Firma zatrudnia 15 pracowników, a więc nie tworzy ZFŚS. Pracownicy otrzymują świadczenie urlopowe w wysokości 1000,04 zł. Poza tym w ciągu roku firma dokonuje zakupów tzw. posiłków regeneracyjnych, tzn. kawa, herbata, cukier, woda itd.
Czy firma może zakupić np. środki czystości, kawę, ręczniki i przekazać każdemu pracownikowi? Czy będzie to kosztem dla firmy, a przychodem dla pracownika? Czy należy sporządzić jakiś dokument z przekazania paczek? Czy można odliczyć VAT od tych zakupów?
Wydatki na zakupy wymienionych w pytaniu towarów stanowią koszty uzyskania przychodów firmy, zaś wartość tych towarów stanowi opodatkowany przychód pracowników. Szczegóły oraz odpowiedzi na pozostałe pytania znajdują się w uzasadnieniu.
Podstawową formą motywowania pracowników do pracy jest ich odpowiednie wynagradzanie, w tym wynagradzanie w formie nagród czy premii rzeczowych. W konsekwencji, nie ma przeszkód, aby pracownik przekazał pracownikom takie towary jak np. środki czystości, kawę czy ręczniki.
Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.f.). Kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów są, m.in., różnego rodzaju koszty pracownicze, w tym koszty nagród przekazywanych pracownikom.
Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 42 u.p.d.o.f. wyłącza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS (z zastrzeżeniem, że kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS). W konsekwencji, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup towarów przekazywanych pracownikom według kryteriów socjalnych. Nie dotyczy to jednak przedstawionej sytuacji, gdyż - jak wynika z treści pytania - paczki z wymienionymi towarami mają być przekazane wszystkim pracownikom (a więc nie według kryteriów socjalnych). A zatem wydatki na zakupy wymienionych w pytaniu towarów stanowią koszty uzyskania przychodów firmy.
Jednocześnie wartość otrzymanych paczek stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy (przychód ze stosunku pracy stanowi, m.in., wartość pieniężna świadczeń w naturze - zob. art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.), który nie korzysta ze zwolnienia od podatku. A zatem uzyskany z tytułu otrzymania paczek przychód pracowników jest opodatkowany na zasadach ogólnych (łącznie ze "zwykłymi" przychodami pracowników ze stosunku pracy).
Jeśli chodzi o skutki VAT wyjaśnić pragnę, że rozliczanie zakupów towarów przeznaczonych do przekazania pracownikom budzi wątpliwości. Z jednej bowiem strony można przyjąć wszelkie zakupy towarów przeznaczonych dla pracowników są zakupami towarów pośrednio wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych (zakładając, że podatnik wykonuje wyłącznie czynności opodatkowanych - zob. art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm. - dalej u.p.t.u.), które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich zakupie. Przyjęcie takiego wniosku powoduje, że przekazanie towarów na cele osobiste pracowników (np. w formie nagród) podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako nieodpłatna dostawa towarów (zob. art. 7 ust. 2 u.p.t.u.), a więc winno być dokumentowane fakturami wewnętrznymi.
Z drugiej jednak strony można przyjąć, że związek między zakupami towarów przeznaczonych dla pracowników a wykonywanymi przez podatnika (pracodawcę) czynnościami opodatkowanymi jest zbyt pośredni, aby można było korzystać z prawa do odliczenia w tym zakresie. Przyjęcie takiego stanowiska oznacza, że przekazanie takich towarów pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako nieodpłatna dostawa towarów (opodatkowaniu podatkiem VAT na podstawie art. 7 ust. 2 u.p.t.u. podlega bowiem wyłącznie przekazanie towarów, przy których nabyciu/wytworzeniu przysługiwało prawo do odliczenia) i nie musi być (ani nie może) dokumentowane fakturą wewnętrzną.
Bardziej prawidłowe wydaje się być pierwsze z zaprezentowanych stanowisk. Takie też stanowisko zdają się prezentować organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 września 2009 r., IPPP1-443-555/09-5PR, http://sip.mf.gov.pl/sip. Przyjęcie takiego stanowiska oznaczałoby w przedstawionej sytuacji, że firma może odliczyć podatek naliczony od wymienionych w pytaniu towarów, ale jednocześnie jest obowiązana do opodatkowania ich nieodpłatnego przekazania pracownikom na podstawie art. 7 ust. 2 u.p.t.u. i udokumentowania takiego przekazania fakturą wewnętrzną.
W przedstawionej sytuacji nie jest możliwe przekazanie pracownikom wymienionych towarów w taki sposób, aby nie powstał u nich z tego tytułu opodatkowany przychód. Jedynym bowiem przepisem, który zwalnia od podatku tego typu świadczenia rzeczowe dla pracowników jest art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f., który zwalnia od podatku (łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł) wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS (lub funduszy związków zawodowych). Skoro jednak firma nie tworzy ZFŚS, zwolnienie to nie znajduje zastosowania (mogłoby znaleźć najwcześniej w przyszłym roku, gdyby firma zdecydowała się na utworzenie ZFŚS oraz przyznawanie pracownikom paczek według kryterium socjalnego).
Czy firma może zakupić np. środki czystości, kawę, ręczniki i przekazać każdemu pracownikowi? Czy będzie to kosztem dla firmy, a przychodem dla pracownika? Czy należy sporządzić jakiś dokument z przekazania paczek? Czy można odliczyć VAT od tych zakupów?
Wydatki na zakupy wymienionych w pytaniu towarów stanowią koszty uzyskania przychodów firmy, zaś wartość tych towarów stanowi opodatkowany przychód pracowników. Szczegóły oraz odpowiedzi na pozostałe pytania znajdują się w uzasadnieniu.
Podstawową formą motywowania pracowników do pracy jest ich odpowiednie wynagradzanie, w tym wynagradzanie w formie nagród czy premii rzeczowych. W konsekwencji, nie ma przeszkód, aby pracownik przekazał pracownikom takie towary jak np. środki czystości, kawę czy ręczniki.
Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.f.). Kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów są, m.in., różnego rodzaju koszty pracownicze, w tym koszty nagród przekazywanych pracownikom.
Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 42 u.p.d.o.f. wyłącza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS (z zastrzeżeniem, że kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS). W konsekwencji, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup towarów przekazywanych pracownikom według kryteriów socjalnych. Nie dotyczy to jednak przedstawionej sytuacji, gdyż - jak wynika z treści pytania - paczki z wymienionymi towarami mają być przekazane wszystkim pracownikom (a więc nie według kryteriów socjalnych). A zatem wydatki na zakupy wymienionych w pytaniu towarów stanowią koszty uzyskania przychodów firmy.
Jednocześnie wartość otrzymanych paczek stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy (przychód ze stosunku pracy stanowi, m.in., wartość pieniężna świadczeń w naturze - zob. art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.), który nie korzysta ze zwolnienia od podatku. A zatem uzyskany z tytułu otrzymania paczek przychód pracowników jest opodatkowany na zasadach ogólnych (łącznie ze "zwykłymi" przychodami pracowników ze stosunku pracy).
Jeśli chodzi o skutki VAT wyjaśnić pragnę, że rozliczanie zakupów towarów przeznaczonych do przekazania pracownikom budzi wątpliwości. Z jednej bowiem strony można przyjąć wszelkie zakupy towarów przeznaczonych dla pracowników są zakupami towarów pośrednio wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych (zakładając, że podatnik wykonuje wyłącznie czynności opodatkowanych - zob. art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm. - dalej u.p.t.u.), które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich zakupie. Przyjęcie takiego wniosku powoduje, że przekazanie towarów na cele osobiste pracowników (np. w formie nagród) podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako nieodpłatna dostawa towarów (zob. art. 7 ust. 2 u.p.t.u.), a więc winno być dokumentowane fakturami wewnętrznymi.
Z drugiej jednak strony można przyjąć, że związek między zakupami towarów przeznaczonych dla pracowników a wykonywanymi przez podatnika (pracodawcę) czynnościami opodatkowanymi jest zbyt pośredni, aby można było korzystać z prawa do odliczenia w tym zakresie. Przyjęcie takiego stanowiska oznacza, że przekazanie takich towarów pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako nieodpłatna dostawa towarów (opodatkowaniu podatkiem VAT na podstawie art. 7 ust. 2 u.p.t.u. podlega bowiem wyłącznie przekazanie towarów, przy których nabyciu/wytworzeniu przysługiwało prawo do odliczenia) i nie musi być (ani nie może) dokumentowane fakturą wewnętrzną.
Bardziej prawidłowe wydaje się być pierwsze z zaprezentowanych stanowisk. Takie też stanowisko zdają się prezentować organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 września 2009 r., IPPP1-443-555/09-5PR, http://sip.mf.gov.pl/sip. Przyjęcie takiego stanowiska oznaczałoby w przedstawionej sytuacji, że firma może odliczyć podatek naliczony od wymienionych w pytaniu towarów, ale jednocześnie jest obowiązana do opodatkowania ich nieodpłatnego przekazania pracownikom na podstawie art. 7 ust. 2 u.p.t.u. i udokumentowania takiego przekazania fakturą wewnętrzną.
W przedstawionej sytuacji nie jest możliwe przekazanie pracownikom wymienionych towarów w taki sposób, aby nie powstał u nich z tego tytułu opodatkowany przychód. Jedynym bowiem przepisem, który zwalnia od podatku tego typu świadczenia rzeczowe dla pracowników jest art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f., który zwalnia od podatku (łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł) wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS (lub funduszy związków zawodowych). Skoro jednak firma nie tworzy ZFŚS, zwolnienie to nie znajduje zastosowania (mogłoby znaleźć najwcześniej w przyszłym roku, gdyby firma zdecydowała się na utworzenie ZFŚS oraz przyznawanie pracownikom paczek według kryterium socjalnego).