Świadczenia urlopowe wypłacane z ZFŚS nie są wolne od podatku

Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie przepisów ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych jest przychodem podlegającym opodatkowaniu, ale nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne.

Pytanie

Czy należy potrącić podatek od świadczeń urlopowych wypłacanych z ZFŚS?

Odpowiedź

Tak, świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS jest przychodem podlegającym opodatkowaniu, ale nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne.

Uzasadnienie

Zgodnie z przepisami art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1992 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f., za przychody m.in. ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.

Świadczenia urlopowe nie zostały zwolnione od podatku, czyli należy odprowadzić od nich podatek dochodowy. Wypłacone w danym miesiącu świadczenie urlopowe należy opodatkować z wynagrodzeniem ze stosunku pracy. Przy czym, potrącając podatek dochodowy nie potrącamy pracowniczych kosztów uzyskania przychodów ani tzw. kwoty wolnej od podatku. Zniżki te zostały bowiem już uwzględnione przy potrąceniu zaliczki od wynagrodzenia za pracę.

Świadczenie urlopowe można wykazać na jednej liście płac z wynagrodzeniem za dany miesiąc, a jeśli jest ono wypłacane w innym miesiącu można sporządzić odrębną listę.

Jednak zgodnie z przepisami § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, od obowiązku naliczania składek na ubezpieczenia społeczne zwolnione zostało świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - dalej u.z.f.ś.s. Zwolnieniem objęto świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Trzeba więc podkreślić, że zwolnieniu od składek na podanych zasadach będzie podlegało tylko świadczenie urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, a nie na podstawie np. samodzielnej decyzji pracodawcy, który nie tworzy ZFŚS.

W odniesieniu do świadczenia urlopowego warto pamiętać, że stanowi ono koszty uzyskania przychodów dla pracodawcy pod warunkiem, że będzie wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS (art. 23 ust. 1 pkt 42 u.p.d.o.f.). W związku z tym, że jak wynika z tego przepisu, świadczenie urlopowe będzie kosztem podatkowym, jeśli zostanie wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS, moim zdaniem należy uznać, że będzie ono takim kosztem w momencie poniesienia wydatku, czyli wypłaty świadczenia.

Jeśli chodzi o wysokość tego świadczenia, ustala się ją w oparciu o przepisy u.z.f.ś.s. Jak wynika z art. 3 ust. 4 u.z.f.ś.s.,
wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
Kwota świadczenia urlopowego jest więc kwotą brutto, tj. zawierającą podatek.

Jeśli chodzi o księgowanie dokonywanych wypłat świadczenia urlopowego:
- całość świadczenia (brutto) należy zaksięgować na koncie kosztów rodzajowych (Wn) i rozrachunki z pracownikami (Ma),
- kwotę potrąconego od powyższej kwoty brutto podatku dochodowego - na koncie rozrachunki z pracownikami (Wn) oraz rozrachunków publicznoprawnych (Ma),
- kwotę netto, tj. po pomniejszeniu o podatek - na koncie rozrachunki z pracownikami (Wn) oraz rachunek bieżący (Ma).
W praktyce może zdarzyć się sytuacja, gdy pracodawca wypłaci świadczenie urlopowe już po urlopie pracownika. Jak wynika z art. 3 ust. 5a u.z.f.ś.s., wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Czy naruszanie tego przepisu powoduje, że świadczenie to nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów? Moim zdaniem, jest to naruszenie przepisów u.z.f.ś.s., które powoduje, że świadczenie urlopowe nie będzie kosztem podatkowym.

Przykład

Pracodawca na dzień 1 stycznia 2011 r. zatrudniał 18 pracowników. W ciągu roku zatrudnienie wzrosło do 42 osób. Pracownicy przebywający na urlopie wypoczynkowym ciągiem 10 dni roboczych mieli wypłacane świadczenia urlopowe. Od świadczeń urlopowych odprowadzane były zaliczki na podatek dochodowy, natomiast nie były odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Czy wypłacone świadczenie urlopowe stanowiło będzie dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu?

Tak, ale tylko pod warunkiem, że będzie wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS. Z pytania nie wynika wprost, jaka jest podstawa wypłaty świadczenia urlopowego. Świadczenia określone bowiem jako urlopowe, które będą wypłacane na innej podstawie niż przepisy o ZFŚS, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla pracodawcy (patrz interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 marca 2010 r., IBPBI/2/423-1482/09/BG).

Artykuł pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego