Kadry prowadzą akta osobowe pracowników, a akta osób które odeszły przechowują w małym pokoiku w piwnicy. Jakie są wymogi bhp dla prowadzenia archiwum?

Ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wyjaśnia:

W pomieszczeniu archiwum, nawet jeśli nie jest to pomieszczenie stałej pracy lub pomieszczenie pracy czasowej, należy zapewnić odpowiednią temperaturę, wilgotność, wymianę powietrza czy oświetlenie.

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowniczym oraz akt osobowych pracowników - art. 94 pkt 9a ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy - dalej k.p. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest formą przetwarzania danych osobowych. Dlatego pracodawca, jako administrator tych danych, powinien m.in. zapewnić ochronę przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną czy utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W związku z tym do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie do takich czynności, przyznane przez administratora danych - art. 37 ustawy z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych.

Niezależnie od wskazanych przepisów, regulacje k.p. wymagają od pracodawcy przechowywania akt osobowych, w tym byłych pracowników i innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b k.p.). Za naruszenie tego obowiązku, co stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, grozi grzywna w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 7 k.p.). Przepisy prawa nie określają konkretnych technicznych środków zabezpieczenia przechowywanych akt osobowych. Pracodawca musi zastosować takie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć akta, może więc korzystać z wszelkich rozwiązań zapewniających wykonanie tego zadania.

 [-DOKUMENT_HTML-]

Przepisy nie zawierają również norm prawnych w zakresie wymagań bhp jakim powinny odpowiadać pomieszczenia, w których przechowywane są akta. Jednakże trzeba mieć na uwadze, i co często jest kontrolowane przez inspektorów pracy, że przechowywanie akt osobowych wiąże się z występowaniem różnorodnych zagrożeń biologicznych (np. grzyby, pleśnie, bakterie, itp.). Ocena ryzyka zawodowego przy pracach w archiwum musi z tego powodu uwzględniać te zagrożenia zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 22.04.2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki. Chociażby z tego względu w pomieszczeniu archiwum, nawet jeśli nie jest to pomieszczenie stałej pracy lub pomieszczenie pracy czasowej, to należy zapewnić w nim odpowiednią temperaturę, wilgotność, wymianę powietrza czy oświetlenie. Większość wymagań w tym zakresie zawartych jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Akt ten w dziale IV rozdziale 4 zawiera również podstawowe normy prawne odnoszące się do magazynowania. Typowym zagrożeniem w archiwum może być także przemieszczanie ciężarów dlatego należy zwrócić uwagę na prawidłowe określenie wielkości ciężarów, które mogą być przenoszone przez pracowników z uwzględnieniem warunków szczególnych odnoszących się np. do kobiet, kobiet w ciąży lub kobiet karmiących piersią (patrz: rozporządzenie Rady Ministrów z 3.04.2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią, Dz.U. poz. 796).

Z oceny ryzyka zawodowego może wynikać konieczność stosowania odzieży roboczej (przy możliwości zabrudzenia odzieży własnej pracowników) oraz środków ochrony indywidualnej (np. maseczki przeciwpyłowe lub rękawice ochronne). Właściwy dobór środków ochrony powinny poprzedzać konsultacje z lekarzem medycyny pracy sprawującym profilaktyczną opiekę nad pracownikami oraz z samymi pracownikami. Należy przy tym pamiętać, że wymienione wyżej czynniki biologiczne mogą stanowić źródło zakażeń, alergii, astmy i innych dolegliwości.