Obowiązujące do tej pory rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej ma już 12 lat. Mimo że było nowelizowane tylko kilka razy, 1 stycznia zastąpi je zupełnie nowy akt, który dostosuje teczki pracowników do RODO i ustawy wprowadzającej nowy okres przechowywania dokumentacji oraz jej elektronizację.
Od 2019 roku akta osobowe pracownika mają się składać z 4 części. Dotychczasowa część C zostanie przeniesiona do części D, a w nowej części C gromadzone będą dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Więcej na temat organizacji akt osobowych po zmianach można przeczytać tutaj >
Lewiatan: Za dużo obciążeń przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
W projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej niepokoi przepis przejściowy, nakazujący dostosowanie dokumentacji do nowego sposobu prowadzenia, bezwzględny obowiązek oddawania pracownikowi każdego dokumentu, który został elektronicznie odwzorowany, a także szeroki zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca będzie zobowiązany przechowywać. Wiele wątpliwości budzą uregulowania dotyczące ewidencji czasu pracy – uważa Konfederacja Lewiatan.
- Nie widzimy uzasadnienia dla wydzielania z akt osobowych nowej części „C”, dotyczącej ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Ma to szczególne znaczenie w kontekście przepisu przejściowego zobowiązującego pracodawców do dostosowania sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji. Uważamy, że dokumenty te powinny znaleźć się w części B i tam należy je wydzielić tematycznie pod odpowiednim numerem np. B1 – mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.
Czytaj też: Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO? >
Pracodawcy RP: Cztery części to dobry pomysł, ale zmiana numeracji już nie
Pracodawcy RP popierają wyodrębnienie części dla kar porządkowych, ale proponują pozostawienie części C dla spraw związanych z ustaniem stosunku pracy, natomiast dodanie nowej części z karami, jako D. - Taka numeracja pozwoli na zachowanie obecnych akt i jedynie dodanie nowej części, co jest zdecydowanie prostsze do wykonania. Nie każdy pracownik otrzymuje podczas zatrudnienia karę porządkową, zaś część C dotyczy wszystkich pracowników - zauważają.
Pracodawcy zwracają też uwagę, że przepis nakazujący przenumerowywanie dokumentów w części C, kiedy dochodzi do usunięcia dokumentu nałożenia kary, jest niezrozumiały. W projekcie zapisano, że pracodawca będzie musiał pilnować okresu umożliwiającego przechowywanie dokumentu dotyczącego nałożenia danej kary w nowej części C. Po upływie okresu zatarcia kary będzie trzeba usunąć go z akt osobowych. Wówczas zmianie musi ulec także numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary. Pracodawcy RP mają wątpliwości, czy zaproponowany zapis wymaga usunięcia samego pisma o karze (a pozostać miałyby inne dokumenty związane z procesem ukarania, np. protokół wysłuchania), czy też dotyczy usunięcia wszystkich dokumentów związanych z nałożeniem kary.
Czytaj też: E-akta, czyli cyfrowa rewolucja w dokumentacji pracowniczej >
Elektronizacja tylko częściowa
Od 1 stycznia 2019 roku przepisy Kodeksu pracy umożliwią pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej. Zmianę pozytywnie ocenia Konfederacja Lewiatan. Organizację niepokoi jednak to, że część dokumentów będzie wciąż wytwarzana w postaci papierowej (np. kopie dyplomów, zaświadczeń o ukończeniu kursów), później dopiero skanowana i wprowadzana do akt elektronicznych.
Projekt rozporządzenia przewiduje bezwzględny obowiązek uzgadniania z pracownikiem terminu i sposobu odbioru odwzorowywanej dokumentacji, tam gdzie mamy do czynienia z papierowymi kopiami dokumentów. Zdaniem Lewiatana, koszty całej operacji oddawania pracownikom dokumentacji będą bardzo wysokie, szczególnie kiedy struktura pracodawcy jest rozproszona.
Nowy obowiązek przechowywania rozkładu czasu pracy
Wątpliwości organizacji budzi również szeroki zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca będzie zobowiązany przechowywać. Nowe rozporządzenie zobowiązuje np. pracodawcę do przechowywania kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania rozkładu przez pracownika (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). - Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku potwierdzania otrzymania rozkładu, po drugie nie tworzy podstaw dla obowiązku przechowywania rozkładu czasu pracy – podkreśla Robert Lisicki.
Pracodawcy RP zwracają z kolei uwagę, że nie jest jasne, czy dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, czyli m.in. ewidencja czasu pracy, ma być odrębnym zbiorem i znajdować się poza aktami pracowniczymi oraz czy ma być obowiązkowo prowadzona w wersji papierowej, czy też może być zapisana w wersji elektronicznej. Dodają, że nie jest jasne, jak ma postąpić pracodawca, który rozkład czasu pracy ma zdefiniowany np. w regulaminach.
6 miesięcy na dostosowanie systemów to za mało
Datę wejścia w życie nowego rozporządzenia zaplanowano na 1 stycznia 2019 roku. Od tego dnia pracodawcy będą mieli 6 miesięcy na dostosowanie do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 roku. Akta pracowników zatrudnionych później będą musiały być prowadzone już zgodnie z nowymi wymaganiami.
Pracodawcy RP uważaj, że tak krótki okres na dostosowanie systemów i wprowadzenie zmian porządkujących w samych katach osobowych nie jest wystarczający. Rekomendują jego wydłużenie do 12 miesięcy.
Więcej materiałów na ten temat znajdziesz w LEX Kadry:
Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej >
Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >
Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >
Prowadzenie akt osobowych pracowników na przykładach >
Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >
Czy od 1 stycznia 2019 r. możliwa będzie wypłata wynagrodzenia w formie czeku gotówkowego? >
Jakie są terminy archiwizacji dokumentacji bhp? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.