W polskim prawie obowiązuje zasada swobody formy dokonywania czynności prawnych, która oznacza, iż tylko wskazane prawem rodzaje umów wymagają do swojej ważności szczególnej formy (np. formy pisemnej, formy notarialnej). W przeważającym zakresie stosunek obligacyjny pomiędzy dwoma podmiotami powstać może na podstawie umowy ustnej, a w związku z tym nie znajdować odzwierciedlenia w żadnym dokumencie. W takiej sytuacji, wystawiona przez jednego z kontrahentów faktura VAT może stanowić jedyny dowód potwierdzający zawarcie takiej umowy oraz wskazywać na niektóre z jej postanowień.
Faktura VAT jest przede wszystkim dokumentem rozliczeniowym, wystawianym dla celów podatkowych. Regulacja dotycząca wystawiania faktur VAT unormowana została w przepisach o podatku od towarów i usług , w tym w szczególności w rozporządzeniu ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług . Przepisy te w precyzyjny sposób wskazują elementy obligatoryjne i fakultatywne tego typu dokumentu.
Niemniej jednak, Faktura VAT stanowi również istotny dokument potwierdzający zawarcie umowy a tym samym zasadność roszczenia wierzyciela. W przypadku spełnienia pewnych przesłanek przesłana do kontrahenta faktura VAT może zostać uznana jako ważne wezwanie do zapłaty. W przedmiotowej kwestii kluczową rolę odgrywa dotychczasowe orzecznictwo Sądu Najwyższego, który to kilkukrotnie wskazywał na warunki, od których uzależnione jest nadanie fakturze VAT charakteru wezwania do zapłaty. Warto w tym miejscu przytoczyć uchwałę Sądu Najwyższego z 19 maja 1992 r., w której to stwierdził, iż: „Doręczenie dłużnikowi dokumentu rozliczeniowego (faktury) jest wezwaniem go do spełnienia świadczenia pieniężnego wówczas, gdy zawarto w nim stosowną wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty. ” Podobne stanowisko wyrażone zostało w wyroku Sądu Najwyższego z 7 lipca 2005 r.: „Jeżeli faktura zawiera wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty może pełnić tę funkcję wezwania do zapłaty, jaką jest sprecyzowanie obowiązku dłużnika w aspekcie czasu ” oraz w szeregu innych orzeczeń . Biorąc pod uwagę przedstawioną linię orzeczniczą należy wskazać, iż zawarcie w treści faktury wskazania co do terminu płatności jest bardzo istotne w kwestii ewentualnego dochodzenia roszczenia z niej wynikającego. Faktura taka będzie w pierwszej kolejności stanowiła procesowy dokument, równoważny z wezwaniem do zapłaty. Ponadto, określony w doręczonej kontrahentowi fakturze VAT termin do zapłaty wskazywać będzie nam chwilę, od której naliczane będą odsetki za zwłokę dłużnika.
Nadmienić w tym miejscu należy, iż w związku z nowelizacją Kodeksu postępowania cywilnego , obecnie nie ma żadnego prawnego obowiązku, aby przed wytoczeniem powództwa wzywać pisemnie dłużnika do dokonania zapłaty. Do czasu uchwalenia powoływanej zmiany procedury, w postępowaniu gospodarczym, pozew bez udokumentowanego wezwania do zapłaty był uważany błędny formalnie, i jako taki nie wszczynał postępowania sądowego Na chwilę obecną wymogu takiego już nie ma - każdego można skutecznie pozwać bez dowodu dokonania wezwania do zapłaty.
Co więcej, warto pamiętać o mocy dowodowej faktury, która została podpisana przez nabywcę towaru lub usług. Fakt, że faktura została wystawiona, przyjęta i podpisana przez odbiorcę, rodzi domniemanie, iż transakcja lub usługa została należycie wykonana. Podpisana faktura, jako „zaakceptowany przez dłużnika rachunek” pozwala skorzystać z trybu nakazowego w sądowym dochodzeniu należności. Ważne jest w związku z tym, aby postarać się o uzyskanie na fakturze podpisu nabywcy usługi - choć formalnie przepisy nie nakładają takiego wymogu.
Karol Kruk
Kancelaria Prawna Świeca i Wspólnicy