Czy można zapisać w polityce rachunkowości, że wydruk dziennika księgowań zwalnia z obowiązku nanoszenia na dokumentach dekretów?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o ustawę o rachunkowości. Księgowość prowadzona jest w formie komputerowej przy zastosowaniu licencjonowanego programu finansowo-księgowego. Wprowadzając każdy dokument nadawany jest mu unikalny numer składający się z ciągu dowolnych liter i liczb. Numery unikalne dokumentów nie mogą się powtarzać. Po zamknięciu miesiąca księgowego drukowany jest dziennik księgowań, w którym każdy dokument otrzymuje swój numer (nr dziennika). Numer dziennika można powiązać z numerem unikalnym. Korzystając z uproszczeń przewidzianych w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości i pkt 11 uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 r. w naszej polityce rachunkowości wpisaliśmy, że wydruk dziennika księgowań zwalnia z obowiązku nanoszenia na każdym dokumencie dekretów oraz że pieczątka firmowa z parafką zastępuje zatwierdzenie dokumentów do księgowania. Czy ten zapis w polityce rachunkowości zwalnia nas z obowiązku nanoszenia dekretów i zatwierdzenia każdego dokumentu?

Odpowiedź:

Opisana procedura spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r., można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych o stwierdzeniu sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Co do zasady zatem, nie jest konieczne zatwierdzanie każdego dokumentu poprzez nanoszenie odpowiednich adnotacji, jak również jego dekretowanie.

Na tej podstawie można uznać, że wydruk dziennika za określony miesiąc, na którym widać konta księgowe, na których zaksięgowano kwoty z poszczególnych dokumentów, spełnia wymóg u.o.r. w zakresie wskazania miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Tak samo nie ma przeszkód, aby uznać, że pieczątka firmowa z parafką spełnia wymóg u.o.r. w zakresie stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wskazany zapis w polityce rachunkowości można byłoby jedynie uzupełnić o listę osób upoważnionych do sprawdzania i zakwalifikowywania poszczególnych dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych.

Maciej Jurczyga

Odpowiedzi udzielono 18.12.2015 r.