Najważniejsza kwestia, to oddzielenie osoby od problemu. Krytyka jest konstruktywna, gdy dotyczy określonego zachowania, a nie dotyka bezpośrednio osoby. Błędem jest wytykanie negatywnych cech, np. „Przez pani lenistwo klient ma teraz kłopoty” tylko „Przez to, wysłała pani deklarację po terminie klient musi zapłacić karę”. Zapominając o tym szefowie sami narażają się na zarzut prześladowania podwładnych, którzy twierdzą, że przełożony nie lubi go albo uwziął się na niego i, co by nie zrobił, zawsze będzie źle. Nie można więc generalizować oceny zachowania mówiąc „Pani znowu…”, „Jak zwykle zapomniała pani o…”, „Pan zawsze…”, „Nigdy nie można na pana liczyć” itd.
Wyrażając krytykę najlepiej odnieść się tylko do jednej, konkretnej sytuacji, dokładnie wskazując swoje zastrzeżenia, unikając ogólników. Trudną rozmowę lepiej przeprowadzić bez świadków (np. innych pracowników). Należy wyrazić swoją ocenę tego, co się stało jednocześnie wskazując prawidłowe, oczekiwane zachowanie. Krytykując trzeba dać drugiej stronie szansę na przedstawienie swojego stanowiska w sprawie (obronę) i – jeśli to jeszcze możliwe – stworzyć warunki do naprawienia popełnionego błędu. W trakcie trudnych rozmów i konfliktów trzeba się przygotować na emocjonalną reakcję drugiej strony. Jeśli wzburzenie uniemożliwia konstruktywną wymianę zdań, lepiej odłożyć dyskusję na później – porozumienie można osiągnąć tylko w warunkach spokoju.
Samo wyrażenie krytyki nie będzie wystarczające, jeśli nie zostanie ustalone co dalej, czyli jak naprawić błąd i uniknąć go w przyszłości. Aby złagodzić napięcie, warto zakończyć rozmowę w przyjaznym tonie, wyrażając nadzieję na pomyślne rozwiązanie problemu.
