Wydawanie i sprostowanie świadectwa pracy

Obowiązek sporządzenia i wydania świadectwa pracy wynika bezpośrednio z art. 97 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zobowiązanym jest pracodawca bez względu na żądanie bądź wniosek pracownika.Ustawodawca nakazuje niezwłoczną realizację powyższego obowiązku w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

W związku z powyższym pracodawca jest zobligowany do wydania świadectwa pracy w dwóch przypadkach.

• Po pierwsze, gdy następuje rozwiązanie stosunku pracy na podstawie wypowiedzenia tak przez pracodawcę, jak i pracownika, a także za porozumieniem stron oraz w wyniku rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.
• Po drugie, w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy, np. w wyniku śmierci pracownika.

Przepis art. 97 Kodeksu pracy nie związuje pracodawcy terminem, w jakim ma on wydać świadectwo pracy pracownikowi. Konkretyzując powyższy obowiązek, wskazuje na konieczność dokonania tej czynności niezwłocznie, tj. bez zbędnej zwłoki.
Natomiast § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.; dalej jako: rozporządzenie), obostrza ten obowiązek, wskazując, że jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręcza go w inny sposób.
Z powyższego wynika, że pracodawca ma obowiązek najpóźniej w ciągu 7 dni doręczyć świadectwo pracy. Może tego dokonać osobiście jak i za pośrednictwem poczty, posłańca itp. Najwcześniejszym terminem, w którym pracodawca może wydać świadectwo pracy, jest dzień rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy.
Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi osobiście lub osobie przez niego upoważnionej. Forma upoważnienia powinna być pisemna.
Natomiast w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie. Termin do wniesienia żądania określa § 2a rozporządzenia. Pracownik ma obowiązek zgłoszenia pracodawcy żądania wydania świadectwa pracy najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.
Odrębną sytuację reguluje powołane powyżej rozporządzenie w § 3. Przepis wskazuje obowiązki pracodawcy w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy na skutek śmierci pracownika. Pracodawca również w tej sytuacji ma obowiązek sporządzenia świadectwa pracy oraz włączenia go do akt osobowych zmarłego pracownika.
Z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy zmarłego pracownika może wystąpić członek jego rodziny, a także inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.

2. Zawartość świadectwa pracy

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.
Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Ponadto oprócz powyżej wskazanych informacji zamieszcza się na podstawie § 1 rozporządzenia informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, które dotyczą m.in.: wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy, okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia, wykorzystanego urlopu wychowawczego, wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, a także zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy dotyczącego po 1 stycznia 2004 r. nie tylko kobiety pracownika, lecz także mężczyzny. Dodatkowo wskazuje się okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy, jak również okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

3. Sprostowanie treści świadectwa pracy

Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku przez pracodawcę pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.
Pracodawca ma obowiązek zawiadomienia pracownika na piśmie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy bądź wydania nowego dokumentu.
Termin rozpatrzenia wniosku pracownika wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, i wynosi 7 dni.
A więc podstawową formą rozstrzygnięcia dotyczącego treści świadectwa pracy jest postępowanie wewnętrzne w zakładzie. Dopiero po wykorzystaniu tej drogi ma nastąpić uruchomienie postępowania przed sądem.
W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika pracodawca winien wydać niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.
W przypadku wydania przez pracodawcę nowego świadectwa pracy pracodawca obowiązany jest najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy.

4. Zakończenie

Wydawanie świadectw pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy w przypadku podania przez pracodawcę danych niezgodnych z prawdą lub niepełnych.
Może on także żądać wydania kopii prawidłowo wydanego świadectwa pracy w związku z zagubieniem lub zniszczeniem lub inną przyczyną, którą pracownik winien podać jako uzasadnienie wniosku do pracodawcy. Pracodawca ma prawo odmowy wydania kopii, co może skutkować wniesieniem pozwu do sądu przez pracownika.
Od powyższych sytuacji należy odróżnić wniosek o uzupełnienie świadectwa pracy.
Dotyczy to głównie sytuacji, w której pracownik zwrócił się do sądu pracy np. o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne i przywrócenie do pracy, Sąd wydał wyrok na korzyść pracownika i przywrócił go do pracy, jednak pracownik nie zgłosił się u pracodawcy w przepisanym terminie. Wówczas treść świadectwa pracy winna ulec uzupełnieniu.
Niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy może powodować szkodę po stronie pracownika. Wniesienie do sądu pracy przez pracownika pozwu o odszkodowanie pociąga za sobą powstanie po jego stronie obowiązku wykazania związku przyczynowego pomiędzy niewydaniem lub niewłaściwym wydaniem świadectwa pracy przez pracodawcę a niemożnością zatrudnienia poszkodowanej osoby, a więc powstaniem szkody. Należy udowodnić istnienie realnej możliwości zatrudnienia, a więc istnienia oferty pracy, i niemożność skorzystania z niej w wyniku niewydania świadectwa pracy w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.
Orzeczenie sądu w tym zakresie nie zastępuje świadectwa pracy. W tej sytuacji pracodawca winien niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni, wydać nowy dokument.
Termin 3 dni płynie od uprawomocnienia się orzeczenia sądowego.