Jak powinna zostać zaksięgowana w księgach zastosowana ulga na ze złe długi ze strony sprzedawcy?

Przykładowo, sprzedawca - spółka z o.o. w październiku 2009 r. sprzedał towar i do dnia dzisiejszego nie otrzymał zapłaty (netto 100.000, netto konto sprzed 701 VAT 22%, 22.000 (konto 221) = razem brutto 122.000,-(konto 201).W związku z tym, chce skorzystać w maju z ulgi na złe długi.
Jak powinna zostać ujęta w rejestrze VAT ulga na złe długi?
Dodatkowo sprzedaż ta dotyczyła sprzedaży masowej i była ujęta w księgach pomocniczych (analitycznie w systemie bilingowym) i syntetycznie w finansowo -księgowym.
Ulga na złe długi może zostać ujęta w rejestrze VAT nawet na podstawie zwykłej noty księgowej, z której wynikać będzie kwota korekty (zmniejszenia) podatku należnego.
Ważne, aby podatnik potrafił udokumentować, iż zawiadomił dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi oraz, że należność nie została przez dłużnika uregulowana w jakiejkolwiek formie.
Zgodnie z przepisami art. 89a ust. 1 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) - dalej u.p.t.u., podatnik może skorygować podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność co do zasady została uprawdopodobniona, tzw. ulga na złe długi. Korekta podatku dotyczy również kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności odpisanej jako nieściągalna lub której nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta podatku należnego może nastąpić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął termin określony w art. 89a ust. 2 pkt 6 u.p.t.u., nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru przez dłużnika zawiadomienia, o którym mowa art. 89a ust. 2 pkt 6 u.p.t.u.. Warunkiem dokonania korekty jest uzyskanie przez wierzyciela potwierdzenia odbioru przez dłużnika zawiadomienia, o którym mowa art. 89a ust. 2 pkt 6 u.p.t.u..
Ponieważ art. 89a ust. 1a u.p.t.u. stanowi, że nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną w przypadku, gdy wierzytelność nie została uregulowana w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, zatem w sytuacji opisanej w pytaniu skorzystanie z ulgi na złe długi możliwe będzie przede wszystkim pod warunkiem, że od terminu płatności sprzedaży dokonanej w październiku 2009 r., a nie od daty dokonania sprzedaży, upłynęło co najmniej 180 dni.
Art. 89a ust. 2 pkt 6 u.p.t.u. stanowi zaś, że przepis art. 89a ust. 1 u.p.t.u. stosuje się w przypadku gdy spełniony jest m.in. warunek, iż wierzyciel zawiadomił dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego ze względu na wystąpienie okoliczności, o których mowa w art. 89a ust. 1 u.p.t.u., a dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie.
Na podstawie art. 89a ust. 5 i 6 u.p.t.u. podatnik obowiązany jest wraz z deklaracją podatkową, w której dokonuje korekty podatku należnego określonej w art. 89a ust. 1 u.p.t.u., zawiadomić o tej korekcie właściwy dla podatnika urząd skarbowy wraz z podaniem kwot korekty podatku należnego. Natomiast w ciągu 7 dni od dnia dokonania tej korekty podatku należnego podatnik obowiązany jest również zawiadomić dłużnika o tej czynności. Kopia zawiadomienia jest przesyłana do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.
Stosownie do przepisów art. 109 ust. 3 u.p.t.u. podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 u.p.t.u. oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 u.p.t.u., są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90 u.p.t.u., dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 u.p.t.u. - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Przepisy dotyczące podatku VAT nie określają sposobu ujęcia w ewidencji VAT ulgi na złe długi.
Dokumentem stanowiącym podstawę rozliczenia ulgi na złe długi może być zatem zwykła nota księgowa, z której wynikać będzie kwota korekty (zmniejszenia) podatku należnego. Ważne jednak, aby podatnik potrafił udokumentować, iż zawiadomił dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi oraz, że należność nie została przez dłużnika uregulowana w jakiejkolwiek formie.