Jednym z głównych zadań projektu nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest harmonizacja tradycyjnego - papierowego i elektronicznego - systemu kancelaryjnego występujących w administracji Archiwów Państwowych.
Więcej: Rząd przygotowuje nowelizację ustawy o archiwach elektronicznych>>>
Obecnie archiwizację dokumentów reguluje ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tzw. ustawa archiwalna oraz znowelizowana w 2010 r. ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Ustawa archiwalna dotyczy sposobu postępowania władz państwowych i samorządowych z dokumentami papierowymi i elektronicznymi oraz określa metody ich przechowywania. Z kolei ustawa o informatyzacji wprowadziła nowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi oraz dała podstawę do funkcjonowania elektronicznej administracji.
Jak podkreśla Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, które przygotowało projekt nowelizacji, obowiązywanie obu ustaw powoduje konieczność harmonizacji przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną. Podczas procesu archiwizowania następuje bowiem przenikanie się obu rodzajów dokumentacji. Nowelizacja ustawy ma ułatwić gromadzenie, zarządzanie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumentacją, w przypadku współistnienia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i systemu zarządzania dokumentacją na nośnikach tradycyjnych (szczególnie papierowych).
- Rok 2015 będzie ostatnim rokiem na przygotowanie Archiwów Państwowych do przejmowania dokumentów elektronicznych. Tysiące instytucji będzie bowiem miało prawo przekazywać nam materiały archiwalne właśnie w tej postaci. Elektroniczne kopie dokumentów archiwalnych będą przejmowane, a następnie przechowywane i udostępniane w systemie teleinformatycznym o nazwie Archiwum Dokumentu Elektronicznego, który mamy nadzieję rozbudowywać w ramach programu Polska Cyfrowa - mówi naczelny dyrektor Archiwów Państwowych Władysław Stępniak. I dodaje, że najbliższy rok archiwa maja na sfinalizowanie ważnych prac przygotowawczych w rozwoju infrastruktury i kształtowania narzędzi zarządzania dokumentem elektronicznym.
- Tu współpracować musimy poprzez stosowane rozwiązania czy instrukcje z administracją państwową i innymi instytucjami wytwarzającymi materiały archiwalne – relacjonuje Stępniak. W sumie Archiwa współpracują z blisko 100 tys. urzędów i instytucji w zakresie zarządzania dokumentacją.
Jak zaznaczył dyrektor, ważną kwestią jest równoległe funkcjonowanie kancelarii papierowej i elektronicznej. - Przepisy i przyzwyczajenia jednak bardziej preferują zachowawczą formę papierową. Stąd znaczenia nabiera procedowana w Sejmie nowelizacja ustawy o archiwach zawierająca regulacje zachęcające tych, którzy idą z postępem. Tworzymy także infrastrukturę do poszerzenia naszych technologicznych możliwości udostępniania online materiałów archiwalnych wytworzonych w postaci tradycyjnej i poddanych digitalizacji - wyjaśnił. (ks/pap)