Dokumentowanie rozliczeń w VAT. Ewidencje VAT

Realia prawne zaistniałe po 1 maja 2004 r. zmusiły wielu podatnikw do zmiany sposobu ewidencjonowania na potrzeby VAT. Bardzo często, dla prawidłowego rejestrowania zdarzeń opodatkowanych konieczna była gruntowna przebudowa prowadzonych do tej pory rejestrw, a co za tym idzie systemw finansowo-księgowych. Nie zawsze jednak obowiązek wprowadzenia dodatkowych, bądź zmodyfikowania już prowadzonych, ewidencji na potrzeby VAT wynika wprost z przepisw ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarw i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z pźn. zm.) dalej u.p.t.u. W niektrych bowiem przypadkach, mimo iż ustawodawca nie nakazuje gromadzenia określonych danych w formie ewidencji, sam zakres informacji, ktre winny być w posiadaniu podatnika aby mgł on skorzystać z niektrych uprawnień wymusza na podatniku zaprowadzenie dodatkowych lub znaczne rozbudowanie wcześniej już prowadzonych, ewidencji. Niniejszy komentarz przybliża zagadnienia związane z tą problematyką.

1. Wstęp
Omawiając zagadnienia „ewidencji VAT”, jeśli nie koniecznym, to z całą pewnością przydatnym, jest przeprowadzenie analizy zaganiania w dwóch częściach:
•dotyczącej ewidencji, obowiązek prowadzenia których wprost został zapisany w przepisach u.p.t.u.;
•dotyczącej ewidencji, które formalnie nie muszą być prowadzona, ale bez zaprowadzenia których nie jest możliwe bądź to właściwe ustalenie podstawy opodatkowania i kwot podatku, bądź skorzystanie z niektórych praw.
Co istotne, stwierdzenie, iż konieczne jest prowadzenie określonej ewidencji nie zawsze musi oznaczać fizyczne zaprowadzenie całkowicie nowego rejestru, w niektórych przypadkach możliwe jest bowiem niewielkie zmodyfikowanie już istniejącej ewidencji i tym samym nie tworzenie dodatkowych rejestrów.

2. Ewidencje obowiązkowe
Najważniejsze unormowania dotyczące obowiązku prowadzenia ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług, zapisane zostały w przepisach art. 109 u.p.t.u. W regulacji tej, wymienione zostały przypadki, w których podatnik zobligowany jest do prowadzenia „podstawowej” (znanej już od ponad jedenastu lat – od momentu wprowadzenia do polskiego systemu prawnego podatku od towarów i usług) ewidencji, nieposiadanie której skutkuje brakiem możliwości rozliczenia VAT naliczonego z należnym.

Zanim zostanie omówione zagadnienie ewidencji określanej popularnie mianem „rejestru VAT”, przypomnieć należy, że w tym samym art. 109 u.p.t.u., ustawodawca nakazał podatnikom korzystającym ze zwolnienia podmiotowego od VAT (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 u.p.t.u.) zaprowadzenie rejestru, w którym ewidencjonowana jest sprzedaż dokonana przez tego podatnika danego dnia. Zgodne z wolą prawodawcy wartość sprzedaży musi być wpisana do ewidencji nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w następnym dniu.
Brak takiej ewidencji, lub prowadzenie jej w sposób nierzetelny może mieć dla podatnika przykre, a przede wszystkim niezwykle kosztowne konsekwencje. W przypadku bowiem stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi takiej ewidencji, albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 22%.

Wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług, zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni tzn. wykonujący czynności opodatkowane nie zwolnione od VAT i nie korzystający ze zwolnienia podmiotowego (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 u.p.t.u.), zobowiązani są do prowadzenia ewidencji (rejestru VAT), która powinna zawierać:
a)kwoty określone w art. 90 u.p.t.u., tzn. VAT należny i naliczony podlegający i nie podlegający rozliczeniu, a także inne kwoty niezbędne do obliczenia proporcji;
b)dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania;
c)wysokość podatku należnego;
d)kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego;
e)kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu;
f)inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Jak zatem łatwo zauważyć, zasady prowadzenia owej „podstawowej” ewidencji VAT, nie uległy zmianie w porównaniu ze stanem prawnym obowiązującym do końca kwietnia 2004 r.
Jednak ustawodawca przewidział kilka przypadków, w których podatnicy muszą zaprowadzić dodatkowe lub tak zmodyfikować istniejące już rejestry, by oprócz „standardowych” informacji zawierały one:
a)dane dotyczące nabywcy pozwalające na jego identyfikację – w przypadku gdy podatnik dokonuje dostawy złota inwestycyjnego (art. 125 u.p.t.u.);
b)kwoty nabycia niezbędne do określenia kwoty marży – w przypadku stosowania procedury opodatkowania marży i opodatkowywania czynności na zasadach ogólnych określonych (art. 120 ust. 15 u.p.t.u.).

Ponadto, jeżeli podatnik jest uczestnikiem transakcji trójstronnych, zaprowadzona przez niego ewidencja VAT musi, oprócz innych – wymienionych powyżej – danych, zawierać dodatkowo:
a)w przypadku gdy jest drugim w kolejności podatnikiem – ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji);
b)w przypadku gdy jest ostatnim w kolejności podatnikiem – obrót z tytułu dokonanej na jego rzecz dostawy oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, a także nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej.
Szczególne zasady prowadzenia rejestru VAT ustanowione zostały dla podmiotów zagranicznych świadczących na terenie Wspólnoty usługi elektroniczne, opodatkowujących świadczone przez siebie usługi przy zastosowaniu procedury szczególnej, ukonstytuowanej w przepisach rozdziału 7 Działu XII u.p.t.u. Podmioty te, na podstawie art. 134 u.p.t.u., są obowiązane prowadzić ewidencję w postaci elektronicznej zawierającą dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim konsumpcji, całkowitej kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim identyfikacji oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT.

Oprócz ewidencji zawierającej dane konieczne do ustalenia podstawy opodatkowania, kwoty podatku należnego i naliczonego i inne dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji, podatnicy, którzy przemieszczają towary własne w warunkach skutkujących, co do zasady, powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a którzy to podatnicy nie wykazują i nie opodatkowują tej czynności z uwagi na to, że na terytorium kraju mają na tych towarach zostać wykonane na ich rzecz usługi, a po wykonaniu tych usług towary zostaną niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 90 dni od dnia wykonania usługi, z powrotem przemieszczone na terytorium państwa członkowskiego, z którego zostały pierwotnie wywiezione (uszlachetnianie), muszą prowadzić ewidencję tych towarów. Ewidencja taka musi, w szczególności, zawierać datę ich otrzymania, dane pozwalające na identyfikację towarów oraz datę wydania towaru po wykonaniu usługi przez podatnika.

Dokładnie taka sama ewidencja musi być prowadzona przez podatników, którzy w identycznych okolicznościach wywożą towary z terytorium Polski na obszar innego państwa – członka Unii Europejskiej.
Z kolei podatnicy i inne podmioty, u których obowiązek podatkowy w wewnątrzwspólnotwym nabyciu towarów nie powstaje ze względu na niewysoką wartość w roku transakcji tego rodzaju (które oczywiście dodatkowo spełniają warunki określone w art. 10 ust. 1 pkt 2 u.p.t.u.) zobligowani są do prowadzenia ewidencji, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nich towarów z innych państw członkowskich; prowadzenie ewidencji powinno zapewnić wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych przez te podmioty towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50.000 zł.
Podatnicy, którzy przemieszczają w ramach Unii Europejskiej własne towary i nie chcą z tego tytułu wykazywać wewnatrzwspólnotowego nabycia lub wewnątrzwspólnotowej dostawy, a którzy spełniają warunki do zastosowania wyłączenia zapisanego odpowiednio w art. 12 ust. 1 pkt 7 i 8 lub w art. 13 ust. 4 pkt 7 i 8 u.p.t.u. zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przemieszczanych towarów, zawierającej w szczególności datę ich przemieszczenia oraz dane pozwalające na identyfikację tych towarów.

Na zakończenie tej części opracowania wskazać należy, że podatnicy, którzy zechcą skorzystać z uprawnienie do nie opodatkowywania dostawy prezentów małej wartości, których cena nabycia netto (koszt wytworzenia) przekracza 100 zł muszą zaprowadzić ewidencję pozwalająca na ustalenie tożsamości (i bez wątpienia wartość wydawanych prezentów) osób, którym przekazywane są prezenty małej wartości – obowiązek taki zapisany został w art. 7 ust. 4 pkt 1 u.p.t.u.

W związku z wprowadzeniem do polskiego systemu prawnego procedury i pojęcia magazynu konsygnacyjnego, podatnik, który dokonuje WNT i prowadzi magazyn konsygnacyjny musi prowadzić ewidencję towarów wprowadzanych do tego magazynu, zawierającą datę ich wprowadzenia, datę pobrania towarów z magazynu, dane pozwalające na identyfikację towarów, a w przypadku, o którym mowa w art. 20b ust. 3 u.p.t.u. - także dane dotyczące powrotnego przemieszczenia towarów. Również polski podatnik, który dokonuje WDT w ramach magazynu konsygnacyjnego musi prowadzić ewidencję towarów przemieszczanych do tego miejsca zawierającą datę ich przemieszczenia, datę dostawy towarów podatnikowi podatku od wartości dodanej, dane pozwalające na identyfikację towarów, a w przypadku, o którym mowa w ust. 3 art. 20a u.p.t.u.- także dane dotyczące powrotnego przemieszczenia towarów.
Tym samym, stwierdzić można, że w obecnym stanie prawnym poszerzony został katalog okoliczności, w których podatnik ma obowiązek (a obowiązek ten wprost wynika z u.p.t.u.) prowadzenia dodatkowych (oprócz owej „podstawowej”) ewidencji na potrzeby VAT.

3. Ewidencje nieobowiązkowe, ale konieczne
Tak jak to zostało wcześniej stwierdzone, przepisy u.p.t.u. wprost nakładają na podatników liczne obowiązki ewidencyjne. Nie są to jedyne powinności z tego zakresu, które obciążają podatników polskiego VAT. W wielu przypadkach podatnik nie jest, co prawda, zobowiązany do prowadzenia odrębnego rejestru czy ewidencji, jednak zakres informacji, którymi musi się wykazać podczas ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej wymusza usystematyzowanie danych, a najlepszym na to sposobem jest stworzenie nowej ewidencji lub zmodernizowanie posiadanych już przez podatnika rejestrów VAT.
W praktyce może zaistnieć wiele okoliczności implikujących dokonanie tego rodzaju zabiegów, z tego powodu w niniejszym tekście omówione zostaną tylko niektóre z nich. Jednak pamiętać należy, że w konkretnej sytuacji faktycznej może pojawić się konieczności stworzenie jeszcze innych, nie wymienionych w opracowaniu ewidencji.

Do końca 2009 r. nie istniał obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczącej usług, których miejsce świadczenia znajduje się poza granicami kraju.Niewątpliwie już wówczas podatnik powinien był ewidencjonować w szczególny sposób czynności, które wprawdzie nie podlegały opodatkowaniu, ale upoważniały podatnika do rozliczania podatku od towarów naliczonego przy nabyciu towarów i usług z nimi związanych. Już wówczas rezygnacja z prowadzenia tego rejestru – choć niewymienionego w ówczesnym stanie prawnym wprost w przepisach – zdawała się być niemożliwa.
Zgodnie bowiem z dyspozycją przepisu art. 86 ust. 8 u.p.t.u. podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zapłaconego przy imporcie lub nabyciu towarów i usług, dotyczących dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te, mogłyby być odliczone, gdyby czynności owe były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.