Ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczenia strat w środkach obrotowych (np. towarach handlowych) w wyniku pożaru do kosztów uzyskania przychodów. Straty te muszą być niezawinione przez podatnika i właściwie udokumentowane. Wyjaśnijmy, że towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym.
Czytaj również: Czy przedsiębiorca oszukany przez hakera odliczy straty >>
Warunki odliczenia straty
W kosztach uzyskania przychodów można uwzględnić jedynie te straty w towarach handlowych, które wystąpiły na skutek zdarzeń:
- zwyczajnych, które nie były zawinione przez przedsiębiorcę (lub jego pracowników) i nie są następstwem niedbalstwa podatnika oraz nie dotyczą naruszenia przepisów lub braku nadzoru (np. np. utrata ważności do spożycia, upływ terminy przydatności, zepsucie),
- nadzwyczajnych, czyli takich, których nie można przewidzieć i występują bez względu na działania podjęte przez przedsiębiorcę i zachowanie przez niego należytej staranności (np. powodzi, kradzieży, pożaru) - są one od niego niezależne i nie można ich uniknąć.
Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:
- całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
- okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
- udokumentowania straty oraz
- podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.
Uwaga: Aby strata mogła zostać uznana za niezawinioną, przedsiębiorca powinien dołożyć wszelkich starań, aby towary były odpowiednio zabezpieczone (np. właściwe przechowywanie, ochrona obiektu, alarmy przeciwpożarowe).
Konieczny protokół strat
Na okoliczność wystąpienia strat w towarach handlowych w wyniku np. pożaru podatnik powinien sporządzić protokół. Prawidłowe udokumentowanie poniesionej straty jest bowiem jednym z podstawowych warunków zaliczenia jej wartości do kosztów uzyskania przychodów. Aby protokół strat mógł być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, powinien zawierać co najmniej dane wskazane w par. 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, tj.:
- określenie wystawcy protokołu,
- wskazanie rodzaju utraconych towarów, ich ilości oraz wartości,
- przyczynę powstania straty,
- datę sporządzenia protokołu oraz likwidacji zniszczonych towarów,
- podpisy osób uprawnionych.
Dowód księgowy będący podstawą zapisów w PKPiR - WZÓR DOKUMENTU w LEX >
Moment potrącenia straty
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą ujmować koszty uzyskania przychodów na dwa sposoby. Decyzje w tym zakresie podejmuje podatnik. Według pierwszej metody określonej jako metoda kasowa lub uproszczona (art. 22 ust. 4 ustawy o PIT) koszty uzyskania przychodów są potrącalne zasadniczo w dacie poniesienia.
Z kolei według drugiej metody określanej jako metoda memoriałowa (art. 22 ust. 5-5c w zw. z ust. 6 ustawy o PIT) koszty uzyskania przychodów dzieli się na:
- koszty bezpośrednio związane z przychodami (zwane dalej kosztami bezpośrednimi), czyli takie, które można powiązać z konkretnymi przychodami osiąganymi w ramach prowadzonej działalności, oraz
- koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (zwane dalej kosztami pośrednimi), które nie wykazują związku z konkretnymi przychodami tylko z ogólnym funkcjonowaniem firmy (np. koszty ubezpieczenia majątku firmowego, opłaty za najem lub leasing, koszty energii, używania samochodów itp.).
Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej - PROCEDURA w LEX - krok po kroku >
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, poza przepisami ustawy o PIT, muszą uwzględniać także regulacje wynikające z rozporządzenia, m.in. w zakresie terminów ujmowania poszczególnych kategorii kosztów we właściwych kolumnach księgi.
Należy tutaj zauważyć, że przepisy rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie różnicują terminu ujęcia kosztów uzyskania przychodów z tytułu zakupu towarów handlowych w księdze w zależności od stosowanej przez podatników metody potrącalności kosztów.
Koszty zakupu towarów handlowych, bez względu na stosowaną zasadę potrącalności, podatnicy są obowiązani ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, co do zasady, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. Ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powoduje, że te z nich, które nie zostaną sprzedane, są uwzględniane w kosztach na etapie ustalania dochodu za dany miesiąc. Natomiast są one wyłączane z tych kosztów poprzez różnice remanentowe. Jeżeli więc podatnicy, stosujący metodę memoriałową rozliczania kosztów podatkowych, przy ustalaniu podstawy obliczenia zaliczki na podatek PIT, nie chcą uwzględniać kosztów towarów handlowych, które nie są związane z przychodami danego okresu rozliczeniowego, to na koniec każdego miesiąca powinni sporządzać spis z natury. Wtedy dochód ustalony na podstawie zapisów dokonanych w podatkowej księdze będą mogli korygować o tzw. różnice remanentowe (por. art. 44 ust. 2 w związku z art. 24 ust. 2 ustawy o PIT).
Zobacz w LEX: Dokumentowanie zapisów w PKPiR >
Jak ująć stratę w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
Zakup towarów handlowych ujmuje się w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
W przypadku poniesienia straty w towarach handlowych przedsiębiorca powinien zmniejszyć kwotę kosztów ujętą uprzednio w kolumnie 10 księgi podatkowej. Zatem wartość straty, w dacie jej poniesienia, trzeba wpisać do księgi ze znakiem minus lub na czerwono w kolumnie 10 (zob. par. 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Uwaga: Jeżeli strata dotyczyła towarów, których nabycie wiązało się z poniesieniem kosztów ubocznych ujętych w kolumnie 11 księgi, to ich wartość również trzeba wyksięgować z tej kolumny.
W sytuacji, gdy powstała strata w towarach handlowych jest wynikiem zaniedbań podatnika lub jego nieracjonalnego działania i wystąpiła, ponieważ nie dochował on należytej staranności, nie dokonuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zapisów związanych z ujęciem straty w kosztach uzyskania przychodów. Wówczas straty nie można uwzględnić w rozrachunku podatkowym.
Natomiast w przypadku, gdy strata nie została zawiniona przez podatnika i można zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów, jej kwotę ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
Zatem wartość utraconych towarów, które zostały ujęte w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w momencie właściwego udokumentowania ich straty należy przeksięgować do kolumny 13 prowadzonej księgi przychodów i rozchodów. W ten sposób wartość tych towarów nie powiększy wartości remanentu sporządzanego na koniec roku podatkowego i w konsekwencji będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Czytaj w LEX: Ewidencja zdarzeń losowych na przykładach>
Jak rozliczyć odszkodowanie od ubezpieczyciela
Przedsiębiorcy poszkodowani w wyniku pożaru muszą także pamiętać, że jeżeli zniszczone w wyniku pożaru były objęte ubezpieczeniem, to otrzymane od firmy ubezpieczeniowej odszkodowanie za zniszczony w wyniku pożaru towar handlowy stanowi dla przedsiębiorcy przychód z działalności gospodarczej.
Stosownie bowiem do art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT, przychodem z działalności gospodarczej są również otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.
W przypadku odszkodowań za straty w środkach obrotowych (np. towarach handlowych) przychód powstaje w dacie jego otrzymania zgodnie z art. 14 ust. 1i ustawy o PIT.
Należy tutaj wskazać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych, z wyjątkiem odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane zgodnie z art. 27 ust. 1 lub art. 30c ustawy o PIT.
Kwotę otrzymanego od firmy ubezpieczeniowej odszkodowania za zniszczone w wyniku pożaru towary ujmuje się w księdze w kolumnie 8 "Pozostałe przychody", która jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika.
Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów są dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody (par. 22 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Czytaj w LEX: Zagubienie, zniszczenie i inne przyczyny braku faktury – praktyczne wskazówki na gruncie podatków i rachunkowości >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
