Pytanie użytkownika LEX Księgowość: Zleceniodawca chciałby zwrócić koszty przyjazdu na podpisanie umowy zlecenia w kwocie 500,00 zł. W jaki sposób powinien zleceniodawca rozliczyć i udokumentować taką wypłatę? Czy od wypłaconej kwoty trzeba odliczyć składki ZUS?

ODPOWIEDŹ

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

  1. podróży służbowej pracownika,
  2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W przypadku osób nie będących pracownikami zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

  1. w celu osiągnięcia przychodów lub
  2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
  3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
  4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

 

Ustalanie podstawy wymiaru składek

Z kolei na mocy par. 2 ust. 1 pkt 15 oraz par. 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej r.s.s.z.u.p.s.) podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Czytaj też: WSA: Koszt podróży sołtysa nie może być rozliczany ryczałtem >

W myśl par. 5 ust. 2 r.s.s.z.u.p.s. przepisy par. 2-4 r.s.s.z.u.p.s. stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek:

  1. członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych;
  2. osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
  3. członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

 

Brak regulacji powoduje, że u zleceniobiorców za podróż służbową można uznać każdy wyjazd

Dlatego też przysługuje zwrot kosztów podróży wypłacony w ramach limitów określonych przepisami rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Przedmiotową wypłatę można udokumentować praktycznie w dowolny sposób, np. na liście płac.

 

Więcej informacji znajdziesz w LEX Księgowość:

Wniosek o zwrot kosztów podróży - POBIERZ WZÓR >

Czy stażyście przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej? >