Ponieważ księgi rachunkowe prowadzone są w SAP, na tym samym planie kont i miejscach powstawania kosztów, kodach podatkowych itp., zamierzamy zlecić modyfikację programu, aby powstawały pliki JPK. Najpierw dla spółki, która musi od 1 lipca 2016 r. mieć to rozwiązanie gotowe, a następnie przez roll out na pozostałe. Jest to najkorzystniejsze finansowo. Poza tym magazyny oraz faktury sprzedaży są prowadzone poza SAP i nasi informatycy mają dane z tych zewnętrznych programów przesłać do SAP, aby w SAP był utworzony również JPK magazyny i faktury. Wszystkie nasze spółki pracują na tym samym programie magazynowym i do fakturowania (dawno temu utworzonym przez własnych informatyków). Z firmą obsługującą informatycznie SAP ma umowę nasza spółka i to my mamy otrzymywać faktury od firmy informatycznej . Firma informatyczna zgadza się fakturować nas przez 12 miesięcy kosztem stworzenia JPK obejmującym dane w SAP oraz dane przyjęte do SAP z odrębnych programów magazynowych i do fakturowania. Będzie to rozwiązanie autorskie tej firmy, ponieważ noty wydane przez SAP są niekompletne i nie spełniają wszystkich wymogów JPK. SAP stwierdził, że za mało czasu przewidział Minister Finansów.
Jak podzielić te koszty, czy przez refakturowanie po ¼ na każdą spółkę z comiesięcznej opłaty od firmy informatycznej?
Czy będą to koszty bieżącego okresu?
Czy też będzie to ulepszenie programu, którego koszty wykazać należałoby jako nową wartość niematerialną i prawną?

Odpowiedź

Uważam, że koszty przedmiotowej usługi świadczonej przez firmę informatyczną stanowić będą koszty uzyskania przychodów bezpośrednio. Wyłącznie od spółek zależy, czy koszty te będą refakturowane po ¼ na każdą z pozostałych spółek, czy w innej proporcji.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie
Vademecum Doradcy Podatkowego
Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów



Uzasadnienie

W przedstawionym stanie faktycznym – jak rozumiem – firma informatyczna będzie przez 12 miesięcy zajmować się tworzeniem dla spółek, o których mowa, plików w formacie JPK na podstawie danych z SAP. W tej sytuacji – mimo, że jest to autorskie rozwiązanie tej firmy – nie dochodzi do nabycia przez którąkolwiek ze spółek wartości niematerialnej i prawnej, gdyż ponoszenia kosztów usługi firmy informatycznej nie sposób uznać za jedną z wartości wymienionych w art. 16b ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014, poz. 851 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. Nie będzie zatem właściwe uznanie, że w przedstawionej sytuacji dochodzi do nabycia nowej wartości niematerialnej i prawnej. W konsekwencji uważam, że koszty przedmiotowej usługi świadczonej przez firmę informatyczną stanowić będą koszty uzyskania przychodów bezpośrednio.
Jednocześnie w przedstawionej sytuacji usługa świadczona przez firmę informatyczną będzie nabywana częściowo w imieniu Państwa spółki, ale na rzecz pozostałych trzech spółek. W części tej dochodzić zatem będzie do odsprzedaży tej usługi tym spółkom (zob. art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r., poz. 710 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u.), a więc w części tej właściwe będzie refakturowanie kosztów comiesięcznej opłaty należnej firmie informatycznej.
Wyłącznie od spółek zależy przy tym czy koszty te będą refakturowane po ¼ na każdą z pozostałych spółek czy w innej proporcji (np. w okresie do końca 2016 r. w całości na spółkę obowiązaną do stosowania JPK od 1 lipca 2016 r., a później po ¼). Niezależnie od wybranej proporcji:
1.    w części w jakiej koszty te będą refakturowane stanowić będą one koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przez Państwa przychodami, a więc potrącalne będą w dacie uzyskiwania tych przychodów (zob. art. 15 ust. 4 u.p.d.o.p.),
2.    w pozostałej części będą kosztami uzyskania przychodów innymi niż bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przez Państwa przychodami, a więc potrącalne będą w dacie poniesienia (zob. art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p.).

Tomasz Krywan