Pytanie
Jak rozliczać koszty delegacji pracownika zatrudnionego w Polsce, a świadczącego pracę za granicą?
Spółka z o.o. zatrudniła na umowę o pracę obywatela Litwy. Ma on świadczyć prace na rzecz spółki na terenie państw nadbałtyckich (Litwa, Łotwa, Estonia). Pracownik sam rozlicza się z podatku i składek na ubezpieczenie społeczne na terenie Litwy.
Jakie wysokości diet powinniśmy brać do rozliczenia delegacji?
Pracownik odbywa podróże służbowe na terenie Litwy, Litwa-Łotwa, a także Litwa-Polska (do siedziby).
Odpowiedź
W przedstawionej sytuacji najlepiej wypłacić świadczenia za podróże pracownika według zasad litewskich, ale powinno to wynikać z umowy.
Uzasadnienie
Rozliczanie podróży zależy przede wszystkim od prawa, któremu podlega umowa. W umowie można wybrać prawo litewskie na mocy art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) (Dz. Urz. UE L 177 z 04.07.2008 r., str. 6).
Uwzględniając fakt, że pracownik sam rozlicza się z podatku i składek ZUS, co wynika z art. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 21 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. L 284 z 30.10.2009, s. 1), zasady rozliczania jego podróży nie mają większego znaczenia dla dokonywanych rozliczeń.
Tym samym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie, że podlega ona prawu litewskiemu i rozliczanie podróży według prawa tego kraju. Wypłacona kwota będzie kosztem uzyskania przychodów pracodawcy, a jednocześnie pracownik dokonując rozliczenia będzie mógł skorzystać z preferencji podatkowo-ubezpieczeniowych określonych przez prawo litewskie.
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego