Odpowiedź:
Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników, jednak wówczas w zakładzie pracy powinna funkcjonować inna forma potwierdzania przez pracowników obecności w pracy. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej spoczywający na pracodawcy obowiązek ewidencjonowania czasu pracy jest ograniczony – w stosunku do tej kategorii pracowników nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Uzasadnienie:
W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników. W praktyce jest to jednak najczęściej wybierana przez pracodawców forma potwierdzania przez pracowników obecności w pracy. Każdy pracodawca ma bowiem obowiązek ustalenia przyjętego w zakładzie pracy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Sposób ten nie musi oznaczać podpisywania tradycyjnej listy obecności i może przykładowo polegać na przyłożeniu karty do czytnika rejestrującego czy też zalogowaniu się do systemu komputerowego. Regulacja ta powinna wynikać z regulaminu pracy, o czym stanowi art. 1041 § 1 pkt 9 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r., poz. 1502) – dalej k.p. Jeśli dany pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, zasady potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy powinny stanowić przedmiot informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.).
Tak jak pracodawca nie jest obowiązany do stosowania jakiejś konkretnej formy potwierdzania obecności pracowników w pracy, tak też przepisy nie nakładają na niego obowiązku rejestrowania przybycia pracowników do pracy. Jeśli jednak tego nie robi, powinien liczyć się z komplikacjami dowodowymi, jakie może spowodować taka sytuacja, na przykład w razie wysunięcia przez pracownika roszczeń o wynagrodzenie za pracę nadliczbową. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 maja 1999 r., I PKN 62/99, OSNP 2000, nr 15, poz. 579, pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia. Jakkolwiek zatem pracodawca, który nie dokumentuje obecności bądź nieobecności pracownika w pracy nie narusza przez to prawa, to prowadzenie takiej dokumentacji zdecydowanie leży w jego interesie.
Bez względu na to, jaką formę potwierdzania obecności w pracy wybierze pracodawca (i czy w ogóle będzie dokumentował obecność bądź nieobecność pracownika w pracy), niezmiennie ciąży na nim natomiast obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy – za wyjątkiem sytuacji określonych w art. 149 § 2 k.p. Przepis ten stanowi, że w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to, że pracodawca wobec tych kategorii pracowników w ogóle nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy – zwolnienie z obowiązku dotyczy bowiem jedynie ewidencjonowania godzin pracy. W pozostałym zakresie obowiązują zasady ogólne określone w § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), co oznacza m.in. obowiązek ewidencjonowania urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Paulina Zawadzka-Filipczyk,
autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 27 marca 2015 r.