Aby złożyć sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego, trzeba skorzystać z Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Jest on dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Problem jednak w tym, że system nie działa prawidłowo. Eksperci zwracają nawet uwagę, że działa on niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
System RDF jako pierwszy dzień roku obrotowego uznaje datę rejestracji w KRS, co jest zasadne jedynie dla spółek osobowych, bo ich formalny byt rozpoczyna się od daty rejestracji w KRS. W praktyce oznacza to, że wszystkie nowe spółki kapitałowe, aby przejść przez system RDF zmuszone są zadeklarować nieprawdę w pierwszych sprawozdaniach rocznych.
Czytaj w LEX: E-sprawozdania finansowe - jak uniknąć błędów? >
Problem istotny zwłaszcza dla spółek komandytowych przekształconych w jawne
Problem dotyczy przede wszystkim (chociaż nie tylko) składania sprawozdań z wydłużonym rokiem obrotowym (1 stycznia 2020 – 30 kwietnia 2021) oraz przekształcenia spółek komandytowych w jawne. Jeżeli spółka skorzystała z wydłużonego roku, to miała prawo sporządzić i złożyć sprawozdanie do końca października 2021. Jednakże system RDF albo nie przepuszcza takich sprawozdań za takie okresy, albo przepuszcza, jednak firmy na skrzynkę mailową otrzymują jedynie powiadomienie o rejestracji zgłoszenia. Brak natomiast potwierdzenia o umieszczeniu dokumentów oraz umieszczeniu wzmianki w KRS.
Zobacz procedury w LEX:
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną - cz. 1A faza menedżerska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną – cz. 1C faza menedżerska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną – cz. 2A faza właścicielska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną - cz. 2B faza właścicielska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia >
Potwierdza to Agnieszka Czernik, doradca podatkowy. - Dodatkowo, jeżeli spółka przekształciła się ze spółki komandytową w jawną, to złożenie sprawozdania za okres od 1 stycznia 2020 r. do 30 kwietnia 2021 r. w ogóle nie jest możliwe. Są tu dwa powody - stare numery KRS system wykasował, przez co nie można wejść i złożyć tego sprawozdania pod poprzednim numerem KRS. Sprawozdania nie można także złożyć pod nowym numerem KRS, ponieważ pojawia się komunikat o niemożności złożenia sprawozdania obejmującego ten okres, gdyż spółka jeszcze nie istniała – zaznacza.
Problematyczne składanie sprawozdań finansowych
Jak się jednak okazuje, problem ze składaniem sprawozdań finansowych podmiotów przekształcanych i nowo powstałych występuje od momentu wprowadzenia sprawozdań elektronicznych w postaci ustrukturyzowanej XML tj. 1 października 2018 r.
Zgodnie z wymogami art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe otwiera się z określonymi w ustawie o rachunkowości na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. W przypadku spółek kapitałowych jest to dzień zawarcia umowy spółki. W umowie spółki strony oświadczają, że kapitał został opłacony częściowo lub w całości, czyli występuje pierwsze zdarzenie gospodarcze.
- Natomiast system RDF jako pierwszy dzień roku obrotowego uznaje datę rejestracji w KRS, co jest zasadne jedynie dla spółek osobowych, bo ich formalny byt rozpoczyna się od daty rejestracji w KRS. Oznacza to w praktyce, że wszystkie nowe spółki kapitałowe, aby przejść przez system RDF zmuszone są zadeklarować nieprawdę w pierwszych sprawozdaniach rocznych. Dostosowując się do informacji w RDF, jako pierwszy dzień otwarcia ksiąg wpisują daty jakie wymusza KRS – zauważa dr Monika Król-Stępień, biegły rewident, partner zarządzający w Kancelarii Biegłych Rewidentów Quatro Sp. z o.o. we Wrocławiu i wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, oddział dolnośląski we Wrocławiu.
Ekspertka dodaje jednak, że takie działanie nie jest wystarczające. Firmy muszą bowiem dodatkowo ręcznie skorygować daty w pliku xml (e-sprawozdaniu). Jest to problematyczne zwłaszcza przy sporządzanych generowanych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych, natomiast zaprezentowanie w xml faktycznej daty otwarcia ksiąg nie pozwala złożyć sprawozdania, gdyż system RDF informuje, że daty w pliku xml są niezgodne.
Zdaniem dr Moniki Król-Stępień, wielu przedsiębiorców zgłaszało tę kwestię bezpośrednio za pośrednictwem portalu, jednak od ponad czterech lat problem jest bagatelizowany.
Cena promocyjna: 99 zł
|Cena regularna: 99 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 69.3 zł
Przekształcenie bez zamykania ksiąg także problematyczne
Problematyczne także jest przekształcenie spółek - osobowej w osobową lub kapitałowej w kapitałową - gdzie ustawa o rachunkowości nie wymaga zamknięcia ksiąg. W myśl art. 12 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową. W latach 2000-2021 wiele spółek komandytowych przekształcało się w spółki jawne. Rok obrotowy w tych spółkach powinien trwać 12 miesięcy. Natomiast system KRS zakłada, że spółki dokonają zamknięcia ksiąg i otwarcia na nowo. Jak potwierdza dr Monika Król-Stępień, także w tym zakresie istnieje techniczny problem ze złożeniem rocznych sprawozdań tych podmiotów. Także w tym przypadku jednostki będą musiały potwierdzać nieprawdę, aby „przejść” przez system KRS. Zmiana systemu RDF jest więc konieczna. Jej obecna wersja stoi w sprzeczności z wymogami ustawy o rachunkowości.
Zobacz również:
Biegli rewidenci mają coraz więcej wyzwań >>
Polski Ład wprowadzi nowy rok składkowy i skomplikuje rozliczenia >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
