Dokumentowanie przychodów
Zgodnie z art. 19 Rozporządzeniem Ministra Finansów dowodem wewnętrznym dokumentuje się przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług w memencie, gdy sprzedaż ta nie została udokumentowana fakturą. W takiej sytuacji dowód wewnętrzny wystawia się na koniec dnia i wykazuje się łączną kwotę zbiorczą za cały dzień. Ponadto dowód ten musi zostać zaewidencjonowany po zakończeniu dnia roboczego, ale jeszcze przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podatnik powinien także wiedzieć, że w sytuacji, gdy sprzedaż podlega ewidencji za pomocą kasy rejestrującej nie wystawia się dowodu wewnętrznego na tą transakcję, aby nie powodować dublowania się zapisów ewidencyjnych.
Zakup w jednostkach handlu detalicznego
Podobnie, za pomocą dowodu wewnętrznego dokumentuje się zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego. Za materiały pomocnicze zwykło się przyjmować materiały, które nie są zużywane w związku z podstawową działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa i bezpośrednio nie oddają wyrobowi swoich właściwości. Jednakże warto zauważyć, że przedsiębiorcy mają prawo żądać od jednostek handlu detalicznego faktur lub rachunków związanych z przeprowadzonymi transakcjami.
Skup surowców wtórnych
Podatnik powinien pamiętać, że podstawą ujęcia w podatkowej księdze wydatków poniesionych na zakup odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne jest dowód wewnętrzny. Należy jednak pamiętać, że wyżej wymienionym dokumentem nie można dokumentować zakupu metali nieżelaznych, a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.
Zakup produktów roślinnych i zwierzęcych
Ewidencja zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych została ściśle uregulowana przepisami rozporządzenia. W myśl art. 14 dowód wewnętrzny może dokumentować wyłącznie:
• zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób ten polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
• zakup od ludności, sklasyfikowanych w polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
• wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.
Warto podkreślić, że podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny w celu udokumentowania nabycia produktów roślinnych i zwierzęcych od rolnika ryczałtowego, w sytuacji, gdy sprzedawca odmawia podania swoich danych, co w rezultacie uniemożliwia wystawienia faktury VAT RR.
Rozliczenie podróży służbowej
Wewnętrznym dowodem księgowym sporządzonym przez podatnika dokumentuje się koszty diet oraz innych należności za czas podróży służbowych oraz wartości diet z tytułu delegacji osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Należy podkreślić, że do dowodu wewnętrznego zawierającego rozliczenie podróży służbowej pracownika należy dołączyć dowody – najczęściej faktury - poniesienia przez pracownika wydatków związanych z podróżą służbową.
Opłaty sądowe i notarialne
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem różnego rodzaju opłat, np. sądowych, notarialnych. Jeżeli poniesienie opłat potwierdzone jest dokumentem (dowodem wpłaty), na którym nie zostało zaznaczone kto jest odpowiedzialny za uiszczenie opłaty, podatnik zobowiązany jest do sporządzenia dowodu wewnętrznego, pozwalającego na ujęcie wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Wydatki związane z parkowaniem
Art. 12 rozporządzenia reguluje także możliwość udokumentowania dowodem wewnętrznym wydatków związanych z parkowaniem samochodu. Należy zauważyć, że w podatkowej księdze można uwzględnić tylko wydatki poparte dokumentami, które nie zwierają danych określających stron uczestniczących w operacji gospodarczej, daty dokonania transakcji, przedmiotu operacji wraz z wiarygodnym określeniem jego wartości, a także podpisów osób uprawnionych do udokumentowania operacji. Tylko w takiej sporządza się dowód wewnętrzny, do którego należy dołączyć dowód poniesienia wydatku.
Koszty związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu
Ponadto podatnik prowadzący działalność gospodarczą w miejscy zamieszkania (własnym mieszkaniu lub domu) może wystawić dowód wewnętrzny pozwalający na udokumentowanie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, ale tylko w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego jest dokument obejmujący całość opłat poniesionych na te cele. Wysokość tych wydatków ustala się najczęściej jako procentowy udział powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą w powierzchni całkowitej mieszkania.
Adam Bujalski, księgowy Tax Care
Zgodnie z art. 19 Rozporządzeniem Ministra Finansów dowodem wewnętrznym dokumentuje się przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług w memencie, gdy sprzedaż ta nie została udokumentowana fakturą. W takiej sytuacji dowód wewnętrzny wystawia się na koniec dnia i wykazuje się łączną kwotę zbiorczą za cały dzień. Ponadto dowód ten musi zostać zaewidencjonowany po zakończeniu dnia roboczego, ale jeszcze przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podatnik powinien także wiedzieć, że w sytuacji, gdy sprzedaż podlega ewidencji za pomocą kasy rejestrującej nie wystawia się dowodu wewnętrznego na tą transakcję, aby nie powodować dublowania się zapisów ewidencyjnych.
Zakup w jednostkach handlu detalicznego
Podobnie, za pomocą dowodu wewnętrznego dokumentuje się zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego. Za materiały pomocnicze zwykło się przyjmować materiały, które nie są zużywane w związku z podstawową działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa i bezpośrednio nie oddają wyrobowi swoich właściwości. Jednakże warto zauważyć, że przedsiębiorcy mają prawo żądać od jednostek handlu detalicznego faktur lub rachunków związanych z przeprowadzonymi transakcjami.
Skup surowców wtórnych
Podatnik powinien pamiętać, że podstawą ujęcia w podatkowej księdze wydatków poniesionych na zakup odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne jest dowód wewnętrzny. Należy jednak pamiętać, że wyżej wymienionym dokumentem nie można dokumentować zakupu metali nieżelaznych, a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.
Zakup produktów roślinnych i zwierzęcych
Ewidencja zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych została ściśle uregulowana przepisami rozporządzenia. W myśl art. 14 dowód wewnętrzny może dokumentować wyłącznie:
• zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób ten polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
• zakup od ludności, sklasyfikowanych w polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
• wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.
Warto podkreślić, że podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny w celu udokumentowania nabycia produktów roślinnych i zwierzęcych od rolnika ryczałtowego, w sytuacji, gdy sprzedawca odmawia podania swoich danych, co w rezultacie uniemożliwia wystawienia faktury VAT RR.
Rozliczenie podróży służbowej
Wewnętrznym dowodem księgowym sporządzonym przez podatnika dokumentuje się koszty diet oraz innych należności za czas podróży służbowych oraz wartości diet z tytułu delegacji osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Należy podkreślić, że do dowodu wewnętrznego zawierającego rozliczenie podróży służbowej pracownika należy dołączyć dowody – najczęściej faktury - poniesienia przez pracownika wydatków związanych z podróżą służbową.
Opłaty sądowe i notarialne
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem różnego rodzaju opłat, np. sądowych, notarialnych. Jeżeli poniesienie opłat potwierdzone jest dokumentem (dowodem wpłaty), na którym nie zostało zaznaczone kto jest odpowiedzialny za uiszczenie opłaty, podatnik zobowiązany jest do sporządzenia dowodu wewnętrznego, pozwalającego na ujęcie wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Wydatki związane z parkowaniem
Art. 12 rozporządzenia reguluje także możliwość udokumentowania dowodem wewnętrznym wydatków związanych z parkowaniem samochodu. Należy zauważyć, że w podatkowej księdze można uwzględnić tylko wydatki poparte dokumentami, które nie zwierają danych określających stron uczestniczących w operacji gospodarczej, daty dokonania transakcji, przedmiotu operacji wraz z wiarygodnym określeniem jego wartości, a także podpisów osób uprawnionych do udokumentowania operacji. Tylko w takiej sporządza się dowód wewnętrzny, do którego należy dołączyć dowód poniesienia wydatku.
Koszty związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu
Ponadto podatnik prowadzący działalność gospodarczą w miejscy zamieszkania (własnym mieszkaniu lub domu) może wystawić dowód wewnętrzny pozwalający na udokumentowanie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, ale tylko w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego jest dokument obejmujący całość opłat poniesionych na te cele. Wysokość tych wydatków ustala się najczęściej jako procentowy udział powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą w powierzchni całkowitej mieszkania.
Adam Bujalski, księgowy Tax Care