Odsetki za nieterminową wypłatę ekwiwalentu urlopowego są kosztem podatkowym

Zapłacone odsetki zwłoki za nieterminową wypłatę ekwiwalentu urlopowego są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy, w dacie ich wypłaty - wyjaśnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.

Pytanie

Spółka z o.o. płaci swoim pracownikom ekwiwalent za urlop po terminie - zamyka się to w okresach max. 30 dniowych. Automatycznie bez wezwania ze strony pracownika naliczamy odsetki za każdą nieterminową wypłatę ekwiwalentu za urlop i wypłacamy wraz z wynagrodzeniem.

Czy te odsetki są w naszej firmie (sp. z o.o.) kosztem podatkowym, czy też kosztem NKUP?

Jeśli są kosztem podatkowym czy należy je zaksięgować na koncie koszty finansowe?

Odpowiedź eksperta Vademecum Głównego Księgowego

Zapłacone odsetki zwłoki za nieterminową wypłatę ekwiwalentu urlopowego są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy, w dacie ich wypłaty. Odsetki z punktu widzenia rachunkowości zalicza się do kosztów finansowych i księguje na ustalonym koncie w ramach ZPK spółki.

Uzasadnienie

Jednym z praw pracowniczych jest prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Zasadniczo powinien on zostać wykorzystany w "naturze", jednak w razie jego niewykorzystania w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje w zamian ekwiwalent pieniężny (zgodnie z art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy).

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w dniu rozwiązania umowy o pracę. Dniem wypłaty tego świadczenia powinien być ostatni dzień zatrudnienia. Nie ma w tym przypadku większego znaczenia, że termin wypłaty wynagrodzenia przypada innego dnia, np. na koniec miesiąca lub do 10. dnia miesiąca następnego w stosunku do miesiąca, za który przysługuje. W przypadku wystąpienia zwłoki w wypłacie ekwiwalentu - pracodawca może ponieść dodatkowe koszty w postaci odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty, których pracownik ma prawo zażądać.

Należy dodać, że ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest świadczeniem, które nie korzysta z wyłączenia z podstawy wymiaru składek. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy należy zatem uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS za dany miesiąc, również, gdy świadczenie zostało wypłacone po ustaniu zatrudnienia. Od wypłaconego ekwiwalentu za urlop pracodawca (lub były pracodawca) jako płatnik powinien naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Od kwoty ekwiwalentu za urlop pracodawca jako płatnik powinien pobrać i przekazać na rachunek urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.

W praktyce organów podatkowych przyjmuje się, że warunkiem uznania wydatku (np. w postaci odsetek) poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których w myśl art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - dalej u.p.d.o.p. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

- został poniesiony przez podatnika,

- wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

Artykuł 16 ust. 1 pkt 11 u.p.d.o.p. zawiera przepis, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów nie uważa się naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów). Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można w omawianym przypadku jedynie faktycznie zapłacone pracownikowi lub byłemu pracownikowi, a nie tylko naliczone odsetki.