Generalną zasadą jest, iż fakturowanie usług oznacza, iż podatnik nabył tę usługę w swoim imieniu, lecz na rzecz podmiotu trzeciego. Wynika to z treści art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług – dalej u.p.t.u. Norma ta stanowi, iż w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Skoro podatnik świadczy sam usługę ubezpieczeniową, to stosuje do niej odpowiedni sposób opodatkowania, czyli stawkę zwolnioną. Usługi ubezpieczeniowe korzystają ze zwolnienia na mocy art. 43 ust. 1 pkt 37 u.p.t.u. Z normy tej wynika, iż zwalnia się z podatku usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji. Z przepisów u.p.t.u. nie wynika, aby to zwolnienie miało charakter podmiotowy.
Sytuacja refakturowania usług ubezpieczenia towarzyszących dzierżawie lokali zbliżona jest do refakturowania kosztów ubezpieczenia przy leasingu samochodów. Polskie sądownictwo opowiedziało się za usługą kompleksową, a więc opodatkowaniem według stawki 23 proc. (uchwała NSA z 8 listopada 2010 r., I FPS 3/10), jednakże Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TS UE, wcześniej ETS) orzekł w wyroku z 17 stycznia 2013 r. w sprawie C-224/11, iż "usługa ubezpieczenia przedmiotu leasingu i usługa leasingu co do zasady stanowią usługi odrębne i niezależne do celów podatku od wartości dodanej". Moim zdaniem, tak samo należy traktować kwestie refakturowania usług ubezpieczenia na najemców lokali w centrum handlowych.
Obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19 ust. 4 lub ust. 11 u.p.t.u., tzn. według zasad ogólnych, albo w związku z wykonaniem usługi, a najczęściej w momencie pobrania zapłaty przed wykonaniem usługi.