Czy można prowadzić PKPiR w programie excel?

Czy trzeba opisać program?

Odpowiedź eksperta Vademecum Głównego Księgowego

Nic nie stoi na przeszkodzie, by PKPiR prowadzona była w programie excel. Konieczne jest jednak pisemne opisanie programu. Jednym z warunków uznania księgi za prawidłową jest bowiem określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg.

Uzasadnienie

Z § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej: r.p.k.p.r. wynika, że księgę należy prowadzić według określonego wzoru. Wzór ten został ustalony w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Wskazuje on, jak powinna wyglądać strona tytułowa księgi - z jakich elementów powinna się składać i jakie informacje należy wpisywać do poszczególnych kolumn.

Jednocześnie § 31 r.p.k.p.r. dopuszcza możliwość prowadzenia księgi podatkowej przy pomocy programów komputerowych. Przepis ten stanowi bowiem, że w razie prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

  1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
  2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
  3. przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do r.p.k.p.r., jest obowiązany założyć PKPiR. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Przepisy nie zabraniają przy tym prowadzenia księgi w programie Excel. Możliwość taką potwierdził również Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa -Ursynów w postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 7 lipca 2006 r. (nr 1438/DF2/415-102D/152/06/AZ). Istotne jest jednak, by prowadzona była zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi - jest to niezbędny warunek do uznania jej za niewadliwą. Aby nie było podstaw do uznania księgi za nieprawidłową, konieczne jest również przygotowanie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg (w tym przypadku Excel). Rozporządzenie nie wskazuje, jakie informacje powinny się dokładnie w niej znaleźć, ani jak powinna wyglądać. W moim przekonaniu warunek ten zostanie uznany za spełniony np. poprzez dołączenie (w razie takiej konieczności) do księgi podręcznika opisującego zasady działania Excela. Z uwagi na fakt, że Excel jest bardzo popularnym narzędziem, na rynku jest dostępnych wiele publikacji na ten temat.

Na zakończenie warto zastanowić się, czy nie lepiej poszukać programu komputerowego, który w porównaniu z Excelem, w bardziej kompleksowy sposób pomoże podatnikowi wypełniać obowiązki podatkowe. Za stosunkowo nieduże pieniądze można bowiem zakupić program specjalnie przygotowany do prowadzenia księgi podatkowej, który w oparciu o prowadzone ewidencje potrafi m.in. wygenerować wymagane deklaracje podatkowe, umożliwić wysyłkę deklaracji drogą elektroniczną, czy też potrafi wyszukiwać zaksięgowane dokumenty wg różnych kryteriów. Zdarza się również, że programy te zawierają odpowiednie narzędzia np. do wystawiania faktur VAT.