Ujawnione podczas inwentaryzacji niedobory w towarach zawinione przez magazyniera rozlicza się na koncie rozrachunki z pracownikami.
W przypadku stwierdzenia niedoborów inwentaryzacyjnych należy wyjaśnić przyczyny ich powstania. Jeżeli mają one charakter niezawiniony, czyli brak jest związku między działaniami bądź zaniechaniem pracownika, a wystąpieniem braków, obciążenie pracowników wartością niedoborów nie jest możliwe. W przypadku niedoborów zawinionych zakres odpowiedzialności zależy od okoliczności, czy pracownikowi powierzono mienie, w którym stwierdzono niedobory z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, czy też nie. W tym pierwszym przypadku pracodawca nie jest obowiązany do udowadniania winy pracownika, a odpowiedzialność pracownika nie jest ograniczona. W drugim przypadku pracodawca jest zobowiązany do udowodnienia winy pracownika, ponieważ odpowiedzialność jest ograniczona do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi.
Według ekspertów w księgach rachunkowych należy to ująć w następujący sposób: wartość niedoborów: strona Wn konta 264 – Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 330 – Towary handlowe, niedobory zawinione: strona Wn: konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 264 – Rozliczenie niedoborów. W przypadku niewielkiego prawdopodobieństwa odzyskania należności z tytułu niedoborów wartość należności należy zaksięgować: strona Wn konta 769 – Inne pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 280 – Odpisy aktualizujące należności od pracowników. Eksperci wskazują również, po ostatecznym stwierdzeniu nieściągalności wartość należności należy zaksięgować zapisem: strona Wn konta 280 – Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami.
źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 19 stycznia 2011 r.