Pytanie
Jak udokumentować zatrzymanie kaucji za uszkodzenie samochodu?
Klient prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wynajmie samochodów dostawczych. Jeden z wynajętych samochodów został uszkodzony i z tego tytułu pobrana kaucja utraciła charakter zwrotny. Jako, że kaucja nie stanowi obrotu i nie podlega ustawie o VAT, nie można "zatrzymania kaucji" ująć na fakturze VAT.
Zatem na podstawie jakiego dokumentu zdarzenie to powinniśmy uwzględnić w przychodach klienta?
Odpowiedź
W przedstawionym stanie faktycznym kaucję należy potraktować jako odszkodowanie służące pokryciu kosztów usunięcia usterek w wynajętym - w ramach działalności - samochodzie dostawczym. Z uwagi zaś na fakt, że odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu VAT, jej otrzymanie nie powinno być dokumentowane fakturą VAT.
Uzasadnienie
W omawianej sprawie podmiot zobowiązany do zapłaty określonej kwoty za uszkodzenie wynajętego samochodu nie jest uprawniony do otrzymania w zamian jakiegokolwiek świadczenia ze strony najemcy. Zatem opłata analizowana kaucja pełni de facto funkcję rekompensacyjną za poniesione straty. Takie zaś opłaty nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu VAT, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług , a w konsekwencji nie podlegają opodatkowaniu tym podatkiem. Skoro zaś kaucja nie podlega opodatkowaniu VAT, nie można jej dokumentować fakturą VAT. Może ona być dokumentowana innym dokumentem księgowym, np. notą księgową.
Jak bowiem wynika z § 12 ust. 3 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów , dowodami księgowymi są:
- faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
- inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty; przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych; podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Za dowody księgowe uważa się również dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem; noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; dowody przesunięć; dowody opłat pocztowych i bankowych; inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, potwierdzające zaistnienie zdarzeń gospodarczych.
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Przywołane akty prawne:
Ustawa z 11 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.)
Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)