E-doręczenie to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru wprowadzony ustawą o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie 5 października 2021   Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mają móc korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Minister cyfryzacji wydał komunikat, zgodnie z którym do 10 grudnia 2023 r. podmioty objęte ustawą muszą wdrożyć rozwiązania techniczne i organizacyjne niezbędne do uruchomienia systemu e-Doręczeń. To:

Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy

  • Organy władzy publicznej inne niż wymienione w ust.1. punkcie 1. Ustawy o doręczeniach elektronicznych, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
  • Narodowy Fundusz Zdrowia
  • Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe

---------------------------------------------------------
E-doręczenia to nowe wyzwanie dla administracji publicznej. Przeczytaj artykuł i przygotuj się na zmiany w przepisach! E-doręczenia w administracji publicznej >
---------------------------------------------------------

Ministerstwo cyfryzacji zachęca do testów

Obowiązek włączenia instytucji do Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych oznacza, że od daty określonej w harmonogramie:

  • instytucja musi mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE) zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych (BAE)
  • korespondencja między zobowiązanymi podmiotami oraz obywatelami i innymi podmiotami musi odbywać się za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. 

Aby ułatwić dołączenie do Krajowego System Doręczeń Elektronicznych Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do przetestowania rozwiązania już dziś. Jeśli instytucja:

  • ma system klasy EZD – może skorzystać ze środowiska testowego; pozwoli ono przetestować integrację elektronicznego zarządzania dokumentacją z systemem e-Doręczeń i wprowadzić niezbędne zmiany
  • nie ma systemu klasy EZD – może korzystać z testowej aplikacji e Doręczeń. 

Testy nie są obowiązkowe, ale pozwolą dostosować się do nowego systemu. Do testowania usługi na środowisku integracyjnym nie jest potrzebny docelowy adres do doręczeń elektronicznych (ADE). 

- Przygotowane środowiska testowe pozwolą przeanalizować każdy etap procesu: od wnioskowania o adres po wysyłkę i odbiór konkretnych (testowych) wiadomości. Testy umożliwią także przeszkolenie osób obsługujących doręczenia elektroniczne w Państwa instytucji. Będą także okazją do przeglądu wewnętrznych instrukcji i procedur oraz ewentualnych zmian – zachęca Ministerstwo Cyfryzacji.

Przeczytaj także: Wydanie decyzji administracyjnej to nie to samo, co jej przekazanie adresatowi

 

E-doręczenia usprawnią obieg dokumentów

Ministerstwo Cyfryzacji przekonuje, że rejestrowane doręczenia elektroniczne zapewniają:

  • prawidłową, zweryfikowaną identyfikację nadawcy i odbiorcy przesyłki,
  • integralność przesyłki,
  • automatyczne generowanie prawnie ważnych dowodów nadania i doręczenia dokumentów elektronicznych,
  • skuteczną komunikację z obywatelami i firmami – niezależnie o tego, czy znajdują się pod swoim stałym adresem,
  • usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów, w efekcie prostszą obsługę kancelaryjną i jednolity nadzór nad obiegiem dokumentów.

---------------------------------------------------------
Sprawdź, jakie podmioty publiczne obejmie obowiązek stosowania e-doręczeń już od 10 grudnia 2023 r. i przeczytaj, jak je wdrożyć: E-doręczenia w administracji publicznej >
---------------------------------------------------------