Czy różnice inwentaryzacyjne, wynikające z wydawania nieodpłatnie próbek do ofert przetargowych, można udokumentować protokołem rozchodu?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoPrzy inwentaryzacji w spółce komandytowej na księgach rachunkowych, powstała kwestia, jak zaksięgować próbki (obowiązkowe) szkła mikroskopowego załączane nieodpłatnie do ofert przetargowych. W cenach zakupu stanowią one kwotę 700-800 zł za 2014 r.Czy wystarczy protokół rozchodu?

Odpowiedź:

Tak, protokół rozchodu, jako wyjaśnienie uzasadnionych różnic inwentaryzacyjnych, można uznać za prawidłowe rozwiązanie.

Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r., ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Szczegółowy protokół rozchodu, ze wskazaniem przetargów, w których próbki były wykorzystane, podpisany przez osobę odpowiedzialną za nadzór nad próbkami i osobę odpowiedzialną za przygotowanie ofert przetargowych, należy uznać za właściwe wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych.
Wydaje się jednak, że przy prawidłowo skonstruowanej ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, powyższa sytuacja nie powinna mieć miejsca. Zgodnie z art. 17 ust. 2 u.o.r., w zakresie rzeczowych składników aktywów obrotowych, jednostka powinna prowadzić ewidencję według jednej z następujących metod: ilościowo-wartościową, ilościową, wartościową, odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
W przypadku wyboru jednej z trzech pierwszych metod, rozchody próbek byłyby ewidencjonowane na bieżąco, w momencie rozchodu, dlatego w trakcie inwentaryzacji nie powinny wystąpić żadne różnice, o ile ewidencja jest prowadzona prawidłowo i systematycznie. Natomiast przy metodzie odpisywania w koszty, próbki w ogóle nie znajdą się na stanie magazynowym, dlatego jeśli zostaną rozchodowane w całości, na moment inwentaryzacji różnice także nie powstaną.
Zakładając, że wartość próbek jest nieistotna w kontekście sprawozdania finansowego jednostki, jej kierownictwo może też rozważyć wprowadzenie rozwiązania polegającego na bezpośrednim ujęciu próbek w kosztach (sprzedaży) od razu w momencie ich nabycia i nieobejmowaniu ich inwentaryzacją na koniec roku. Podstawą tego rozwiązania jest art. 4 ust. 4 u.o.r.

Maciej Jurczyga, autor współpracuje z publikacją Vademecum
Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 19 stycznia 2015 r.