O ile w kontaktach prywatnych można sobie pozwolić na swobodę w treści maili, o tyle korespondencja z urzędami, innymi firmami i klientami powinna uwzględniać pewne zasady, bo jest jednym z elementów budujących wizerunek.

Już powitanie w mejlu sprawia czasem problemy. Na pewno nie można go pomijać, lepszym rozwiązaniem na początek kontaktów jest bezpieczny i elegancki zwrot „Szanowny Panie/Szanowna Pani” (+ ewentualnie stanowisko/funkcja) lub „Szanowni Państwo”. Zwykłe „Dzień dobry”, będzie lepsze od popularnego, ale niewłaściwego „Witam”. W dalszej korespondencji można pisać Pani + imię, pamiętając o odmianie (Dzień dobry Marto, a nie Marta). Zwroty grzecznościowe używane do zakończenia wiadomości to – bardziej oficjalne: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” i mniej formalne: „Pozdrawiam”, „Z pozdrowieniami”, „Pozdrawiam serdecznie”, „Łączę pozdrowienia”.  Szczególnie przy wysyłaniu wielu e-maili do różnych adresatów należy sprawdzić, czy nie nastąpiła pomyłka w stylu zamiast „Pan” (Katarzyna) – „Pani” (Adam).

Temat to niezbędny element każdego maila – powinien precyzyjnie wskazywać o czym piszemy, czego dotyczy wiadomość.

Aby zwiększyć przejrzystość treści, warto podzielić e-mail na akapity, zastosować w najważniejszych miejscach pogrubioną lub kolorową czcionkę albo podkreślenie (ale nie należy z tym przesadzać). Dobrze czyta się treść z wypunktowaniami. Lepiej unikać długich treści – w takim przypadku można dodać do e-maila załącznik, a wiadomość traktować jako list przewodni. W oficjalnej korespondencji nie powinny pojawiać się emotikony.

To, co jest dla nas najważniejsze do przekazania powinno być umieszczone na początku i ewentualnie powtórzone na końcu wiadomości.

Jak przy każdej formie komunikacji także w mejlach najważniejsza jest precyzja i prostota wypowiedzi – chodzi o to, by adresat łatwo i szybko zrozumiał, jaki jest cel korespondencji (czego oczekujemy, o co prosimy, czego dotyczy wiadomość).

Bardzo źle o nadawcy świadczą błędy ortograficzne i interpunkcyjne, brak polskich znaków i literówki, dlatego przed wysłaniem zawsze trzeba przeczytać całą wiadomość. Warto też oczywiście pamiętać o uprzejmości i kulturze słowa.

Podpisując e-maile korzystamy zwykle z automatycznych stopek. Jest to wygodne, ale są sytuacje, w których lepiej podpisać się imieniem i nazwiskiem, a na pewno zawsze upewnić się, czy wiadomość została wysłana z podpisem.

Jeśli chodzi o odpowiedzi na e-maile, to ogólnie przyjętym standardem jest jej udzielenie w ciągu 24 godzin, maksymalnie 48. Lepiej skorzystać z opcji „odpowiedz” niż pisać całkiem nową wiadomość. W przypadku większej liczby adresatów należy wybrać opcję „Odpowiedz wszystkim” – to pozwoli kontynuować zaczęty wątek, zachować ciągłość i w razie potrzeby odwołać się do wcześniejszej korespondencji. W przypadku bardzo dużej liczby adresatów albo gdy nie chcemy, aby inni nie widzieli całej listy odbiorców dobrze jest użyć opcji „Ukryte do Wiadomości”.