga - za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej. Innymi słowy organy administracji publicznej i podatkowe od 10 grudnia będą przyjmować w dwóch trybach - adresu elektronicznego do doręczeń, bo muszą, ale jeżeli sprawa idzie do sądu administracyjnego - za ich pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – dodaje mecenas.

Czytaj: E-rozprawy i e-doręczenia na stałe, przepadek auta pijanego i mocniejszy Prokurator Krajowy >>

Czas na e-apelację - NRA postuluje poprawki do zmian dotyczących e-doręczeń >>

 

Pismo z sądu przez portal, a między pełnomocnikami?

Duże obawy adwokatów i radców związane są z tym jak będą otrzymywać pisma z sądów. - To o czym trzeba pamiętać - portal informacyjny sądów powszechnych to portal informacyjny, a ustawa o doręczeniach nie jest stosowana - co zresztą z niej wynika - jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów, czyli takich jak portal informacyjny sądów - wyjaśnia Przemysław Rosati, prezes NRA.

Wtóruje mu sędzia Wojciech Łukowski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu, zastępca koordynatora krajowego ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego. - Ustawa o e-doręczenia w tym momencie nie dotyczy postępowań cywilnych i karnych, bo jest w niej wyraźne wskazanie, że ma to objąć sądy od 2029 r. E-doręczenia pism sądowych będą więc następowały przez portal informacyjny sądów - obecnie na podstawie przepisów przejściowych, a za pół roku (od 14 marca 2024 r.) już na podstawie nowelizacji procedury cywilnej i karnej - mówi.

Co w takim razem z wzajemnymi doręczeniami pełnomocników? - Żałujemy, że nie udało się wprowadzić wzajemnych doręczeń pełnomocników poprzez portal. To byłoby oszczędnością kosztów i czasu dla pełnomocników, którzy teraz muszą wysyłać takie pisma pocztą, a z drugiej strony ograniczałoby wykorzystywanie meandrów procesowych do wydłużania postępowań i przede wszystkim - z punktu widzenia sądów - budowałoby zasób akt elektronicznych na przyszłość. Bo tu nie chodzi nawet o kwestie drukowania, ale największym problemem jest przetworzenie papieru, który nadal wpływa do sądów, na postać elektroniczną - mówi sędzia Łukowski. A prezes Rosati dodaje, że dopóki system informatyczny - portal informacyjny sądów - w swoich ramach  nie przewiduje możliwości wzajemnego dostarczania pism przez pełnomocników, to takie doręczenie będzie możliwe na podstawie ustawy o e-doręczeniach. - Jeśli przepisy ustaw procesowych i funkcjonalność portalu informacyjnego sądów zmienią się w tym zakresie, to dopiero wówczas wyłączy to stosowanie przepisów o e-doręczeniach. Czyli jeśli mamy doręczenie korespondencji sądowej w trybie procesowym, to właściwy jest portal informacyjny sądów powszechnych. Jeżeli mamy doręczenie między pełnomocnikami, to właściwe są doręczenia elektronicznie. Pozew składać będziemy nadal fizycznie, bo procedura tego nie zmienia, tzn. przepisy procesowe nie pozwalają na wnoszenie pozwu drogą elektroniczną. E-doręczenia tak naprawdę w niewielkim zakresie przeniosą nas z epoki papieru do epoki zdigitalizowanych dokumentów - podsumowuje prezes NRA.

 

Kancelarie liczą koszty, w samorządach trwa przygotowanie

Profesor Sibiga zwraca uwagę na jeszcze jedną kwestie związaną z trzema systemami e-komunikacji. - W przypadku dużych kancelarii będzie się to wiązać z koniecznością zintegrowania tych mechanizmów z własnym wewnętrznym zarządzaniem dokumentacją. Pewnie w przypadku małych kancelarii będzie wystarczyć sprawdzanie poszczególnych skrzynek, ale w dużych takie podejście będzie się wiązało ze porą komplikacją, więc taka integracja będzie konieczna. Kosztów bezpośrednich z założenia nie ma, ale w mojej ocenie te zmiany wiążą się dla prawników z kosztami pośrednimi - przygotowaniem się, w większych kancelariach - integracją z wewnętrznym systemem zarządzania dokumentacją, funkcjonowaniem w tym skomplikowanym i niejednolitym systemie - mówi.

Do zmian przygotowują się też samorządy. - NRA jest w stałym kontakcie z Pocztą Polską, która jest dostawcą usługi. Odbyły się już pierwsze spotkania dotyczące wprowadzenia e-doręczeń w ramach pracy adwokatów. Przygotowywane są szkolenia oraz materiały edukacyjne, które mają na celu nauczenie adwokatów zakładania adresów do doręczeń elektronicznych oraz przygotowywane są szkolenia i materiały dotyczące obsługiwania, poruszania się, wysyłania i odbierania korespondencji ze skrzynek do doręczeń elektronicznych - mówi Paulina Rzeszut, adwokat (Kancelaria Adwokacka Adwokat Paulina Rzeszut w Chorzowie), wicedyrektor Instytutu LegalTech NRA. Dodaje, że e-doręczenia to nie jest e-mail. - Nadanie adresu do doręczeń elektronicznych związane jest z weryfikacją użytkowania. Uwierzytelnienie usługi jest przy pomocy środka identyfikacji elektronicznej np. profilem zaufanym - informuje.

Dodaje, że już teraz można założyć adres do e-doręczeń. - Jednak samo założenie adresu nie włącza podmiotu do systemu. Adres trzeba jeszcze aktywować. Na dzień 10 grudnia wszystkie podmioty, które są zobowiązane do korzystania z e-doręczeń według harmonogramu, muszą mieć aktywną skrzynkę do e-doręczeń - zaznacza.

Radcy prawni szykują się testowania systemu z perspektywy samorządu. - Na tę chwilę testowaliśmy zakładanie konta z perspektywy osób fizycznych. Na tym etapie proces ten wydaje się intuicyjny. Kolejnym krokiem będzie testowanie systemu e-doręczeń z perspektywy samorządu. Największym wyzwaniem jest dotarcie z materiałami szkoleniowymi do radców prawnych, którzy dotychczas albo nie korzystali w ogóle, albo korzystali w niewielkim zakresie z takich rozwiązań. W takich sytuacjach równie dużym wyzwaniem jest pokonanie przez każdego radcę pewnej bariery technologicznej. Dlatego tak ważny jest ten aspekt szkoleniowy - mówi Prof. Rafał Stankiewicz, szef Ośrodka Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych.

 

Odpowiedzialność? Z przepisów nie wynika, ale...

Co z ewentualną odpowiedzialnością za niewdrożenie e-doręczeń? Prof. Sibiga zwraca uwagę, że same przepisy nie formułują żadnej odpowiedzialności za nie założenie skrzynki i adresu elektronicznego do doręczeń. - Już teraz trwa dyskusja w samorządach, czy będzie to delikt dyscyplinarny. Według jednej wersji tak, ponieważ to prawny obowiązek, Według drugiej -  tylko wtedy gdyby to wpłynęło niekorzystnie na sytuację reprezentowanego klienta - wskazuje.

Prof. Rafał Stankiewicz podkreśla, że ustawy regulujące działanie poszczególnych zawodów prawniczych zawierają odpowiednie przepisy, które wymagają posiadania od ich członków adresów do doręczeń elektronicznych, wpisanych do bazy adresów elektronicznych. - Dla przykładu, w ustawie o radcach prawnych jest to art. 22[10]. Niewywiązanie się z nałożonych obowiązków pociągnie za sobą konsekwencje przewidziane w poszczególnych ustawach korporacyjnych - zaznacza.

------------------------------------------
E-doręczenia to nie tylko nowe przepisy, ale także szansa na usprawnienie pracy Twojej kancelarii. Sprawdź, jakie korzyści niosą ze sobą w praktyce e-doręczenia: . Przeczytaj artykuł: Zmiany w e-doręczeniach z perspektywy sądów, radców prawnych i adwokatów
------------------------------------------

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.