Katalog danych osobowych, których pracodawca może domagać się od kandydata do pracy bądź pracownika, ściśle określają w szczególności art. 22(1) oraz art. 22 (1a) Kodeksu pracy. W katalogu tym znajdują się między innymi informacje dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Czytaj też: Potwierdzenie kwalifikacji zagranicznego pracownika to nie lada kłopot dla pracodawcy >>>>
Pracodawca ma prawo żądać podania powyższych danych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22(1) §2 kp). Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą co ma na celu realizację przewidzianej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasady minimalizmu przetwarzania danych.
Zgodnie z art. 22 (1) §5 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych kandydatów bądź pracowników do pracy w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Żądanie może polegać na przedstawieniu świadectw pracy, czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje czy wykształcenie.
Pracodawca nie ma prawa żądać doręczenia oryginałów dokumentów celem załączenia ich do akt pracownika. Powyższy zakaz nie został wskazany wprost, lecz wynika z ograniczenia nałożonego na firmy §5 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., zgodnie z którym pracodawcy mogą przechowywać w aktach pracownika w wersji papierowej jedynie odpisy i kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata lub pracownika. Kopie lub odpisy pracodawca lub osoba przez niego upoważniona poświadcza za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Surowe stanowisko UODO
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których pracownik przedstawia pracodawcy dokument wzbudzający podejrzenia co do jego autentyczności, w szczególności jeśli dokumenty nie były wydawane przez polskie instytucje. Takim dokumentem może być m.in. dyplom ukończenia szkoły wyższej czy świadectwo posiadania szczególnych kwalifikacji w szczególności pochodzący od zagranicznych instytucji i uczelni. Zdarzało się, że firmy prosiły pracowników w takiej sytuacji o dostarczenie dodatkowych dokumentów np. oświadczeń z uczelni potwierdzających uzyskane uprawnienia. Innym sposobem weryfikacji było prowadzenie przez firmy „prywatnych dochodzeń” polegających na wykonaniu telefonu lub email do instytucji z prośbą o potwierdzenie przedkładanych informacji.
W związku z wejściem w życie RODO powyższa praktyka może budzić wątpliwości, co z kolei skutkuje zmianą w sposobie postępowania pracodawców.
W październiku 2018 Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał poradnik „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców” Poradnik nie stanowi wiążącej wykładni RODO, niemniej stanowi opinię UODO , która w praktyce może mieć realny wpływ nie tylko na przebieg kontroli, ale na kierunek orzecznictwa. W pkt. 3.3. Poradnika wskazano, że pracodawca nie ma możliwości bezpośredniego potwierdzenia faktu czy autentyczności uzyskanych dokumentów.
Takie działanie pracodawcy jest niedopuszczalne. Eksperci UODO wskazywali przy tym, że weryfikacja oświadczeń pracowników nie ma oparcia w przesłance określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wskazują, że zgodnie z ówczesnym art. 22 (1) § 3 Kodeksu pracy (obecnie art. 22 (1) §5 kp) udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, uznając, że praktyka polegająca na dodatkowej weryfikacji informacji uzyskanych od kandydata, naruszałaby prawa i wolności osoby. W ocenie UODO jeżeli pracodawca ma podejrzenia, że przedkładany dokument został sfałszowany powinien złożyć zawiadomienie do prokuratury o możliwości popełnienia przestępstwa określonego w art. 270 § 1 Kodeksu karnego.
Powyższy przepis Kodeksu karnego określa przestępstwo penalizujące działanie osoby, która w celu użycia podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Zgodnie z art. 115 § 14 Kodeksu karnego dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.
Przestępstwo podrobienia lub przerobienia dokumentu lub używania takiego dokumentu jako autentycznego należy do kategorii przestępstw ściganych z urzędu, przez co objęte jest obowiązkiem denuncjacji. Obowiązek taki obejmuje zarówno pracodawcę, jak i pozostałych pracowników będących świadkami przestępstwa i oznacza nakaz zgłoszenia takiego zdarzenia do organów ścigania (art. 304 § 1 Kodeksu postępowania karnego).
Cena promocyjna: 95.2 zł
|Cena regularna: 119 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Pracodawcy pod „Paragrafem 22”
Powyższa ocena całkowicie pomija wskazany wprost w przepisie art. 22 (1) §5 Kodeksu pracy zdanie drugie ww. przepisu Kodeksu pracy, zgodnie z którym polski ustawodawca przyznał pracodawcom wprost prawo do żądania udokumentowania danych przedstawionych w formie oświadczenia.
Argument zgodnie z którym praktyka weryfikacji dokumentów miałaby naruszać prawa czy wolności osoby, jest trudna do uzasadnienia również na gruncie pozostałych przepisów prawa pracy. Naturalnie, złego zamiaru pracowników nie można domniemywać, niemniej przepisy prawa pracy w innych obszarach nakładają na pracodawców obostrzenia i obowiązki, których wykonanie uzależnione jest od właśnie dokładnej i rzetelnej weryfikacji uprawnień czy kwalifikacji zatrudnianych pracowników.
Takim obowiązkiem jest niewątpliwie zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 94 pkt. 4 Kodeksu pracy). W rzeczywistości rynkowej istnieje bowiem wiele profesji w których dla dobra zarówno firmy, jak i osób trzecich, posiadanie uprawnień ma kluczowe znaczenie np. lekarze, architekci ale również inżynierowie, operatorzy ciężkiego sprzętu.
Przyjęcie zatem, że pracodawcy bez wyjątków z uwagi na RODO nie mogliby zweryfikować uprawnień np. lekarza czy operatora wózka widłowego, w szczególności legitymującego się dyplomami wydanymi przez zagraniczne instytucje, wydaje się być sprzeczne z ustawowymi obowiązkami nałożonymi na pracodawców. Skoro firmy mają obowiązek odpowiadać za bezpieczeństwo swojej załogi, ale również mogą odpowiadać za szkody wyrządzone osobom trzecim, ograniczenie uprawnień do weryfikacji dokumentów w takiej sytuacji poszanowaniem wolności osobistej pracownika, pozostaje chybiony.
Pracodawcy w praktyce mogą spotkać się z sytuacją wyboru „mniejszego zła”. Jeśli przedstawiony dokument będzie budził ich wątpliwości, mogą nie zatrudnić kandydata. W praktyce roszczenia dyskryminacyjne na gruncie niezatrudnienia pojawiają się coraz częściej. Dodatkowo, jeśli kandydat będzie obcokrajowcem, przyczyna odmowy zatrudnienia może podlegać weryfikacji również pod tym kątem.
W przypadku gdy pracodawca zatrudni pracownika, którego dokumenty budziły jego wątpliwości, a w trakcie jego pracy np. wskutek wypadku okaże się, że pracownik nie posiadał uprawnień, pracodawca będzie musiał liczyć się z konsekwencjami swojego wyboru.
Zgodnie z art. 237 (3) Kodeksu pracy, pracodawcy nie wolno bowiem dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W wypadku złamania powyższego zakazu, pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu odpowiedzialna za bezpieczeństwo i higienę pracy, w przypadku nie dopełnienia obowiązków i przez to narażenia pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3 (art. 220 Kodeksu karnego).
Jeśli zatem w takiej sytuacji pracodawcy poproszą, a kandydat dobrowolnie tj. wyrażając zgodę, dostarczy dodatkowe oświadczenie czy informacje o prawdziwości dokumentu, trudno skutecznie czynić w takiej sytuacji zarzut naruszenia Kodeksu pracy czy RODO. Kontrola UODO może jednak uznać powyższe działanie za niedopuszczalne i ukarać pracodawcę, w tym nałożyć sankcje finansowe.
Potrzeba podejścia globalnego
W świetle powyższych argumentów, widać wyraźnie brak spójności w zakresie obowiązków pracodawcy na gruncie m.in. prawa pracy i RODO. W ocenie autora, w konkretnych przypadkach, weryfikowanie przez pracodawców prawdziwości przedstawionych oświadczeń czy dokumentów, za wiedzą zainteresowanej osoby, jest nie tylko dopuszczalne, ale przede wszystkim niezbędne do wykonania przez pracodawców ich pozostałych obowiązków.
Praktyka kontroli UODO pokaże jak oceniać będą takie działania firm inspektorzy Urzędu. Warto jednak aby skorzystali z kompleksowego spojrzenia na rzeczywistość rynkową i nie wykluczali całkowicie uprawnień pracodawców do weryfikacji kwalifikacji swoich pracowników. Ważyć należy bowiem z jednej strony interes kandydata czy pracownika w zakresie danych osobowych, a z drugiej wobec interesu pozostałych członków załogi, samego pracodawcy, czy osób trzecich, przejawiający się w konieczności ochrony zdrowia i życia w procesie pracy.
