Odpowiedź:
Przepisy prawa nie wskazują sposobu przechowywania imiennych kart wynagrodzeń pracowników, jednakże obligują pracodawcę do ich przechowywania przez okres 50 lat, od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Tak więc decyzja odnośnie sposobu przechowywania imiennych kart wynagrodzeń należy do pracodawcy.
W przypadku kwestii związanej z przechowywaniem egzemplarzy PIT 11, brak jest nie tylko regulacji prawnych odnośnie sposobu przechowywania ale również obowiązku odnośnie samego faktu przechowywania (tak wynika z interpretacji niektórych urzędów skarbowych, więcej w uzasadnieniu poniżej).
Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) – dalej k.p., pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Podstawowym aktem wykonawczym regulującym zagadnienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
Obok akt osobowych pracodawca jest zobowiązany do założenia i przechowywania odrębnie dla każdego pracownika m.in. imiennej karty (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, które powinny być przechowywane przez 50 lat licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy.
Przepisy powołanego wyżej rozporządzenia, nie wskazują sposobu przechowywania imiennych kart wynagrodzeń, tak więc to pracodawca decyduje, czy dla każdego pracownika założy teczkę imienną i będzie do niej wpinać imienne karty wynagrodzeń za kolejne lata zatrudnienia, czy też będzie przechowywać te dokumenty za każdy rok oddzielnie, gdzie w jednej teczce będą te dokumenty wystawione dla wszystkich pracowników za dany rok.
Odnosząc się do drugiej części pytania dotyczącego sposobu przechowania PIT 11 należy podkreślić, iż konieczność przechowywania przez spółkę PIT-11 nie wynika z przepisów prawa pracy. Jak wspomniałam wyżej z przepisów prawa pracy wynika obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również ich przechowywania w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, jednakże druki PIT-11 nie są uznawane za tego rodzaju dokumentację. Z drugiej jednak strony należy zwrócić uwagę na fakt, iż zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej płatnicy mają obowiązek przechowywania dokumentów związanych z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika.
Przedstawiając powyższe warto jeszcze wspomnieć, iż są dostępne interpretacje urzędów skarbowych, z których wynika, iż informacja PIT-11 nie ma związku z poborem podatku, a w związku z tym pracodawca nie ma obowiązku jej przechować. Jednakże dla celów dowodowych większość pracodawców przechowuje jeden egzemplarz PIT 11 (oprócz egzemplarzy przeznaczonych dla podatnika oraz dla urzędu skarbowego).
Podsumowując, podobnie jak w przypadku imiennych kart wynagrodzeń, decyzja odnośnie sposobu przechowywania egzemplarzy PIT-11 należy do pracodawcy.
Małgorzata Skibińska,
autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego oraz jest doradcą Centrum Pomocy Profesjonalisty – Doradztwo kadrowe
Odpowiedzi udzielono 26 lutego 2015 r.