W jakim zakresie można stosować podpis elektroniczny w kontaktach pracodawcy z pracownikami?
Stosujemy podpis elektroniczny do rozliczeń z ZUS i chcielibyśmy stosować go również przy przekazywaniu dokumentów naszym pracownikom: RMUA i tzw. "paski z wypłatą".
Czy możemy to zrobić? Co na ten temat mówią przepisy - czy takie działanie jest z nimi zgodne? Jak będzie wyglądała sytuacja pracownika, który skorzysta z opieki zdrowotnej mając dokument potwierdzający opłacanie składek ZUS z podpisem elektronicznym? W jakiej formie musi być ten podpis - dyskietka, USB?
ZUS RMUA bądź inny dokument obejmujący dane przekazane do ZUS w złożonym za danego pracownika imiennym raporcie miesięcznym - co do zasady - musi mieć formę pisemną. Jedynie w przypadku członków służby zagranicznej przepisy u.s.u.s. dopuszczają możliwość, za zgodą ubezpieczonego, przekazywanie tych danych w formie elektronicznej.
Stosownie do art. 41 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) - dalej u.s.u.s., płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu informacje zawarte w raportach, o których mowa w art. 41 ust. 1-6 u.s.u.s. Do informacji tych należą w szczególności takie dane jak: imię i nazwisko ubezpieczonego, wymiar czasu pracy, zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne (w podziale na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz w podziale na poszczególne źródła finansowania tych składek), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, podstawę wymiaru i wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne, kod tytułu ubezpieczenia, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, informację o wypłaconych zasiłkach lub wynagrodzeniu chorobowym.
Z art. 41 ust. 8 u.s.u.s. wynika jednocześnie, że ww. informacje płatnik składek - co do zasady - zobowiązany jest przekazać na piśmie. W tym celu płatnik składek może posłużyć się raportem ZUS RMUA, którego wzór został określony w załączniku nr 16 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 112, poz. 717). Należy jednak dodać, że stosowanie raportu ZUS RMUA nie jest obligatoryjne i płatnik składek może w innej formie pisemnej przekazać ubezpieczonemu ww. informacje.
Jedyny wyjątek od pisemnej formy przekazania ubezpieczonemu omawianych danych jest przewidziany w odniesieniu do członków służby zagranicznej, którym te dane mogą być przekazywane w formie elektronicznej. Zastosowanie tej formy wymaga jednak uzyskania przez płatnika składek zgody ubezpieczonego na jej zastosowanie.
Niezależnie od powyższego należy dodać, że przypadku pisemnej formy przekazywania ubezpieczonemu informacji zawartych w złożonych za niego do ZUS imiennych raportach miesięcznych, ZUS dopuszcza możliwość opatrywania ich tzw. faksymile (pieczęć zastępująca odręczny podpis).
Stosujemy podpis elektroniczny do rozliczeń z ZUS i chcielibyśmy stosować go również przy przekazywaniu dokumentów naszym pracownikom: RMUA i tzw. "paski z wypłatą".
Czy możemy to zrobić? Co na ten temat mówią przepisy - czy takie działanie jest z nimi zgodne? Jak będzie wyglądała sytuacja pracownika, który skorzysta z opieki zdrowotnej mając dokument potwierdzający opłacanie składek ZUS z podpisem elektronicznym? W jakiej formie musi być ten podpis - dyskietka, USB?
ZUS RMUA bądź inny dokument obejmujący dane przekazane do ZUS w złożonym za danego pracownika imiennym raporcie miesięcznym - co do zasady - musi mieć formę pisemną. Jedynie w przypadku członków służby zagranicznej przepisy u.s.u.s. dopuszczają możliwość, za zgodą ubezpieczonego, przekazywanie tych danych w formie elektronicznej.
Stosownie do art. 41 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) - dalej u.s.u.s., płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu informacje zawarte w raportach, o których mowa w art. 41 ust. 1-6 u.s.u.s. Do informacji tych należą w szczególności takie dane jak: imię i nazwisko ubezpieczonego, wymiar czasu pracy, zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne (w podziale na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz w podziale na poszczególne źródła finansowania tych składek), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, podstawę wymiaru i wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne, kod tytułu ubezpieczenia, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, informację o wypłaconych zasiłkach lub wynagrodzeniu chorobowym.
Z art. 41 ust. 8 u.s.u.s. wynika jednocześnie, że ww. informacje płatnik składek - co do zasady - zobowiązany jest przekazać na piśmie. W tym celu płatnik składek może posłużyć się raportem ZUS RMUA, którego wzór został określony w załączniku nr 16 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 112, poz. 717). Należy jednak dodać, że stosowanie raportu ZUS RMUA nie jest obligatoryjne i płatnik składek może w innej formie pisemnej przekazać ubezpieczonemu ww. informacje.
Jedyny wyjątek od pisemnej formy przekazania ubezpieczonemu omawianych danych jest przewidziany w odniesieniu do członków służby zagranicznej, którym te dane mogą być przekazywane w formie elektronicznej. Zastosowanie tej formy wymaga jednak uzyskania przez płatnika składek zgody ubezpieczonego na jej zastosowanie.
Niezależnie od powyższego należy dodać, że przypadku pisemnej formy przekazywania ubezpieczonemu informacji zawartych w złożonych za niego do ZUS imiennych raportach miesięcznych, ZUS dopuszcza możliwość opatrywania ich tzw. faksymile (pieczęć zastępująca odręczny podpis).