Zgoda osoby, której dotyczą dane, często bywa warunkiem ich udostępnienia przez placówkę. Ma to miejsce w przypadkach, gdy udostępnienie danych osobowych uczniów lub nauczycieli nie znajduje uzasadnienia w pozostałych przesłankach dopuszczalności ich przetwarzania, w tym zwłaszcza gdy następuje w innym celu niż realizacja uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. W przypadku ujawniania danych osobowych na stronie WWW placówki, w księgach absolwentów, folderach reklamowych chodzi o działania ponadstandardowe, jedynie towarzyszące realizacji założeń wynikających z ustawy o systemie oświaty bądź innych przepisów prawa. Skoro nie mamy tu do czynienia z obowiązkiem ujawnienia danych osobowych, konieczna jest zgoda na ich przetwarzanie.
W ustawie o ochronie danych osobowych zdefiniowano zgodę na przetwarzanie danych jako oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby składającej oświadczenie, przy czym zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści, ale jednocześnie może być odwołana w każdym czasie (art. 7 pkt 5 u.o.d.o.). Zgoda musi być więc wyraźna, nie może być wnioskowana z innych oświadczeń woli lub z okoliczności faktycznych.
GIODO: proszenie ucznia, by zaniósł dziennik do pokoju nauczycielskiego to łamanie prawa>>
Dla celów dowodowych najwłaściwsza jest forma pisemna, z tym zastrzeżeniem, że pisemność zgody jest obowiązkowa przy przetwarzaniu danych wrażliwych. Oświadczenie o zgodzie może być złożone przez osobę mającą pełną zdolność do czynności prawnych, a zatem w przypadku uczniów zwykle wyrażana jest przez rodziców (opiekunów prawnych), zaś pełnoletni uczeń może ją wyrazić sam.
Należy zaznaczyć, że w przypadku odwołania zgody na przetwarzanie danych oświadczenie to działa na przyszłość, co oznacza, iż wcześniejsza publikacja danych na stronie WWW czy ogłoszenie informacji podczas apelu pozostają zgodne z prawem.
Przykład:
Praktycznym rozwiązaniem jest pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych odpowiednio ucznia i nauczyciela, która obejmować będzie możliwie szeroki katalog sytuacji. Zastrzec należy jednak, że zwłaszcza w przypadku udostępnienia danych uzasadnione będzie pozyskanie zgody wskazującej konkretnie na tę czynność.
Klauzule zgody mogą brzmieć:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w tym wizerunku, mojego dziecka (imię i nazwisko) przez (nazwa placówki), w celu podejmowania działań edukacyjnych szkoły/przedszkola, prowadzenia konkursów, promocji osiągnięć i utrwalania pozytywnego wizerunku szkoły/przedszkola, w szczególności poprzez zamieszczanie informacji na jej/jego stronie internetowej, oraz realizacji innych działań oświatowych, kulturalnych, sportowych czy edukacyjnych.
Wyrażam zgodę na udostępnienie przez (nazwa placówki) danych osobowych mojego dziecka (imię i nazwisko) obejmujących (określić dane, np. informacje o wynikach w nauce, fotografię, numer telefonu, miejsce zamieszkania).
Pełną treść artykułu "Upublicznianie danych osobowych" można znaleźć w miesięczniku "Dyrektor Szkoły" nr 11/2014>>