Najpewniej od 1 kwietnia przyszłego roku firmy będą musiały zacząć wystawiać faktury elektroniczne i korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Na wprowadzenie rozliczeń w tej formie zgodziła się już Komisja Europejska.
Obowiązkowy KSeF w założeniu ma być systemem teleinformatycznym, służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.
Czytaj więcej: Bartosiewicz Adam - Faktury elektroniczne - komentarz praktyczny >
System będzie miał także za zadanie analizować i kontrolować prawidłowość danych wykazywanych w fakturach ustrukturyzowanych przez podatników, co zwiększy możliwości analityczne i weryfikacyjne organów podatkowych. Podobne rozwiązania występują m.in. we Włoszech, gdzie elektroniczne fakturowanie zostało pierwotnie wprowadzone jako obowiązkowy system przy realizacji zamówień publicznych, po czym w 2017 r. elektroniczny system wymiany faktur otwarto dla transakcji prywatnych na zasadach dobrowolności, następnie przekształcając go w 2019 r. w system obowiązkowy.
W Polsce KSeF funkcjonuje już od początku tego roku, w przyszłym zaś korzystanie z niego stanie się obowiązkowe. Zmiana podejścia przedsiębiorców i rezygnacja z dokumentów papierowych może być jednak trudne.
- Wielu przedsiębiorców jest po prostu przyzwyczajonych do papieru. Niektórzy podejrzewali, że wprowadzenie przed laty możliwości wystawiania, przesyłania i przechowania faktur elektronicznie wyeliminuje obrót papierowy. A tak się przecież nie stało. Z Raportu GUS wynika, że tylko 68 proc. przedsiębiorców wystawia faktury elektronicznie – komentuje Bartosz Kubista, doradca podatkowy, adwokat, partner w kancelarii GLC.
Czytaj więcej: Krajowy System e-Faktur – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >
Oznacza to zatem, że jedna trzecia polskich przedsiębiorców będzie musiała zmienić swoje podejście. Nie wiadomo zupełnie, jak z problemem e-faktur poradzą sobie np. stacje benzynowe czy markety budowlane.
Zobacz również: Obowiązkowe faktury elektroniczne dołożą pracy działom księgowości i rozliczeń >>
Druczki do wystawiania faktur ciągle funkcjonują
Wciąż można także spotkać przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury ręcznie, np. na przygotowanych druczkach. - To, że ich liczba ostatnimi czasy drastycznie zmalała, nie zwalnia jednak Ministerstwa Finansów z zapewnienia dla nich systemowych rozwiązań. Dla tych osób wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur z KSeF będzie wiązało się z cyfrowym wykluczeniem z obrotu – twierdzi Bartosz Kubista.
Zobacz też: Odpowiedzi na pytania ze szkolenia online pt. "E-faktura i Krajowy System e-Faktur od 1 stycznia 2022 r." >
Wydaje się to nieprawdopodobne, jednak z danych GUS wynika, że w Polsce około 1,5 proc. przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 10 osób nie ma nawet dostępu do internetu. W tym gronie muszą być też podatnicy VAT.
Zdaniem naszego rozmówcy, jeżeli w kraju jest choć jeden podatnik VAT czynny, który nie korzysta z internetu i nie ma dostępu do sieci, Ministerstwo Finansów powinno zrobić wszystko by do niego dotrzeć.
W e-fakturze będzie dużo więcej informacji
Do e-faktury będą miały zastosowanie zasady takie same jak w stosunku do innych faktur, w tym wystawianych w postaci papierowej (terminy, oznaczenia, itp.). W pewnym sensie można więc powiedzieć, że przepisy odnośnie e-faktury nie wprowadzają żadnych dodatkowych informacji, może poza tym „przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę” w KSeF. - Jednak w praktyce, e-faktura będzie oznaczała dla wystawcy obowiązek zaraportowania fiskusowi (w ramach KSeF) dużo większej ilości danych niż np. obecnie podatnik musiałby zrobić w ramach plików JPK_FA – zauważa Zdzisław Modzelewski, doradca podatkowy, partner w GWW.
To też istotna komplikacja. Trudno więc oczekiwać, że firmy tak chętnie będą przechodzić na nową formę rozliczeń.
Czytaj też: Zbiorcze faktury korygujące - komentarz praktyczny >
Ekspert zauważa, że obecnie obowiązkowych informacji do wskazania na fakturze jest około 20. Na e-fakturze w KSeF trzeba będzie wypełnić ok. 300 pozycji. Jest to więc wielokrotnie więcej niż „dane obowiązkowe” wynikające z przepisów ustawy o VAT.
W „zwykłej” fakturze nie ma chociażby obowiązku podawania np. sposobu zapłaty, terminu płatności, nr rachunku bankowego, itp. Jednak w e-fakturze już taki obowiązek będzie, mimo iż nie wynika on wprost z przepisów ustawy o VAT. Co więcej, na podaniu tych danych na fakturze będzie zależało wystawcy faktury. Dlaczego?
- Bo e-faktura musi zawierać nie tylko obowiązkowe dane (rozumiane jako dane wymagane przez przepisy), ale również dane, na których zależy wystawcy faktury, czyli takie dane, które sprzedawca chce przekazać nabywcy, aby np. mógł on zapłacić kwotę wynikającą z takiej faktury w odpowiednim terminie na odpowiedni rachunek bankowy. Należy pamiętać, że tylko te dane, które wystawca faktury poda na swojej fakturze, trafią do nabywcy, bo on dokładnie takie same dane otrzyma z KSeF – tłumaczy Zdzisław Modzelewski.
Co istotne, do faktur elektronicznych nie będzie można dołączać załączników. To duży problem - firmy wielokrotnie bowiem załączają do faktur dodatkowe rozliczenia, np. specyfikację wykonanych usług, rozliczenie według wykorzystania gazu, prądu czy rozmów telefonicznych.
Aplikacja Podatnika KSeF – wersja testowa już dostępna
Resort finansów przekonuje, że KSeF będzie dobrym rozwiązaniem. 7 kwietnia udostępnił testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF. Aplikacja umożliwia m.in. wystawianie i odbieranie faktur z KSeF oraz podgląd faktur. Resort zachęca to jej testowania.
Dostęp do aplikacji testowej jest możliwy za pośrednictwem strony internetowej na podatki.gov.pl. Co ważne, w środowisku testowym należy używać zanonimizowanych danych.
Jak tłumaczy MF, testowa Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia:
- korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników,
- zarządzanie uprawnieniami i tokenami,
- wystawianie i odbieranie faktur z KSeF.
Dodatkowo aplikacja umożliwia bez konieczności logowania:
- podgląd faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech),
- weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.
- Wszelkie uwagi i sugestie, które pozwolą nam udoskonalić produkt i dostosować go do potrzeb i oczekiwań użytkowników, prosimy przesyłać na adres info.ksef@mf.gov.pl (w tytule wiadomości prosimy wpisać hasło: AP_TEST) – wskazuje MF.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
