Każde spotkanie to nowa szansa dla firmy, ale czy ta szansa zostanie właściwie wykorzystana zależy od tego, czy odpowiednio się do niego przygotujemy. Oto 6 rzeczy do zrobienia po wpisaniu do kalendarza terminu kolejnego spotkania.
1. Dowiedz się jak najwięcej o uczestnikach spotkania.
Z pomocą internetu wiele informacji mamy na wyciągnięcie ręki. Wiedząc z kim rozmawiamy łatwiej jest pomóc i znaleźć najlepsze rozwiązanie. Poza tym oszczędzamy czas potrzebny na wprowadzenie.
2. Wyznacz jasne cele.
Cele spotkania powinny być klarowne i jednoznaczne dla wszystkich uczestników. Najprostszy sposób to zadać sobie pytanie: „Jaki jest cel tego spotkania?” i ująć go w maksymalnie pięciu słowach.
3. Ustal harmonogram spotkania.
Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie i przekazanie uczestnikom porządku obrad. Dzięki nadaniu spotkaniu określonego kierunku łatwiej będzie zrealizować jego cel. Do agendy można dołączyć dodatkowe materiały, które mają być przedmiotem spotkania. Pozwoli to uczestnikom dowiedzieć się, czego mogą się spodziewać i w jaki sposób przygotować się. Warto przewidzieć limit czasu na poszczególne punkty obrad.
4. Wskaż korzyści, by zwiększyć zaangażowanie.
Jeśli każdy uczestnik spotkania dostrzeże i zrozumie korzyści, jakie ma przynieść zebranie, stanie się ono dla niego ważne. W przeciwnym razie uzna je za stratę czasu na coś, co go nie dotyczy.
5. Bądź na bieżąco.
Tuż przed spotkaniem sprawdź, czy w temacie, który ma być poruszany albo po stronie innych uczestników nie zaszły jakieś istotne zmiany, które mogą mieć wpływ na cel i przebieg zebrania.
6. Potwierdź spotkanie.
Dzień przed spotkaniem należy potwierdzić datę, godzinę, miejsce i obecność uczestników oraz przygotować miejsce zebrania i sprawdzić działanie sprzętu elektronicznego (jeśli będzie potrzebny).
| Ważne! Pamiętaj, że przygotowanie jest kluczem do udanego i owocnego spotkania! |
Źródło: 8 Steps to Take After Booking a Meeting to Make Certain the Meeting Is Productive, John Rampton, www.entrepreneur.com