Pytanie
Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prezenty wręczane klientom firmy z okazji świąt? Czy można zaliczyć w koszty opakowania tych prezentów, które nie mają loga firmowego? Czy należy zrobić listę klientów, którym wręczamy prezenty?
Co w przypadku, jeżeli upominki te mają większą wartość niż 200 zł?
Odpowiedź
Jeżeli podatnik wykaże, że towary zostały przekazane jako prezenty świąteczne, wówczas, moim zdaniem, winny być sklasyfikowane jako towary wykorzystane na potrzeby reprezentacji. To oznacza, że wydatki takie nie są kosztem podatkowym. Zasadniczo nie jest koniecznym posiadanie listy osób, które otrzymały prezenty, z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli wartość rynkowa towaru przekracza 200 zł, a otrzymującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, wówczas podmiot wręczający powinien przekazać takiej osobie PIT-8C.
Uzasadnienie
Dla rozstrzygnięcia, czy wydatki, jakie podatnik ponosi nabywając towary, które następnie przekazywane są kontrahentom jako prezenty świąteczne, należy dokonać klasyfikacji samej czynności przekazania.
W szczególności, koniecznym jest rozstrzygnięcie, czy działanie takie winno być uznane za reklamowe czy reprezentacyjne.
Zgodnie bowiem z dyspozycją przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – dalej u.p.d.o.p., do podatkowych kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczone jedynie te wydatki, które zostały poniesione we celu uzyskania przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, a które z puli kosztów nie zostały wyłączne przez samego ustawodawcę. Tymczasem w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. zastrzeżone zostało, że do podatkowych kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ze względu na takie wyłączenie z kosztów koniecznym jest wyznaczenie definicji pojęcia reprezentacja.
Niestety, w żadnym z przepisów prawa podatkowego ustawodawca nie zamieścił definicji takiego pojęcia, co oznacza, że trzeba odwołać się do jego znaczenia słownikowego.
Według definicji słownikowej reprezentacja to „okazałość, wystawność” (pod red. A. Markowskiego, Nowy Słownik Poprawnej Polszczyzny PWN, Warszawa, 1999 r., s. 842).
Na podstawie takiej definicji sądy administracyjne, organy podatkowe oraz podatnicy uznają za reprezentacyjne wszelkie te czynności, które właśnie poprzez swoją okazałość, wystawność mają tworzyć odpowiedni wizerunek podatnika. W taki sposób pojęcie reprezentacji zdefiniowane zostało m.in. w decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21.10.2008 r., ILPB3/423-464/08-2/MC, www.mf.gov.pl, decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23.10.2008 r., IPPB3/423-1062/08-2/MW, www.mf.gov.pl.
Jak zatem w kontekście przywołanych powyżej definicji ocenić działanie podatnika opisane w pytaniu? W praktyce powszechny jest pogląd, że przekazanie drobnych prezentów opatrzonych logo firmy, hasłem reklamowym itp. należy klasyfikować jako działanie o charakterze reklamowym. Oczywiście dokonując oceny zawsze należy brać pod uwagę okoliczności faktyczne danego świadczenia.
I właśnie okoliczności (przekazanie jako prezent świąteczny), w badanym przypadku, zadecydują o tym, iż przekazanie winno być uznane za reprezentacyjne.
Gdyby jednak okazało się, że prezenty są niezbyt wysokiej wartości (w praktyce, zwyczajowo, często powołuje się tutaj kwotę 200 zł), zawierają logo i nie są przekazywane jako prezenty świąteczne, wówczas można by było uznać działanie za reklamowe. W takiej sytuacji wydatek byłby uznany za związany z reklamą i jako taki podlegałby uwzględnieniu w rachunku podatkowym po stronie kosztów.
O tym, czy koszty pakowania mogą być uznane za koszt zadecyduje to, jaki jest charakter przekazania samego prezentu.
Zasadniczo nie jest koniecznym posiadanie listy osób, które otrzymały prezenty, z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli wartość rynkowa towaru przekracza 200 zł, a otrzymującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, wówczas podmiot wręczający powinien przekazać takiej osobie PIT-8C. Obowiązek taki zapisany został w art. 42a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f.
Regulacja taka winna być interpretowana w związku z art. 21 ust. 1 pkt 68a u.p.d.o.f., zgodnie z którym zwalnia się od podatku dochodowego wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1 u.p.d.o.f. (źródło „inne przychody”), otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł; zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.
Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prezenty z logo firmy wręczane klientom z okazji świąt?
Jeżeli podatnik wykaże, że towary zostały przekazane jako prezenty świąteczne, wówczas, moim zdaniem, winny być sklasyfikowane jako towary wykorzystane na potrzeby reprezentacji. Przeczytaj odpowiedź eksperta Vademecum Doradcy Podatkowego.
