Czy spółka może zakupić pewne środki trwałe na allegro i jakie dokumenty wówczas musi posiadać?
Nie ma żadnych przeszkód, aby spółka dokonała zakupu składników majątku na aukcji internetowej. Sposób udokumentowania zakupu zależeć będzie od tego, kto dokona sprzedaży. Może to być np. powiadomienie o wyniku przetargu, umowa sprzedaży lub faktura VAT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. - podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Właściwy sposób udokumentowania zakupu dla potrzeb podatku dochodowego wynika zatem z przepisów prawa bilansowego.
Jak stanowi art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Dowody zastępcze mogą być dokumentem księgowym tylko w określonych sytuacjach. Zgodnie z art. 20 ust. 4 u.o.r., w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Jak stanowi art. 21 u.o.r., dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Podpis wystawcy dowodu może być pominięty, wynika to z odrębnych przepisów (np. o wystawianiu faktur VAT) lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Zgodnie z art. 701 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - dalej k.c. - umowa może być zawarta w drodze aukcji albo przetargu. W ogłoszeniu aukcji albo przetargu należy określić czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków. Organizator od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem aukcji albo przetargu są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia, a także warunków aukcji albo przetargu.
Zawarcie umowy w wyniku aukcji następuje z chwilą udzielenia przybicia. Organizator przetargu jest obowiązany niezwłocznie powiadomić na piśmie uczestników przetargu o jego wyniku albo o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru.
Jeśli zatem sprzedającym składniki majątku na allegro jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, dowodem uprawniającym do wprowadzenia tego składnika do ksiąg nabywcy będzie np. potwierdzenie wygrania aukcji (wydruk korespondencji e-mailowej). Dodatkowym dowodem może być dowód zapłaty (przelew, przekaz).
Jeżeli sprzedającym jest przedsiębiorca, dokonaną sprzedaż potwierdzi zapewne rachunkiem (jeśli nie jest podatnikiem VAT) lub fakturą.