Strukturę rejestru zastawów, sposób przesyłania wniosków o wpis, wzory wniosków o wpis oraz wydanie wypisu z rejestru i zaświadczenia określa rozporządzenie w sprawie Rejestru Zastawów Skarbowych. Określa ono również tryb zapewnienia dostępu do rejestru zastawów organom uprawnionym do występowania o wpis zastawu skarbowego do tego rejestru oraz organom egzekucyjnym, innym niż naczelnicy urzędów skarbowych.
Rozporządzenie zakłada, że wnioski o wpis do rejestru i inne dokumenty będą przesyłane za pośrednictwem funkcjonalności systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest RZS, a w przypadku niedostępności systemu z powodów technicznych, będą przesyłane na elektroniczną skrzynkę podawczą organu prowadzącego rejestr.
Organy Krajowej Administracji Skarbowej uprawnione będą do przysyłania wniosków o wpis zastawu skarbowego w systemie teleinformatycznym, w którym RZS jest prowadzony. W załączniku nr 1 do rozporządzenia określono wzór wniosku o wpis do rejestru. Wzór będzie wykorzystywany zarówno do występowania o dokonanie wpisu zastawu skarbowego, jak i o wykreślenie zastawu skarbowego.
W projekcie przewidziano, że każdy zainteresowany będzie mógł złożyć wniosek o wydanie wypisu z rejestru lub zaświadczenia w formie elektronicznej oraz papierowej. Wzór wniosku o wydanie wypisu lub zaświadczenia stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia. Przewidziano utrzymanie opłaty za wydanie wypisu oraz zaświadczenia w wysokości dotychczas pobieranej tj. 50 zł. W celu usprawnienia weryfikacji wniesienia opłaty przewidziano, że dowód uiszczenia opłaty będzie dołączany do wniosku o wydanie wypisu. W przypadku wniesienia wniosku o wydanie wypisu lub zaświadczenia drogą elektroniczną, dowód uiszczenia opłaty będzie dołączany w postaci elektronicznej kopii dokumentu.
Dostęp do rejestru będzie zapewniony także organom uprawnionym do występowania o wpis oraz organom egzekucyjnym, innym niż naczelnicy urzędów skarbowych, poprzez nadanie im, na ich wniosek, identyfikatora i hasła dostępu do systemu teleinformatycznego, w którym będzie prowadzony rejestr. Wniosek o dostęp ww. podmioty będą składany na elektroniczną skrzynkę podawczą organu prowadzącego rejestr.
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 28 czerwca 2017 r. w sprawie Rejestru Zastawów Skarbowych (Dz. U. poz. 1287) weszło w życie 1 lipca 2017 r. tj. z dniem wejścia w życie zmienionych przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, regulujących zastaw skarbowy.
