Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Czy istnieje możliwość wyrażenia zgody w formie elektronicznej na potrącenie z wynagrodzenia dobrowolnej kwoty?

Art. 91 Kodeksu pracy stanowi: "Należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie".

Co dokładnie oznacza sformułowanie "zgoda wyrażona na piśmie"? Czy formą pisemną może być zgoda udzielona przez pracownika w systemie lub w formie e-maila? 

Odpowiedź:

W przypadku wyrażenia przez pracownika zgody na potrącenie z wynagrodzenia w formie elektronicznej wymóg pisemności zostanie spełniony, jeśli pracownik swoje oświadczenie woli opatrzy bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Uzasadnienie:

Jak stanowi art. 87 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108.

Z mocy art. 87 § 7 k.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Należności inne niż wyżej wymienione mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (tzw. potrącenie dobrowolne). Zgoda pracownika na potrącenie powinna mieć formę pisemną i powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności, której wysokość jest już ustalona. Nie może być to zgoda blankietowa – czyli zgoda co do wierzytelności mogących dopiero powstać w przyszłości, których wysokość jest jeszcze nieznana.

Celem ustalenia definicji pisemnej formy czynności prawnej w związku z treścią art. 300 k.p. należy sięgnąć do przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 380 z późn. zm.) – dalej k.c. W myśl art. 78 § 1 k.c. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli lub wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Jak wynika jednocześnie z art. 78 § 2 k.c. równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej jest oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeżeli więc pracownik wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia drogą elektroniczną, to wymóg pisemności zostanie zrealizowany tylko wówczas, gdy składając swoje oświadczenie woli użyje bezpiecznego podpisu elektronicznego. Samo złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej (np. w drodze e-maila), jeśli nie zostanie ono opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, nie pozwoli przyjąć, że zgoda została wyrażona na piśmie. Warto dodać, że jak stwierdził SN w wyroku z dnia 1 października 1998 r. (I PKN 366/98, OSNP 1999 Nr 21, poz. 684), wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. jest nieważne (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 91 i 300 k.p.).

Paulina Zawadzka-Filipczyk,

autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 11.07.2016 r.