Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., ale na początku roku minister finansów odroczył ten termin ze względów technicznych. Zapowiedział, że nową datę przedstawi po zakończeniu audytu. 

W piątek okazało się, że obowiązek korzystania z KSeF pojawi się dopiero w 2026 r. - Zdecydowaliśmy się na dwa terminy wdrożenia w życie Krajowego Systemu e-Faktur; dla firm o przychodach ponad 200 mln zł KSeF stanie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. – poinformował w piątek minister finansów Andrzej Domański.

- KSeF jest niezwykle istotny, aby dalej uszczelniać system podatkowy – zadeklarował minister Domański. Poinformował, że według szacunków MF w 2023 r. luka VAT wyniosła 15,8 proc. PKB. W 2022 r. - 7,3 proc. 

Czytaj również: KSeF od 1 lutego 2026 r. - rząd przyjął projekt >>

Wyniki audytu pokazały problemy techniczne

Decyzja o odroczeniu wdrożenia KSeF do 1 lutego 2026 r. została podjęta po przeprowadzenie audytu w Ministerstwie Finansów. Według ministra Domańskiego wyniki audytu pokazały, że system nie jest gotowy, a jego wdrożenie „groziłoby paraliżem gospodarki”. - Niezbędne jest opracowanie nowej architektury systemu, co pozwoli na wytworzenie nowego oprogramowania, związanego z nową architekturą. Zaczynamy niemalże od początku – powiedział minister.

- 350 stron audytu nie pozostawia żadnych złudzeń, że groził nam paraliż polskiej gospodarki. Za tym paraliżem stały działania lub brak adekwatnych działań naszych poprzedników. Analiza techniczna wykazała brak spełnienia wymagań jakościowych i wydajnościowych. Testy w zakresie wystawiania faktur nawet nie zbliżyły się do oczekiwanej wydajności – powiedział minister. 

Pełne wyniki raportu nie zostaną jednak opublikowane, ponieważ dotyczy on infrastruktury krytycznej.

Będą dwa projekty zmian w VAT

Ministerstwo Finansów poinformowało w wykazie pracy legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, że planowane są dwie nowelizacje ustawy o VAT. Pierwszy projekt będzie dotyczył terminu wejścia w życie przepisów o KSeF. - W celu zapewnienia przesunięcia terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF konieczne jest opracowanie projektu ustawy i pilne przeprowadzenie procesu legislacyjnego, tak aby zapewnić jej ogłoszenie przed 1 lipca 2024 r. (przed wejściem w życie ustawy z 16 czerwca 2023 r. wdrażającej obowiązkowy KSeF) - informuje MF.

Będzie też drugi projekt, dotyczący uproszczenia przepisów. - Proponowane rozwiązania w zakresie uproszczenia otoczenia prawnego będą przedmiotem odrębnego projektu aktu prawnego i będą odrębnie konsultowane - zapowiada ministerstwo.

MF chce dostosować KSeF do e-fakturowania w UE

Wiceminister finansów szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda odniósł się też do pakietu legislacyjnego VAT in the Digital Age, nad którym pracuje Rada UE i który ma wprowadzić e-fakturowanie na poziomie europejskim. Powstają bowiem wątpliwości, czy po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy nie będą musieli ponownie wdrażać zasad fakturowania narzuconych przez VIDA. Poza tym Polska uzyskała zgodę UE na stosowanie KSeF do końca 2026 r. MF wystąpiło już wcześniej o przedłużenie derogacji na kolejne lata.

- Derogację mamy do końca 2026 r. nie widzimy więc problemów jeśli chodzi o prawo UE, choć oczywiście nie ma 100 proc pewności, co wynika z raportu. Będziemy się starać, żeby KSeF był dostosowane do systemu VIDA, który ma wejść obligatoryjnie w 2030 r. Dostosowanie KSeF do tego systemu będzie przedłużone do 2035 r. Jeśli będą potrzebne jakiekolwiek dostosowania, mamy czas do 2035 r. – poinformował szef KAS.

Odległe terminy i duże zmiany

Eksperci zaznaczają, że mimo odległego terminu prace nad KSeF powinny zostać zakończone odpowiednio wcześniej, by dać przedsiębiorcom czas na wdrożenie.

- 1 luty i 1 kwietnia 2026 r. to dość odległe terminy, ale nie jest to zaskoczenie, biorąc pod uwagę skalę nieprawidłowości, na które wskazuje minister finansów. Niespodzianką są natomiast dwie daty wdrożenia KSeF. Ostatnio zapowiadano, że data będzie jednakowa dla wszystkich podatników. Wydaje się, że przyczyną są kwestie techniczne. Ministerstwo chce sprawdzić, jak system zadziała w stosunku do większych firm, a dopiero po dwóch miesiącach przystąpią do niego wszyscy podatnicy. Jednak przez te dwa miesiące przedsiębiorców czekają duże komplikacje, gdyż będą musieli weryfikować, czy ich kontrahent (nabywca) odbierze fakturę w KSeF – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP. 

Zaznacza, że mimo odległego terminu przedsiębiorcy powinni z odpowiednim – najlepiej ponad rocznym wyprzedzeniem - poznać założenia techniczne i brzmienie przepisów.

Obawy, czy zmiany nie pójdą "do kosza" 

- Mimo zapewnień Ministerstwa Finansów powstają obawy, iż ci przedsiębiorcy, którzy są już na finiszu wdrażania obowiązkowego KSeF, będą musieli wprowadzić istotne zmiany i ponieść dodatkowe koszty. Ponadto, skoro nowy termin jest tak odległy, warto rozważyć, aby KSeF od razu został dostosowany pod kątem projektowanych wymagań ViDA, czyli e-faktury w formacie europejskim, który za kilka lat będzie obowiązkowy w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, aby polscy podatnicy nie musieli ponosić w przyszłości dodatkowych nakładów – mówi Janina Fornalik. 

Również Magdalena Jaworska, doradca podatkowy, partner w Quidea zwraca uwagę, że KSeF będzie pisany od nowa z naciskiem na nową architekturę techniczną (w oparciu o system modułowy) oraz planowany jest ponowny proces konsultacji odnośnie do kolejnego projektu ustawy. Polska nie będzie więc czekać na projekt VIDA i wdroży wcześniej KSeF, ale będzie się starać był on jednak odpowiednio dostosowany do wymogów ViDA.

- Na tym etapie pojawia się wiele pytań i wątpliwości w zakresie ostatecznego kształtu systemu KSeF (na ile będzie on spójny z dotychczasowymi założeniami) i zawartości samej schemy faktury ustrukturyzowanej. W szczególności pojawia się pytanie, jak wiele prac dotychczas wykonanych przez podatników pójdzie „do kosza” – mówi Magdalena Jaworska.

Jakie zmiany legislacyjne chce wprowadzić MF

Na początku kwietnia MF opublikowało (ale bez daty wejścia w życie) projekt założeń przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur, w którym uwzględniło część uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji, co - według ekspertów - pomoże wyeliminować najważniejsze problemy. Projekt przedstawiony na początku kwietnia zakłada, że dopuszczona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, tzw. faktur konsumenckich na zasadzie dobrowolności. Decyzja będzie należała do sprzedawcy. Konsument będzie miał zapewniony dostęp do e-faktury poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie w KSeF albo oznaczenie faktury tym kodem. MF proponuje tzw. samoidentyfikację nabywcy. To oznacza, że nabywca, podając przy zakupie numer NIP, będzie identyfikowany jako podatnik. Co ważne, jeśli nabywca nie poda numeru NIP, nie zaliczy wydatków wykazanych na fakturze do kosztów uzyskania. przychodów.

Przypomnijmy, że wcześniej zakładano, że faktury dla konsumentów będą wystawiane poza KSeF. Jednak oznaczałoby to szereg problemów z tym, w jaki sposób sprzedawca ma identyfikować, czy nabywca jest przedsiębiorcą czy konsumentem. Możliwość dobrowolnego wystawiania faktur konsumenckich w KSeF rozwiąże te problemy.

Czytaj również: Jakie zmiany w KSeF wprowadzi Ministerstwo Finansów >>

Projekt MF stanowi też, że możliwe będzie przesyłanie do KSeF załączników zawierających dane podatkowe: ceny jednostkowe i ilość towarów lub usług. Z tego rozwiązania skorzystają jednak tylko niektóre branże, ponieważ ministerstwo wymienia tu faktury za media, usługi telekomunikacyjne oraz ramowe faktury zbiorcze, co ma dotyczyć wyłącznie dostawców paliw. Co ważne, będą to załączniki w formie ustrukturyzowanej, a nie np. w formacie PDF. Według ekspertów, wszyscy podatnicy, niezależnie od branży, powinni mieć możliwość wystawiania w KSeF faktur z załącznikami.

MF proponuje też inne ułatwienia. Chodzi np. o odroczenie wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także za te faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności. MF odroczy też termin wprowadzenia kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF. 

Ministerstwo łagodzi również podejście do wystawiania faktur w trybie offline. Sprzedawca będzie mógł je wystawiać w dowolnej formie z kodem QR i dopiero następnego dnia przesłać do KSeF. To korzystne rozwiązanie np. w przypadku wystawiania faktury w sklepie dla podmiotu zagranicznego, który nie będzie miał dostępu do faktury w KSeF. Skorzystają też mali podatnicy. Problem w tym, że to rozwiązanie ma być dostępne tylko w okresie przejściowym. 

Dowiedz się więcej o strukturze KSeF >>  

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.