Nowy system tzw. ustrukturyzowanych faktur VAT stanie się obowiązkowy za ponad rok, prawdopodobnie na początku 2024 r. Jednak już na podstawie obserwacji próbnego systemu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów eksperci radzą, by przedsiębiorcy już dziś zaczęli ten system wdrażać, bo w jego funkcjonowaniu może się ujawnić dużo praktycznych problemów. Nie da się ich wyczytać z samych przepisów, a w każdym przedsiębiorstwie mogą być inne.

 

Przypomnijmy, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) zakłada, że większość krajowych transakcji trzeba będzie dokumentować elektroniczną fakturą, znacznie bardziej rozbudowaną, niż dziś. Trafi ona najpierw do centralnego komputera Krajowej Administracji Skarbowej, tam zostanie formalnie zaakceptowania, a dopiero potem trafi do odbiorcy. W ten sposób fiskus będzie miał na bieżąco wgląd w treść faktur. System nie będzie dotyczył transakcji z zagranicą. Nie trzeba będzie też wystawiać faktur nowego typu, gdy transakcja nie przekroczy kwoty 450 zł i będzie udokumentowana paragonem z kasy fiskalnej.

Czytaj w LEX: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >>>

Czytaj w LEX: Umowa jako faktura VAT. Wyrok Trybunału Sprawiedliwości z 29.09.2022 r., C-235/21 >>>

Papier i załączniki do lamusa

- Dziś w praktyce wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych mniejszych, prowadzących prostą działalność, wystawia zwykłe faktury papierowe. Nowe wymogi zmuszą ich do zainstalowania komputera i internetu, co w niektórych miejscowościach może być problematyczne lub po prostu kosztowne - zauważa doradca podatkowy Radomir Szaraniec. - Ale nawet jeśli to nie jest mały warsztat samochodowy we wsi w Puszczy Piskiej, zawsze może się zdarzyć awaria prądu lub internetu, a bez tego wystawienie faktury stanie się niemożliwe - dodaje.

 

 

System ten nie musi być jednak udręką dla małych firm, jeśli prowadzą nieskomplikowaną działalność i upoważnią biura księgowe do wystawiania i akceptacji faktur.-  Aby przygotować deklarację podatkową, wystarczy, by kilka razy w miesiącu zajrzały do tego systemu i zaakceptowały faktury - sugeruje Robert Jaszczuk, partner w kancelarii SSW Pragmatic Solutions.

Jednak nawet małe firmy mogą stanąć wobec innego problemu związanego ze strukturą nowych faktur. Dziś za wykonanie niektórych usług lub równoczesną dostawę wielu towarów wystawia się fakturę z załącznikami. - Prostym przykładem jest naprawa samochodu, gdzie załącznik do faktury wymienia robociznę i długą listę części zamiennych. W nowych fakturach, choć będą one zawierały więcej informacji niż dzisiejsze, na takie załączniki nie będzie miejsca - zauważa Radomir Szaraniec.

Podobny problem dostrzega Przemysław Skorupa, doradca podatkowy, dyrektor w dziale doradztwa Podatkowego w Deloitte. Jego zdaniem, prawdopodobnie dopiero praktyka pokaże, w jaki sposób będzie się odbywało przekazywanie informacji związanych z treścią dzisiejszych załączników, bo przepisy tego nie przewidują. - Firmy powinny już dziś wypracować nowy system takiej komunikacji z klientami, np. poprzez odesłanie na fakturze do odrębnej korespondencji mailowej lub poprzez wklejenie linku odsyłającego do strony internetowej, na której takie informacje się znajdą - sugeruje Skorupa.

Czytaj w LEX: Obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego poprzez wystawianie faktur korygujących na przykładach >>>

Czytaj w LEX: Odmowa przyjęcia faktury - skutki praktyczne >>>

W kasie supermarketu faktury nie dostaniesz

Eksperci zwracają uwagę, że w dużych firmach, które dziś wystawiają faktury przez skomplikowane systemy finansowo-księgowe, powiązane z magazynowymi, trzeba będzie dokonać kosztownych inwestycji, by powiązać to oprogramowanie z oficjalnym systemem KSeF według wzoru ustalonego przez Ministerstwo Finansów. Jednak nawet najlepsze systemy nie rozwiążą podstawowej kwestii: upoważnienia konkretnych osób w firmie do wystawiania czy akceptacji faktur. A że będzie to trochę bardziej skomplikowane, niż dziś, to prawdopodobnie takie uprawnienie będą miały nieliczne osoby, nawet w dużych firmach.

Robert Jaszczuk zauważa, że wielkim wyzwaniem dla sieci stacji benzynowych, restauracji, hoteli czy supermarketów będzie kwestia upoważnienia konkretnych osób do wystawiania i odbioru faktur w KSeF. - Prawdopodobnie nie dadzą takiego uprawnienia, jak to jest dziś, wszystkim kasjerom, kelnerom czy recepcjonistom. Możliwe, że klientowi który zażyczy sobie wystawienia faktury ustrukturyzowanej takie osoby wydadzą jedynie swoistą promesę wystawienia takiej faktury w ciągu najbliższych dni czy tygodni po transakcji - przewiduje ekspert.

O takiej promesie, jak ma wyglądać, ani o skutkach niedotrzymania obietnicy w niej zawartej, nic nie mówią nowe przepisy o KSeF. Prawdopodobnie to też będzie kwestią wykształcenia praktyki biznesowej - sugeruje Jaszczuk.

Z kolei Przemysław Skorupa zauważa, że KSeF, choć nowoczesny, nie może wyeliminować pomyłek, jakie zdarzą się przy wystawianiu faktur, np. poprzez podanie błędnej nazwy towaru czy niewłaściwej ceny. - Sam system może taką fakturę przyjąć jako poprawną formalnie, ale odbiorca oczywiście będzie mógł ją zakwestionować. W takim przypadku, podobnie jak dziś, trzeba będzie po prostu wystawiać faktury korygujące, oczywiście z użyciem KSeF - radzi Skorupa.

Kilkanaście miesięcy to mało

Eksperci zgodnie zauważają, że proces wdrożenia nowego systemu może wiązać się w wieloma kosztami i dużą ilością czasu na rozpoznanie potrzeb danej firmy, testy i praktyczne wdrożenie. - Warto by firmy, zwłaszcza większe, już dziś rozpoczęły analizę swoich procesów decyzyjnych, kompetencji  i obiegu dokumentów pod kątem wprowadzenia KSeF. Taki proces mapowania może zająć co najmniej kilka miesięcy, nie licząc samego wdrożenia - sugeruje Robert Jaszczuk. Dodaje, że prawdopodobnie nie obędzie się tu bez dodatkowych kosztów, związanych choćby z przebudową systemów finansowo księgowych czy służących zarządzaniu.

Radomir Szaraniec też przestrzega przez uciekającym czasem i zauważa, że nie we wszystkich firmach jest dziś świadomość ogromu zmian, jakie je czekają w związku z KSeF. - Dlatego w akcję informacyjną, oprócz nas, doradców czy też mediów, powinno się włączyć Ministerstwo Finansów. Przecież ten system z założenia ma służyć uszczelnieniu systemu podatkowego - zauważa ekspert.

Czytaj w LEX: Przeliczanie na potrzeby VAT kwot wyrażonych na fakturach w walutach obcych >>>

 

Sprawdź również książkę: Faktura VAT 2022 >>


 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.