1. Zakres podmiotowy systemu NIP
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie NIP jest ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) – dalej u.z.e.i.p. Zgodnie z art. 1 u.z.e.i.p. ewidencją objęci są podatnicy, płatnicy podatków, a także płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne.
Powyższe dotyczy także podmiotów zagranicznych. Muszą one więc wystąpić o nadanie NIP, jeżeli:
1) będą płaciły w Polsce któryś z obowiązujących podatków (np. VAT lub CIT),
2) będą wypłacały należności, wobec których będą miały obowiązek rozliczania podatku lub składek ZUS (będą miały status płatnika).
Przykład
Spółka włoska otworzyła w Polsce przedstawicielstwo. Mimo że nie prowadzi ono działalności gospodarczej, ma obowiązek wystąpienia o nadanie NIP, gdyż zatrudnia w Polsce cztery osoby.
Należy przy tym podkreślić, iż obowiązkowi wystąpienia o NIP może podlegać zarówno dany podmiot jako całość (np. niemiecka spółka GmbH, która zatrudniła przedstawicieli handlowych w Polsce), jak i część danego podmiotu (np. zakład, oddział lub przedstawicielstwo).
2. Charakter prawny NIP
NIP jest to niepowtarzalny numer identyfikacji podatkowej pozwalający na szybkie dotarcie do danych danego podmiotu. Stosowany jest przede wszystkim przy załatwianiu spraw urzędowych (szczególnie w zakresie podatków i ZUS), ale także występuje on w obrocie gospodarczym.
Numer identyfikacji podatkowej nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych.
Omawiany numer jest przyznawany osobom fizycznym dożywotnio, a osobom prawnym do momentu ustania ich bytu prawnego. NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem:
1) przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy;
2) przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową.
W przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika decyzja o nadaniu NIP wygasa z mocy prawa, z wyjątkiem przypadków wymienionych powyżej.
NIP w Polsce składa się z 10 cyfr. Organy podatkowe, nadając NIP, robią to według pewnego schematu. Osoby fizyczne otrzymują NIP w układzie 3-3-2-2, czyli xxx-xxx-xx-xx, a pozostałe podmioty w układzie 3-2-2-3, czyli xxx-xx-xx-xxx. Na początku organy podatkowe skrupulatnie zwracały uwagę na właściwy układ cyfr. Obecnie jednak podejście zostało zliberalizowane – ważny jest dziesięciocyfrowy ciąg NIP, a nie jego podział na części. Coraz częściej zresztą NIP podaje się jednym ciągiem (bez kresek rozdzielających), np. na przelewach czy dokumentach ZUS. Powoduje to, że zastosowanie innego podziału cyfr przy zachowaniu ich właściwej kolejności należy potraktować jako błąd nieistotny. Postulowane jest jednak wpisywanie NIP według właściwych układów – dzięki temu unikniemy wątpliwości.
Przykład
Dostawca towaru wpisał na fakturze NIP odbiorcy w układzie xxx-xxx-xx-xx, mimo że nabywca był osobą prawną. Mimo to nabywca będzie miał prawo do odliczenia VAT z tej faktury na zasadach ogólnych, czyli tak, jakby był zachowany właściwy układ cyfr.
Od momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej pojawiło się także pojęcie NIP-u europejskiego (jest to zwykły NIP poprzedzony jedynie literami PL). Stosuje się go w obrocie wewnątrzunijnym (np. przy wspólnotowej dostawie towaru), a żeby go otrzymać, należy wypełnić określone pola na formularzu VAT-R.
3. Właściwość organu
Zgodnie z art. 3-4 u.z.e.i.p. ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych dokonują naczelnicy urzędów skarbowych. W konsekwencji są oni także podmiotem nadającym w drodze decyzji omawiany numer – decyzja ta wydawana jest na formularzu NIP-4.
W sprawach powyższych właściwymi naczelnikami urzędów skarbowych są:
1) dla podatników podatku od towarów i usług niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku – naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług;
2) dla jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności;
3) dla pozostałych podatników:
a) będących podatnikami podatku dochodowego – naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku,
b) niebędących podatnikami podatku dochodowego – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce – naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście;
4) dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych, niebędących jednocześnie podatnikami, o których mowa w pkt 1-3 – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
Powyższe oznacza, iż w przypadku, gdy podmiot zagraniczny nabędzie podmiotowość w Polsce, powinien dokonać zgłoszenia według miejsca siedziby w Polsce (np. siedziby oddziału). W innych wypadkach właściwość organu podatkowego ustala się w sposób szczególny – co do zasady będzie to naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
Urzędy skarbowe podległe naczelnikowi ustalonemu według powyższych zasad gromadzą i przechowują dokumentację związaną z ewidencją NIP. Jednocześnie jednak utworzona została Krajowa Ewidencja Podatników – prowadzi ją minister właściwy do spraw finansów publicznych (Minister Finansów), a naczelnicy urzędów skarbowych przesyłają jej dane zawarte w dokumentacji NIP.
Krajowa Ewidencja Podatników służy:
1) gromadzeniu i weryfikacji danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników;
2) porównaniu danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników z innymi rejestrami urzędowymi w celu ustalenia podatników, którzy naruszyli przepisy ustawy.
O ile sam NIP jest jawny, to dane zawarte w dokumentacji są objęte tajemnicą skarbową. Dane te udostępnia się wyłącznie podmiotom uprawnionym (np. sądom, prokuratorom czy organom podatkowym).
4. Zgłoszenie identyfikacyjne
W celu uzyskania NIP konieczne jest dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego. Osoby fizyczne używają w tym celu NIP-1 lub EDG-1 (gdy dokonują zgłoszenia poprzez gminę przy rejestracji działalności gospodarczej), a gdy nie prowadzą działalności gospodarczej – NIP-3. Pozostałe podmioty (w tym spółki osobowe i kapitałowe) dokonują natomiast zgłoszenia na formularzu NIP-2.
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie NIP jest ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) – dalej u.z.e.i.p. Zgodnie z art. 1 u.z.e.i.p. ewidencją objęci są podatnicy, płatnicy podatków, a także płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne.
Powyższe dotyczy także podmiotów zagranicznych. Muszą one więc wystąpić o nadanie NIP, jeżeli:
1) będą płaciły w Polsce któryś z obowiązujących podatków (np. VAT lub CIT),
2) będą wypłacały należności, wobec których będą miały obowiązek rozliczania podatku lub składek ZUS (będą miały status płatnika).
Przykład
Spółka włoska otworzyła w Polsce przedstawicielstwo. Mimo że nie prowadzi ono działalności gospodarczej, ma obowiązek wystąpienia o nadanie NIP, gdyż zatrudnia w Polsce cztery osoby.
Należy przy tym podkreślić, iż obowiązkowi wystąpienia o NIP może podlegać zarówno dany podmiot jako całość (np. niemiecka spółka GmbH, która zatrudniła przedstawicieli handlowych w Polsce), jak i część danego podmiotu (np. zakład, oddział lub przedstawicielstwo).
2. Charakter prawny NIP
NIP jest to niepowtarzalny numer identyfikacji podatkowej pozwalający na szybkie dotarcie do danych danego podmiotu. Stosowany jest przede wszystkim przy załatwianiu spraw urzędowych (szczególnie w zakresie podatków i ZUS), ale także występuje on w obrocie gospodarczym.
Numer identyfikacji podatkowej nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych.
Omawiany numer jest przyznawany osobom fizycznym dożywotnio, a osobom prawnym do momentu ustania ich bytu prawnego. NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem:
1) przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy;
2) przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową.
W przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika decyzja o nadaniu NIP wygasa z mocy prawa, z wyjątkiem przypadków wymienionych powyżej.
NIP w Polsce składa się z 10 cyfr. Organy podatkowe, nadając NIP, robią to według pewnego schematu. Osoby fizyczne otrzymują NIP w układzie 3-3-2-2, czyli xxx-xxx-xx-xx, a pozostałe podmioty w układzie 3-2-2-3, czyli xxx-xx-xx-xxx. Na początku organy podatkowe skrupulatnie zwracały uwagę na właściwy układ cyfr. Obecnie jednak podejście zostało zliberalizowane – ważny jest dziesięciocyfrowy ciąg NIP, a nie jego podział na części. Coraz częściej zresztą NIP podaje się jednym ciągiem (bez kresek rozdzielających), np. na przelewach czy dokumentach ZUS. Powoduje to, że zastosowanie innego podziału cyfr przy zachowaniu ich właściwej kolejności należy potraktować jako błąd nieistotny. Postulowane jest jednak wpisywanie NIP według właściwych układów – dzięki temu unikniemy wątpliwości.
Przykład
Dostawca towaru wpisał na fakturze NIP odbiorcy w układzie xxx-xxx-xx-xx, mimo że nabywca był osobą prawną. Mimo to nabywca będzie miał prawo do odliczenia VAT z tej faktury na zasadach ogólnych, czyli tak, jakby był zachowany właściwy układ cyfr.
Od momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej pojawiło się także pojęcie NIP-u europejskiego (jest to zwykły NIP poprzedzony jedynie literami PL). Stosuje się go w obrocie wewnątrzunijnym (np. przy wspólnotowej dostawie towaru), a żeby go otrzymać, należy wypełnić określone pola na formularzu VAT-R.
3. Właściwość organu
Zgodnie z art. 3-4 u.z.e.i.p. ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych dokonują naczelnicy urzędów skarbowych. W konsekwencji są oni także podmiotem nadającym w drodze decyzji omawiany numer – decyzja ta wydawana jest na formularzu NIP-4.
W sprawach powyższych właściwymi naczelnikami urzędów skarbowych są:
1) dla podatników podatku od towarów i usług niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku – naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług;
2) dla jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności;
3) dla pozostałych podatników:
a) będących podatnikami podatku dochodowego – naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku,
b) niebędących podatnikami podatku dochodowego – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce – naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście;
4) dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych, niebędących jednocześnie podatnikami, o których mowa w pkt 1-3 – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
Powyższe oznacza, iż w przypadku, gdy podmiot zagraniczny nabędzie podmiotowość w Polsce, powinien dokonać zgłoszenia według miejsca siedziby w Polsce (np. siedziby oddziału). W innych wypadkach właściwość organu podatkowego ustala się w sposób szczególny – co do zasady będzie to naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
Urzędy skarbowe podległe naczelnikowi ustalonemu według powyższych zasad gromadzą i przechowują dokumentację związaną z ewidencją NIP. Jednocześnie jednak utworzona została Krajowa Ewidencja Podatników – prowadzi ją minister właściwy do spraw finansów publicznych (Minister Finansów), a naczelnicy urzędów skarbowych przesyłają jej dane zawarte w dokumentacji NIP.
Krajowa Ewidencja Podatników służy:
1) gromadzeniu i weryfikacji danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników;
2) porównaniu danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników z innymi rejestrami urzędowymi w celu ustalenia podatników, którzy naruszyli przepisy ustawy.
O ile sam NIP jest jawny, to dane zawarte w dokumentacji są objęte tajemnicą skarbową. Dane te udostępnia się wyłącznie podmiotom uprawnionym (np. sądom, prokuratorom czy organom podatkowym).
4. Zgłoszenie identyfikacyjne
W celu uzyskania NIP konieczne jest dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego. Osoby fizyczne używają w tym celu NIP-1 lub EDG-1 (gdy dokonują zgłoszenia poprzez gminę przy rejestracji działalności gospodarczej), a gdy nie prowadzą działalności gospodarczej – NIP-3. Pozostałe podmioty (w tym spółki osobowe i kapitałowe) dokonują natomiast zgłoszenia na formularzu NIP-2.